Gmail也能合併列印郵件,寄送大量客製化郵件

Gmail也能合併列印郵件,寄送大量客製化郵件
Photo Credit:unsplash by Jerry Kiesewetter

我們想讓你知道的是

Gmail已經大家經常用的電郵服務,但是,有時候在沒有Outlook的情形下,卻需要處理一次大量寄出客製化郵件的工作時,會發現Gmail本身缺乏這樣的功能。本文介紹一個外掛程式,能夠結合Gmail與Google試算表,讓Gmail也能有一次大量寄出客製化郵件的功能。

前陣子寫過一篇文章:「Google文件合併列印教學,把Google試算表合併列印標籤信封」,透過安裝外掛,可以在Google文件與試算表實現合併列印功能,就能像微軟的Office那樣一次列印大量的客製化信封、標籤名牌。

而今天再來幫Google的GmailGoogle 試算表應用,補足一個微軟Office行之有年的合併列印功能:「合併列印郵件」。

利用「Yet Another Mail Merge」這個Google試算表外掛,只要在Google試算表設定好客製化的欄位,就能用Gmail(或Google Inbox)一次寄出大量客製化的電子郵件,對方會收到「看起來彷彿特別為每一個人親自撰寫的獨特郵件內容」,郵件內文有專屬的姓名稱謂、內容關鍵字,但其實我們是一次輕鬆大量寄出的!

這個功能對我來說有一個很實際的用途,我常常要一次寄出「數十封郵件」給每一個合作的作者報告版稅狀況,這時候我可以利用上述技巧,設定好郵件草稿範本,填好試算表裡的個人稱呼、作品、版稅數字等客製化內容,就能一次大量寄送客製化郵件,節省許多時間。

這就是辦公室常常需要的技巧,最近我也寫了許多跟辦公室進階技巧有關的文章,歡迎參考:

想研究更多Google辦公室技巧的朋友,還可報名我的「Google雲端辦公室課程」學習更多方法。

1. 建立Gmail郵件草稿:

接著讓我們進入教學,要滿足上述需求的步驟非常簡單,你可以跟著我一步一步來做好。

首先,在Gmail或Google Inbox 建立一封郵件「草稿」,如下圖所示,然後在想要客製化內容的部分,使用特殊語法:> 來替換。

如下圖中,我的收件人名稱、抬頭、認識對方的原因、對方的興趣等等內容,我都用「特殊語法」準備等等自動替換。

我可以像一般編輯郵件那樣(如下圖),設計好特殊客製化內容的顏色、文字大小,之後替換內容時也會換上這些格式。

Yet_Another_Mail_Merge-01
Photo Credit: 電腦玩物

2. 建立Google試算表的客製化欄位

接著建立一份新的Google試算表,第一個欄位可以輸入「Email Address(就是收寄人的信箱地址)」,接著其他欄位,請使用前面郵件草稿的「特殊欄位名稱」來命名,大家可以對照我的前後圖片。

等等要進行「合併列印郵件」動作時,就會把Google試算表中每一個對應欄位的內容,自動替換Gmail郵件內文,並對應寄給每一個不同的收件者。

這邊只有一個要求,試算表的「特殊欄位名稱」必須是英文的,但後面實際的替換內容可以是中文,可參考下圖所示。

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Photo Credit: 電腦玩物

3. 安裝與開啟「Yet Another Mail Merge」

設定好郵件草稿,設計好Google試算表後,我們在Google試算表安裝「Yet Another Mail Merge」外掛,安裝時授權你的Google帳號即可。

「Yet Another Mail Merge」很棒的一點是,他的使用者眾多,而且評價很高,最近也持續保持更新,並且還有部分中文化介面,使用起來簡單又親切。

Google 試算表還有很多很棒的外掛可以安裝,例如:用Google試算表製作甘特圖!範本直接套用與自動排程教學

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Photo Credit: 電腦玩物

4. 開啟郵件合併列印

做好準備與設定,打開Google試算表上方的「外掛程式」選單,選擇已經安裝的「Yet Another Mail Merge」,並選擇「開始合併郵件」功能。

Yet_Another_Mail_Merge-04
Photo Credit: 電腦玩物

5. 選擇收件人郵件地址欄位位置

接著在彈出的「開始合併郵件」視窗中,第一行「電子郵件將透過A欄位來寄送至收件人」,這裡可以點擊「Change」來更換正確的郵件地址欄位,如果一開始就正確,那就不用更換。

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Photo Credit: 電腦玩物

6. 設定寄件者名稱

我們可以在「寄件者名稱」處,輸入這次大量寄送郵件時,我要顯示的名稱是什麼。

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Photo Credit: 電腦玩物

7. 選擇郵件草稿

最重要的是在「草稿」處,選擇第一步驟中我們已經撰寫好的那一封郵件草稿。

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Photo Credit: 電腦玩物

8. 勾選追蹤郵件開啟

如果你希望知道對方是否打開郵件,可以勾選「追蹤郵件開啟情形」。

就這麼簡單,基本上沒有太複雜的設定,完成後直接按下「寄出郵件」,那麼就會根據Google試算表清單,以及Gmail裡的草稿,自動寄出大量的客製化郵件了!

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Photo Credit: 電腦玩物

9. 自動記錄寄件時間

而成功寄出郵件後,Yet Another Mail Merge會自動在Google試算表中加註郵件寄出的時間。

Yet_Another_Mail_Merge-09
Photo Credit: 電腦玩物

10. 客製化郵件結果

我們來看看客製化郵件的成果,下圖中,可以看到原本草稿的特殊語法,自動替換成試算表裡的對應欄位內容了。

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Photo Credit: 電腦玩物

而且每一個不同收件者,就會收到不同的客製化內容。

Yet_Another_Mail_Merge-11
Photo Credit: 電腦玩物

11. 追蹤郵件開啟記錄

回到已經啟動Yet Another Mail Merge的試算表,可以繼續追蹤哪幾封寄出的郵件已經被開啟,或是點擊其內容。

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Photo Credit: 電腦玩物

12. 從Google聯絡人匯入群組資料

以上就是「Yet Another Mail Merge」的超簡單步驟教學,幫我們輕鬆利用Gmail與Google試算表,寄送大量客製化內容的郵件。

這邊再補充一個Yet Another Mail Merge 好用的功能,我們可以選擇「從群組輸入收件者」的功能,這可以從我的Google聯絡人裡,自動匯入某個分類的聯絡人,並且一次把聯絡人的特殊欄位一起匯入(例如公司與職稱等)。

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Photo Credit: 電腦玩物

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