Email其實是沒效率的元兇:你該學會的「80/20」時間管理法則

Email其實是沒效率的元兇:你該學會的「80/20」時間管理法則
Photo Credit: mickey970 CC0

我們想讓你知道的是

一天只有24小時,該如何好好運用時間,是每個人都在煩惱的事情。其實工作不是永遠做不完,而是我們沒有妥善做好時間管理。

第一、取消訂閱你平常沒在看的新聞電子報,讓你的信箱不會隨時充斥著你不想看的垃圾郵件。

第二、假如真的有什麼緊急事項的話,基本上對方會用電話聯絡你。因此你只需要每天在固定時間檢查郵件,不要浪費時間隨時點開信箱來查看郵件。

第三、可以運用網頁的內建插件,例如Auto Text Expander,來建立常用回覆。在回覆信件時,便能運用這些回覆,快速完成郵件往來,節省時間。

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Photo Credit: Shutterstock.com / 達志影像

B. 閱讀網路文章

美國第33任總統杜魯門(Harry S. Truman)曾說:「並非所有讀書人都是領導者,但所有領導者都是讀書人」(Not all readers are leaders, but all leaders are readers.)許多成功的企業家如祖克伯、馬斯克、比爾蓋茲等都有閱讀的習慣,而現今網路發達,網路文章與部落格文章更是唾手可得。企業家喜歡閱讀相關產業的文章,除了增進知識之外,在了解產業趨勢上也有幫助。

然而閱讀需要花費許多時間,而在你閱讀時你便停下你手邊的工作了,這對你的事業並沒有達到進步,反而造成分心。因此你應該要選擇固定閱讀時間及地點。如果在一天之中有看到什麼想讀的文章,可以先用書籤標記起來,或是使用有先儲存後瀏覽功能的App像Pocket,先存起來,等到完成工作之後再把讀文章當成獎勵,好好閱讀。

C. 發想點子

發想點子(Brainstorming)是一件非常棒的事情,能夠讓企業家想出決勝妙招。然而想出點子容易,實行卻非常困難。你隨時都可以坐下想數百個你認為能做出百萬生意的好點子,然而在想點子的時候,你可以先問自己,你的工作都已經做完了嗎?是不是因為發想點子比較有趣,所以選擇停擺或逃避一些較困難的工作?

發想點子就如同閱讀部落格文章一樣重要,但同時也應該要限制時間。如果腦海中突然蹦出好點子,可以先用記事App如Evernote記下來,之後再拿出來與夥伴一起討論,而不是當下就打斷團隊進度。

你也可以在時間表上空出「發想點子」的專屬時間,在開始前也要問自己,團隊真的需要發想點子嗎,或是我們其實只要照原先的點子運作即可?藉由這樣的過程,可以節省出更多時間,去做真正重要的工作。

一天只有24小時,該如何好好運用時間,是每個人都該面對的課題。既然時間無法變得更多,那就應該進行妥善管理,運用80/20法則,專注於目前重要的工作,並將瑣碎工作交由專人處理。如此一來不僅能將時間價值最大化,也能讓團隊及事業持續進步!

參考資料:

  1. 其實工作不必這麼累:《80/20法則》投入更少,成效更好
  2. The 80/20 Rule of Time Management: Stop Wasting Your Time
  3. 3 Common Business Tasks That Actually Hurt Your Company’s Growth
  4. 4 Productivity Tips That Changed My Life This Year

本文獲創新拿鐵授權轉載,原文發表於此

責任編輯:李牧宜
核稿編輯:楊之瑜