Email其實是沒效率的元兇:你該學會的「80/20」時間管理法則

Email其實是沒效率的元兇:你該學會的「80/20」時間管理法則
Photo Credit: mickey970 CC0

我們想讓你知道的是

一天只有24小時,該如何好好運用時間,是每個人都在煩惱的事情。其實工作不是永遠做不完,而是我們沒有妥善做好時間管理。

文:Sally

總是覺得時間不夠?希望一天能有48小時處理完所有工作?試問自己一天「真正」用在工作上的時間有多少?這些浪費掉的時間真的有讓你的事業進步嗎?其實不是工作永遠做不完,而是你沒有妥善做好時間管理。本文與大家分享如何在有限時間內,讓工作價值最大化。

本文兩大重點:

  • 停止浪費時間的80/20法則
  • 3個節省時間的地方

一、停止浪費時間的80/20法則

80/20法則,又稱為帕雷托法則(Pareto Principle),此法則指出大多數的影響是由少數事件所造成,80%的成果是由20%的投入產生。這個法則同樣也能運用在時間管理上,大多數人並沒有明智地過生活或經營事業,許多人追逐無數個無關緊要的目標,卻沒有得到真正的結果。只有當我專注把時間花費在處理重要的事情上,這些成果才會有價值。

然而要如何運用80/20法則,並妥善管理時間?廣告行銷公司Perry S. Marshall & Associates執行長Perry Marshall在知名商業媒體Entrepreneur上分享,許多創業家總想要自己完成所有的工作,不論是花六個小時清除電腦病毒,或修理漏水的水龍頭,總認為自己有能力可以完成。但完成這些零碎的工作,頂多只能讓你一小時內賺到十塊美金,而忘記自己一小時可以做對公司更有價值的事,像是帶領團隊執行企劃案或是研究公司的商業模式。

許多具有前景的新創事業,常被這些零碎的工作耽誤,忽略了真正重要的工作,造成失敗。許多人聽到「時間管理」會誤以為是日程表、時間規劃表或是完成所有事情。但你並不會因為完成所有事情,而讓公司變得更好。企業會雇用專人負責較艱難的工作,例如需要高度技能的行銷與公關等職位。然而,面對瑣碎的工作時,公司會雇用人幫你洗衣服或是整理Email嗎?

Perry Marshell提出了以下三點,希望能幫助企業家停止浪費時間,並將這些節省下來的時間花費在更重要的事情上:

A. 聘請助手與個人助理

當你已經能在一年之內賺取上千萬美金時,你最重要的工作就是將時間留給你的核心事業。也因此,如果在家裡還需要花費時間刷馬桶、煮菜,這些都僅是浪費時間而已。你應該要雇用專人負責這些事,除了為別人增加工作機會之外,他們的專業技能絕對比你自己還好。如果全美的企業家都雇用人幫他們丟垃圾,更能降低5%的失業率。

除此之外,更應該雇用個人助理來處理電腦方面的工作。Marshell自己也雇用需要工作的人擔任助理。一開始助理只是做些簡單的工作如更換暖爐芯,與將車子送修等等。在工作熟悉六個月後,助理已經有能力去處理較艱難的任務,像是有條理地整理出信箱中的重要郵件。這對企業家來說非常重要,省下來的時間可是比金子還要有價值。

the devil wears prada
Photo Credit: The Devil Wears Prada Movie

B. 找出最重要的工作

除了聘用專人做工作為你節省時間之外,自己也應該在所有工作中辨別出最重要的工作。許多人會為了「效率」,覺得自己來做事比較快完成,而因此去做那些瑣碎且價值不大的工作,例如自己用吸塵器吸地毯或逐個聆聽語音郵件,這對企業家來說是非常浪費時間,且沒有運用到80/20法則。在做工作時應該問問自己,我現在在做的事真的非我不可嗎?這些是不是低技術性的工作,我可以聘用別人來完成呢?我是否要停止手頭上擠在一起的工作?

除此之外,要讓工作更有效率也該找出最適合自己工作的時間。大文豪海明威喜歡在早上時書寫,而美國總統歐巴馬則是個夜貓子,喜歡在晚上處理重要工作。找出自己工作效率最高的時間,並「固定」在此時間內工作,其他時間便能讓腦袋透透氣,自由運用。如此一來便不會花費大量時間,但工作成效卻不彰。

有些重要工作可能需要花費更多心力與時間,且隱含著更多的未知性。許多人可能會因為這樣而拖延,跑去查看Email或閱讀網路文章,卻遲遲不去做這些重要工作。

找出重要工作後,記得在最有效率的工作時間內,隔離手機、鬧鐘或任何會讓你分心的東西,並限定時間,專心處理好重要的工作,務必在第一時間內完成!

C. 適時放鬆

許多非常有生產力的人都會適度放鬆,他們會規劃時間讓自己休息。假如一天內只用幾小時完成有價值的工作,剩下時間不工作的話,一切都會搞砸嗎?結果其實並不然,除了在時間內完成工作之外,你可以在夜幕來臨時,讓自己的思緒沈靜下來,去思考自己從早忙到晚的整個過程,然後重新調整自己的工作步調。並且留一些時間給自己思考,訂定策略,讓自己在做下一個決策時,思緒能更敏銳。

二、3個節省時間的地方

除了運用80/20法則,將瑣碎的工作分給專人運作,停止浪費時間之外。全球最大的房地產投資網BiggerPockets.com營運副總裁Brandon Turne分享,在企業家每天工作中,有三處特別需要注意的地方,避免花費過多時間:

A. 檢查Email

企業家的日常工作中,最常見的就是每天檢查Email。根據華盛頓郵報調查指出,美國人每週花費個人28%時間在檢查郵件,也就是一週11小時,一年則多達500小時。Email固然重要,但11小時的時間難道不重要嗎?同樣的,檢查Email也可以運用在80/20法則之上,郵件所帶來80%的益處,其實是由20%你所收到的郵件決定。也因此,該如何減少整理郵件的時間?


猜你喜歡


「大宅豐鼎」改寫豐原天際線,成就絕無僅有超越之作

「大宅豐鼎」改寫豐原天際線,成就絕無僅有超越之作
Photo Credit:富宇大宅豐鼎

我們想讓你知道的是

曾在台中七期推出「東方之冠」代表作的富宇建設,選中緊鄰豐原火車站的蛋黃區,欲以七期豪宅頂級規格鑄造「大宅豐鼎」,由於基地面積廣達2010坪,又規劃拔地而起三座28層豐原最高樓,甫曝光即成為詢問度與討論度飆高的熱門建案。

車水馬龍的圓環北路與豐勢路口一側,挑高兩層樓的晶瑩落地窗外觀,已然烘托出「大宅豐鼎」接待會館的非凡氣勢,沿著曲形結構踏進入口中庭,兩株聳天的原生鳳凰木,不僅營造清新脫俗的迎賓格調,還喻意著引領豐原興盛的木業發展脈絡,令人留下深刻印象; 至於跳脫制式框架的會館內部,規劃了洽談區、吧台與宴會廳等豐富設施,皆在流線型木質天花板的層疊延展下,釋放了空間尺度視覺張力,顯得更加經典雋永,一如富宇建設賦予「大宅豐鼎」的臻於完美價值,經得起時間考驗。

_MG_0348
Photo Credit:富宇大宅豐鼎
「大宅豐鼎」接待會館入口中庭,特地保留兩棵聳天鳳凰木,既喻意豐原的山城木業歷史脈絡,也宣告豐原將迎來首棟摩天住宅。
_MG_0336
Photo Credit:富宇大宅豐鼎
挑高兩層樓的「大宅豐鼎」接待會館,在曲型木質天花板層疊延展下釋放尺度張力,更顯氣派尊貴。

圓環路內市區稀缺地段,抗跌增值潛力備受矚目

「大宅豐鼎」基地位在圓環路內核心地帶,還被12公尺寬的文化街、愛國街、直興街以及向陽路173巷所環抱,坐擁四面臨路完整街廓,早已具備正市區的抗跌增值及高稀缺性等優勢,而且步行2至5分鐘就能抵達生活機能完備的向陽商圈或豐原火車站,就連前往廟東、SOGO百貨雙商圈的車程也僅需10分鐘,以及火車站旁的豐原轉運中心預計9月上旬啟用,屆時除了有國道、市區客運轉運功能,更結合大型商場、iBike及計程車招呼站等便民設施,有益於活絡區域發展,為豐原市區帶來嶄新氣象。

此外,堪稱大台中環狀快速公路網最後一哩路的國道四號豐原潭子段,年底正式通車後透過豐原、潭子兩條連絡道,就能無縫銜接台74線快速公路,估計豐原往返台中屯區可比現今節省約20分鐘,等於把大台中都心與副都心生活圈緊緊牽繫在一起,形塑出無限發展可能性,所以如此一塊堪比台中七期的鑽石級寶地,讓富宇建設展現雄心壯志,冀求打造「豐原七期」傳奇,不只讓豐原驚艷,還要讓豐原為傲。

23豐原轉運中心
Photo Credit:富宇大宅豐鼎
「大宅豐鼎」坐落在豐原市中心,距離火車站與轉運站僅2至5分鐘,屬於交通及生活機能便利地段。
02太平洋百貨商圈
Photo Credit:富宇大宅豐鼎
圓環路內都是豐原市區精華地帶,從「大宅豐鼎」開車到SOGO商圈與廟東夜市都只要10分鐘。

豐原唯一摩天地標,享受前所未見層峰生活視野

「大宅豐鼎」被定位為豐原市中心的超越之作,富宇建設號召多位設計名師傾力擘劃,集奢華、氣度與風格大成於一身,包括三座28層摩天大樓將以品字型排列,不僅確保戶戶邊間擁有良好通風採光,舉凡外觀立面、燈光設計、園藝公設與高空Lounge Bar,也都致力兼顧極致工藝美學與獨特機能價值,希望演繹出豪宅該有的大器典雅,好與113公尺高聳挺拔的摩天地標名實相符,讓住戶回到家就能享受極盡講究與永久棟距的感官震撼,一邊品味層峰生活,一邊飽覽無垠景緻。

「大宅豐鼎」總共規劃380戶,涵蓋37坪標準三房、41坪大三房、43坪標準四房、50坪大四房等四種房型,可以滿足首購或換屋不同置產需求。以往不少事業有成的在地實業家、企業主與科技新貴,總會感慨豐原沒有一棟具有國際視野的住宅建築,如今終於不必羡慕台北或台中,能夠衣錦榮歸落籍市中心,或撫慰打拼事業的辛勞,或當成榮耀家族的象徵,畢竟豐原最高豪宅的殊榮,比起台中七期有過之而無不及,足以當成獨一無二的傳家寶。

交通與產業雙加持,豐原市中心指標建案上看5字頭

尤其時值豐原正在持續蛻變進化,像是機械產業鏈上中下游完整的豐洲科技工業園區,將進一步升級為智慧機械園區,再與中科后里園區相輔相成,串聯成高科技產業廊帶,未來有望超車中科與台中工業區,大舉吸引外商投資與科技人才,同時豐富專案二期園區會以「前店後廠」模式,推動運動與創新產業落地,勢必替本來就相當活絡的豐原經濟發展,扎穩未來長遠的競爭優勢。

有了地段、交通、產業助攻,豐原市區房市增值潛力無法擋,直接受惠於就業人口紅利帶動的購屋需求,目前市場預估「大宅豐鼎」在以七期DNA打造豐原地標的願景下,房價可望站上5字頭,預見將成為層峰菁英鎖定入主的優先標的。

13豐洲工業區
Photo Credit:富宇大宅豐鼎
豐洲科技工業園區將升級為智慧機械園區,可望與中科后里園區串聯成高科技產業聚落,吸引更多投資與人才,替豐原房市再添柴火。
16后科園區
Photo Credit:富宇大宅豐鼎
隨著國道四號豐原潭子段即將通車,加上多家科技大廠搶進中科后里園區設廠,在交通與產業雙助攻下,豐原房價繼續水漲船高。

猜你喜歡