寫報告不是寫作文:7個寫報告的秘訣讓你在職場游刃有餘

寫報告不是寫作文:7個寫報告的秘訣讓你在職場游刃有餘
Photo Credit: LuciGood CC 0

我們想讓你知道的是

習慣於國文作文的寫作方法不一定對寫報告有幫助,尤其到職場上要寫好一份分析報告、不被老闆責難,必須戒除七個壞習慣,才能游刃有餘。

作者:劉孟奇(中山大學政治經濟學系教授)

根據我的觀察,不少大學生所以在表達溝通上缺乏組織與條理,一個非常重要的原因是他們對於職場上表達與溝通 ── 不管是口頭還是書面 ── 所要求的「結構化格式」缺乏瞭解與訓練。

台灣有許多大學生,在進入大學之前(甚至直到大學畢業之前),雖然有不少「作文」的練習,但是卻很少有寫「報告」的經驗,也因此對於「報告的基本格式要求」相當陌生,而這些結構化的格式要求,卻正是職場表達溝通的基礎。

「作文」與「報告」有什麼不同?我們來看一個例子:今年(2006年)大學指考的國文作文題目是「想飛」,而同一年學測的題目則是「雨季的故事」。在題意上,這些題目強調的都是表達個人感想、抒發內在情感、描述個人成長經驗,如果提及外在世界的話,也是著重世界跟自我的關係。閱卷老師的給分重點包括「切題」、「自身經驗 出發」、「文句流暢」;而在結構上,給分的重點則是「掌握起承轉合」。

根據報導,一篇獲得閱卷老師肯定,得到A高分的「四平八穩」 作文是這樣的:「考生寫自己從小就羨慕鳥自由飛翔、無拘無束;長大後,瞭解人類和鳥的骨骼構造不同,所以鳥可以飛,人不能飛,但仍沒有放棄想飛的念頭;當寧靜的夜晚來臨,他幻想自己自在飛翔,獲得心靈上滿足;當黎明現實環境出現,仍不放棄想飛的夢想。」

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Photo Credit: *嘟嘟嘟*  CC BY SA 2.0

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如果一個年輕人長久習慣於這樣的作文方法與思考模式,而沒有受過多少關於「如何報告」的訓練,那麼,假設當他進入職場以後,被要求分析市場情況時,他可能會做出什麼樣的報告?

根據我看過學生報告的經驗,一個非常可能出現的情形是:報告者會先說他原來對市場情況有怎樣的看法;然後因為他看到或聽到什麼事情,讓他開始改變看法;但是因為有好幾種情況或說法出現,讓他跟著覺得有好幾種可能性;最後報告者可能還是不做出確切的結論,而是把問題丟出來,希望聽眾或讀者自己判斷。

另一個很可能出現的情況是:報告者也順便談一下自己在整個過程中的「心路歷程」,分享他的「心情小故事」,例如他在想要瞭解市場情況時遇到什麼困難,如何解決,而這中間又帶給他什麼啟發等等。

這樣的報告方法當然跟職場有求的「有組織、有條理」的報告有相當差距。但是如果有一個大學畢業生因為做出類似的報告,而被上司責備「報告格式不合基本要求」時,他很可能覺得惶然不知所措 ── 因為在他的經驗中,他一直以為這種「國文作文」式的寫作方法就是標準的正式表達格式。

偏重「故事」與「比喻」的作文修辭訓練

問題出在哪裡?我的看法是,問題的很大一部份是出在我們的「國文考試用作文」其實是一種相當偏重「故事」與「比喻」兩種修辭元素的表達模式。

簡單的說,根據學者的歸納,在我們的表達溝通中,有四種主要的修辭元素,分別是「事實」、「邏輯」、「故事」、「比喻」。像是「想飛」或「雨季的故事」這樣的作文題目,在題意中就強調要多使用「故事」與「比喻」,而「事實」與「邏輯」的重要性則會被相對降低許多。

更重要的是,在國文考試作文評分中強調的「起承轉合」格式,其實是一種由「故事性」主導的表達模式。一個最基本的故事結構就是「起始狀況(起、承)→ 事件 發生(轉)→ 狀況改變(合)」,例如「很久很久以前,有一個灰姑娘,她的生活很不幸(起、承)→ 灰姑娘參加舞會,遇到王子(轉)→ 灰姑娘從此遇到幸福快樂 的日子(合)」。

回頭看看我們上面假設的「市場分析報告」的例子。在這個虛擬的例子裡,報告者正是遵循「起承轉合」的說故事結構,並強調「從自身經驗」出發。除此以外,如 同我們在上面那一篇得A高分的學測作文中看到的,國文作文也喜歡強調結尾的「餘音裊裊」(「我知道人不能飛,但我仍不放棄想飛的夢想」),而我們虛擬的報 告例子也是如此 ── 報告者列出好幾種可能,但不做出明確結論,而讓他的上司「回味無窮」── 或者感到非常沒力。

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改掉你在報告上的壞習慣

因此,在我個人的經驗裡,一旦開始要求學生做「正確的報告」時,往往需要矯正他們因為「只知作文,不知報告」而養成的許多習慣,而從頭建立一些重要的基本觀念。這些觀念包括:

1. 報告有要清楚的結構,才能節省大家的時間,進行有效率的溝通

在我們虛擬的「市場分析」例子裡,我們假設報告者對於「起承轉合」的作文結構有基本掌握,但事實上,不少大學畢業生可能連對於什麼是「結構化的表達」都缺乏認識。職場上的表達溝通,不但要有結構,而且一般而言,這些結構是相當固定的。為什麼大家要遵循這些固定的結構?原因很簡單,因為這可以節省大家溝通的時間,增進溝通效率。當你使用大家慣常使用的結構與格式進行溝通時,別 人才能預先知道你接下來要說明的方向,而不必好像在看魔術表演一樣,經常要猜測「到底這傢伙等一下又要從帽子裡變出什麼兔子出來?」

2. 職場上的專業報告結構跟「起承轉合」的說故事結構不一樣

專業報告重視的是「事實」與「邏輯」,它的結構重點是讓大家清楚知道「你要回答的問題是什麼」、「你的結論是什麼」以及「你根據哪些事實與證據,推論出你的結論」。專業報告不只跟「說故事」很不一樣,而且說真的,除非你是老闆, 大家一般也對於你的「個人經驗」、「過程感想」、「心情故事」沒什麼興趣。

3. 先說明你要回答的問題


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