行動工作達人的裝備攻略:資料無縫接軌,整個城市都是你的辦公室

行動工作達人的裝備攻略:資料無縫接軌,整個城市都是你的辦公室
我們想讓你知道的是

科技的進步讓行動工作變得更加容易,以下為專家推薦的行動工作裝備

文:Joe Chang

這幾年越來越多的時間是無法持續待在辦公室中。 可是工作並不會因此就可以放著不管,所以從好幾年前開始,我就在各種不同的軟硬體之間嘗試,想找出符合自己需求的行動辦公模式。 嘗試過程中,有些東西逐漸淘汰了,有些東西保留下來。

這篇就想跟大家分享一下我截至目前(2014年07月)在行動工作所使用的軟硬體。 或許對於也想以此提昇工作效率的讀者能有所參考。

先談談我自己行動工作上的幾點要求:

  1. 資料要盡量無縫接合。
  2. 要有方便的閱讀工具。
  3. 搭配不同情境要有方便的輸入模式(尤其臨時有靈感時要有工具快速紀錄)。
  4. 不要為了想整合成單一設備而委屈自己的使用者體驗。
  5. 能輕便盡量輕便。

這幾點其實是我自己幾年實驗下,發現很重要的特點。 尤其是第四點。 有些人可能花了很多錢買了昂貴的設備,就想物盡其用。 但有些事情未必真的是這設備擅長的,那這時候我寧願多帶一個設備,也不要勉強自己去配合設備。 比方說我沒辦法用iPad輸入文字(我需要倚天注音)、手寫的體驗也很差,加上它的使用限制又多,我後來就放棄把它當成工作用的設備(不過玩電動倒很好)。

至於第四點的意思,是我覺得沒有完美地設備或軟體。 必須要根據自己的工作情境來做合宜的選擇。 比方說若人常常會在捷運上,小型的手持裝置可能比規格強大的NB更實用。 你若常常需要記筆記,就別勉強自己用iPad,Wacom solution可能更實際些。 你若常常得做文書處理,又能定點使用,NB絕對還是最棒的。 當然,第四點跟第五點是相互矛盾的,那就只能看狀況來做取捨了。

而這也是我選擇多設備搭配的原因。 輕裝出門可以只帶手機放在口袋中;要工作時可以多搭配平版或NB,這樣不同情境就可以有不同組合。

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Photo Credit:Pascal CC BY 2.0

那為了讓大家理解我最終的組合,也順便說說我自己的使用情境:

  1. 接收發送電話。
  2. 接收發送簡訊或是Line等訊息。
  3. 隨時能接收發送Email。
  4. 隨時能查看代辦事項與會議時間。
  5. 以相機拍攝一些事情做紀錄。
  6. Email的附件閱讀或附件寄送。
  7. 陌生地點能察看地圖。
  8. 在會議中間的定點能寫寫文章。
  9. 會議或課程上要播放Power Point。
  10. 筆記查閱,或是移動中能記錄想到的靈感,會議中也要記錄筆記。
  11. 讀書時有工具記筆記。
  12. 容易取得工作中的檔案,並要能多台設備同步。
  13. 去客戶端時必要時要能跑P6。
  14. 去客戶端時必要時要能跑Vm。
  15. 移動中的閱讀。

自己這麼幾年的實驗後,目前行動常用的硬體搭配是這樣:

  1.  一支Android 4吋手機。
  2.  一台Android支援3G與手寫的 8吋平板。
  3.  Kindle Paper White。
  4.  Surface Pro 。
  5.  一台配備16G的正常筆電。

最輕裝需求時帶1
平時上班時帶1+2 或 1+2+3
搭火車飛機時1+2+3 或 1+3
演講或上簡單的課程時 1+2+4 (用公事包)
顧問案或是進階的專案課程時 1+2+5 (用拉桿箱)

以上是最能兼顧各種目的的組合。

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Photo Credit:@Saigon CC BY 2.0

至於工作相關的軟體搭配則是

  1. Dropbox/Google Drive/Box/Onedrive
  2. Google 相關服務 (Email、Chrome、Calendar、地圖、Google Now等)
  3. Remember The Milk (待辦事項)
  4. One Note (做筆記)
  5. Line/WhatsApp等通訊軟體
  6. Flipboard/Zite
  7. Pocket

這樣的搭配,有幾個特別值得分享的事情:

之所以用Android手機跟平版,主要是因為跟Google服務的整合性。 另一個符合我工作習慣重要的功能,在於Android可以設定Wedge。 我可以把行事曆或是待辦事項放在桌面,不用特別打開就能取得資訊。 這兩點在其他手機上倒還讓我覺得不這麼方便。

另外Android有返回鍵,這在捷運上一手拿東西一手操作手機時,會方便些,特別使用4吋手機也是同樣的原因。手機我是定位在輕便簡單處理立刻訊息的工具,如果手機本身很大,擁擠的捷運上(尤其另一手又拿了東西)就不太方便單手操, 而4吋是還可以單手操作的合理尺寸,所以我盡量選擇4吋的手機使用。 此外,有些場合我只打算很精簡的前往時,我可以不帶包包只帶手機錢包的前往,可是如果是一支大手機,就勢必隨時得帶著包包了,機動性就得犧牲了… (可惜今年開始,除了iPhone以外,似乎各家4吋都只有入門機的規格。 下一支手機,不知道該怎麼辦才好了….)

可是4吋的手機若要閱讀或上網就不是這麼舒適。 所以平時通勤,我會另外帶一台8吋的平版,而且要支援行動網路。 這樣可以一早翻翻新聞,看看Flipboard或Zite訂閱的一些網站,或是看看之前存在Pocket的文章。 分兩台還有一個好處,有時候別人打來要定時間碰面、或是問Email的內容,比較方便邊講電話邊查自己的行事曆或看著Email逐條討論。 而不用保留電話,在手機上邊查資料邊協調事情。 乍聽起來很多人會覺得有手機幹嘛還要平版、或覺得幹嘛不買台大點的手機就好。 但實際使用起來,一台4吋+一台8吋,其實是最兼顧重量與實用性的好組合。

Kindle則是純閱讀器。 如果我要做長程的旅行,我通常會多帶上這東西。 一方面便於我閱讀,而且可以裝非常多書在其中。 閱讀舒適度也比平版好的多。 而目前的Paperwhite版則更是兼顧了光源、反應速度、還有攜帶性。 Kindle我總共買了三台。 第一台DX雖然看PDF很好,但在攜帶性上比較差。 Kindle Keyboard則在反應速度上弱了些,也沒有提供光源,查字典也有點不方便。 Kindle Keyboard當時是還買了3G版,但後來實際使用上發現Kindle是否有3G其實影響不大。 所以後來買Paperwhite時,就買了只有Wifi的版本。

至於Surface Pro則是去拜訪客戶簡報、上些簡單課程、或是演講時使用的設備。他能確保Power Point能正確播放,也確保所有我存在Dropbox的資料都能隨身攜帶。甚至可能外出拜訪客戶,早到要等個一段時間,也能找個咖啡廳來寫文章,處理Office文件,或是一些只有Windows系統才能處理的事情,都很容易。加上重量比NB輕,所以選擇他當成輕便版的NB。

至於NB則是在要處理真正需要大量電腦硬體的工作時才帶的,雖然已經是用X220這種輕薄型的電腦,但每天要攜帶還是太重。 所以盡量只在複雜的場合才攜帶。只是NB各種IO都有,這點還是比平版與Surface Pro更好,足以面對各種突發狀況….

八月底Surface Pro3 若上市後,我可能也會嘗試換成3代。 1代要說有什麼缺點,實在就是厚重、發熱、電池持久度不夠、以及螢幕對我而言有些小。3代有12吋,重量還更輕,就實在很吸引人了,加上若買256G硬碟+8GRam的版本,或許還有機會把現在的NB淘汰下來。

至於軟體的考量其實很簡單,就是能在不同設備中無縫連結。

以Dropbox為例,我可以把進行中的工作或是一些重要的常用檔案都放在其中,無論是Surface Pro或是NB或是手機平版都能Access到,甚至手機拍了照片也會自動同步到各台電腦上,讓工作更方便,所以其他幾樣東西也是如此,日曆、待辦事項的選擇我只看一件事:必須要能在PC、手機平版之間無痛同步。

另外,常常會有一些時候我要做Idea發想或是會議有些事情要紀錄。所以平版跟Surface Pro我都選擇有支援Wacom筆的版本,可以手寫畫圖並存放起來,其實便利性是很高的。而Onenote在這部分又比Evernote方便,所以我主要的筆記使用都在Onenote上。之前也有寫一篇關於Onenote的介紹,大家也可以參考這一篇:老僑的私房OneNote筆記心得

以上,大概是我截至2014年中的一些選擇,以及選擇背後的依據。 大家可以參考看看。

但別忘了,使用情境很重要。 比方說如果你很少搭捷運,大部分出門都帶包包,也或許一支大手機確實能取代手機+平板。所以別只是看結果,根據自己的實際需求來思考組合,才是最能幫自己提升效益的作法。

本文獲專案管理生活思維授權刊登,原文於此

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搭配好的行動工作裝備會讓你如虎添翼。Photo Credit:Jesus Solana CC BY 2.0