別讓Email頻繁寄信、轉寄成為「生產力殺手」

別讓Email頻繁寄信、轉寄成為「生產力殺手」
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華爾街日報暢銷書作者芬克爾從身邊企業家朋友的實際例子發現,主管們某些不自覺的Email使用習慣,可能正默默扼殺團隊的工作效率。你是否也遇過類似的情況呢?

文:SmartM/林惠荃

電子郵件是職場常用的溝通工具,操作簡便,但許多「規則」不能輕忽,一不小心也可能釀成大災難。尤其是主管職,一則命令、一個決定,動輒牽動數十甚至上百位員工,email溝通的準確、效率特別重要。

華爾街日報暢銷書作者芬克爾(David Finkel)從身邊企業家朋友的實際例子發現,主管們某些不自覺的Email使用習慣,可能正默默扼殺團隊的工作效率。

一、每五分鐘收一次信

只要無法隨時知道收件匣的信件狀況,你就會感到渾身不對勁,因此不斷地檢查收件匣,甚至開啟郵件app推撥通知。芬克爾表示,這代表電子郵件的效率低落,連帶著影響其他工作上的處理速度。

首先,經常性地檢查收件匣,代表注意力會一直不斷從目前的工作被拉走。根據加州大學爾灣分校的學者馬克(Gloria Mark)所做的研究發現,員工必須花費平均20分鐘的時間,才有辦法將心思從中斷思緒的事物重新拉回原本的工作上。也因此,若你習慣不斷地檢查收件匣,就代表必須花費相當多的時間將注意力重新找回來。

對於郵件的過度反應,也會變相增加郵件數量。舉例來說,當有多封郵件的內容都必須傳達給同一位同事,反應過度的人可能會在第一封信後馬上回覆;但其實等待一段時間,讓所有相關內容統整完後再統一處理,才能一次得到更完整的資訊。因此,芬克爾建議,將平常即時回覆每一封郵件的時間堆疊起來,選擇一個特定的時間統一回覆,如此一來,不僅能在處理郵件上更有效率,也能在其他時間暫時排除郵件的干擾,更加專心於手邊的工作上。

二、假日也發信給部屬

除了經常性地檢查郵件之外,在不對的時間處理郵件──例如常常在下班時間及週末檢查郵件──也是錯誤的習慣之一。其實,週末時很少有真正緊急的郵件,若急著處理,員工間接地被施加壓力,在下班後也要定時檢查他們的收件匣,久而久之,這會演變成公司組織文化的一部分,員工便沒有實際上真正屬於自己的休息時間。

然而,戒除這項習慣並不是件容易的事。因此芬克爾也建議,在剛開始時,仍然可以即時寫下回覆,但不要將郵件立即寄出去,而是等到下一個工作天再寄出,如此一來便不會造成員工們的壓力,也能一步一步地將習慣逐漸改正。

三、大事小事都轉寄

郵件轉傳的功能相當方便,但也因此有許多人都濫用了轉發的功能,即使對方不一定真正需要郵件內的資訊,或根本與其工作的關係性不大,許多人仍會因保險起見,而將郵件轉傳給對方。芬克爾提醒,每一封電子郵件在收件人收到後,都是需要被打開、閱讀,並經過思考才算處理完成的,就算那封電子郵件最後仍進了垃圾信件匣,在之前也都需要經過這些程序。因此,當你在轉傳郵件前,應該更仔細地思考對方是否真的需要接收到郵件內的資訊。

芬克爾也建議,主管可以與團隊共同討論出一套守則,以讓部屬們對於哪些郵件該轉傳,哪些則不需要,有一定的規則可以依循。如此一來,也能在降低無謂郵件數量的同時,仍讓團隊成員的溝通上不致出現問題。

本文獲SmartM人才培訓網授權刊登,原文發表於此
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責任編輯:闕士淵
核稿編輯:楊之瑜