時間管理的十個魔法:沒有期限的目標很難達成,先搞清楚事情是「重要」還是「緊急」

時間管理的十個魔法:沒有期限的目標很難達成,先搞清楚事情是「重要」還是「緊急」
遠離工作對壓力至關重要,紓解你的心靈,並平衡工作與生活。Photo Credit: Kenny Louie CC BY 2.0
我們想讓你知道的是

你是不是常質疑為什麼有人就是可以早點下班 ? 時間管理的目的是有效率的利用時間,不讓生活全都被工作佔滿。

唸給你聽
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Text / Yun

在時間面前,每個人都是公平的,我們一樣都只有24小時可以利用。但是,為什麼有人就是可以早點下班,為什麼有些人明明工作很多,卻還是可以到處遊山玩水?其實不一定是他們偷懶,而是他們熟知時間管理的魔法!

重要還是緊急?

1. 哪件事先處理?

我們每天總是處理不同的事情與代辦事項。哪一個才是值得花時間處理的?最好的方法就是分清楚事情的輕重緩急。有時後處理小事花費的時間比重要的事情來的多,但是處理重要的事情可以得到更多回饋以及附加價值。

2. 別當好好小姐

如果你每次都對別人的請求說:「YES !」,你會發現這些你答應的承諾,成為你運用時間的最大阻礙。先思考這個承諾你是否有足夠的時間完成,是否會讓犧牲其他更重要的事情。

Just Say No。Photo Credit:Vinnie Lauria CC BY SA 2.0
時間是規劃出來的

3. 寫下你的時間規畫

試試養成規劃時間的習慣,製作一張表,在上面寫上每一天及每一週該做什麼事情。不做計劃容易降低工作效率、偏離重要任務,不自覺在不重要的小事上花太多時間。

4. 「3:1法則」

無論你是如何精心規畫你的時間,意外無法避免。為了應對這種事發生,在每天的行程留下一點空餘的時間。你可以用75%的時間處理日常工作,剩下的25%處理意外的事情或緊急狀況,別把自己的時間給塞滿,這會讓你無法處理重要與緊急的問題。

Photo Credit:Oliver Tacke CC BY 2.0
沒有期限的目標無法完成

5. 設立實際的時間期限

面對客戶或老闆總是要交代一個期限,這對你自己來說也非常重要。老闆或客戶給你的期限,讓你能夠將一個案子在期限內拆解成小區塊分工完成。如果沒有人給你一個期限,不妨嘗試自己設定。

除了設立一個簡單的期限,仔細想想這個期限是否讓你有充足的時間完成。如果你的老闆或客戶給你一個根本不可能完成的期限,向他們解釋為什麼你需要更多時間以及在這期限下可能造成的情況,並且提供一個更實際的工作期限。

6. 為計畫設立期限和目標

想要達成最大的效益,建立目標是非常有用的方法。你的目標範圍能從每日、每個星期甚至到每年。設立目標對你在達成重大成就或小事情都很重要。每當你設定目標,最好設置一個日期或最後期限。

Photo Credit:Ryan Hyde CC BY SA 2.0
建立一條龍程序

7. 建立標準程序

習慣跟例行公事是有很有影響力的。當我們有效操作一個標準程序,它可以幫助你完成更多的工作,讓你有更多時間可以利用。譬如說,你可以將事情分成幾個小區塊去處理,先將這些待辦事項做完後,接下來就能專心的完成重要的事情。

8. 一口氣處理完畢

寧願一次把事情處理完也不要分很多段時間處理。電子郵件就是一個很好的例子,閱讀完電子郵件,盡量在當下做出回應,並處理信件的問題。有時妳可能會想晚點在處理,但當有時間處理時,又必須花精力和時間回想事情來龍去脈。這種瑣碎的時間總合起來也不容小覷,因此盡可能的當下處理完畢。

管理時間是為了享受生活

9. 揪出分心源頭

你有沒有發現,早點到工作崗位時,那天的工作效率特別好,早早就能下班?這是因為早上環境的干擾較少,更容易專注的原因。關鍵是要知道讓你分心最主要的源頭,然後找到解決方案。如果在公司,同事是你分心的原因,那你就可以除了可以選擇早點上班,也可以改變午休時間,利用同事都在吃飯的時候,騰出安靜的時間工作。

10. 給自己放鬆的休閒時間

時間管理的目的是有效率的利用時間,不讓生活全都被工作佔滿。一定要留一些時間給朋友和家人,甚至是為了你自己。遠離工作對壓力至關重要,紓解你的心靈,並平衡工作與生活。

本文獲《ELLE Taiwan》授權刊登,原文請見〈掌握時間才能掌握人生!必學10條時間管理法則〉

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遠離工作對壓力至關重要,紓解你的心靈,並平衡工作與生活。Photo Credit: Kenny Louie CC BY 2.0
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