效率低落?沒有用不到的東西,才是最佳的工作桌面環境

效率低落?沒有用不到的東西,才是最佳的工作桌面環境
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我們想讓你知道的是

要成為一名行動派,收拾整理身邊的環境,是基本中的基本。你的辦公桌,該不會已經變成堆放雜物的空間了吧?

文:冨山真由/石田淳(監修)

要成為一名行動派,收拾整理身邊的環境,是基本中的基本。你的辦公桌,該不會已經變成堆放雜物的空間了吧?

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你的辦公桌是怎樣的狀態呢?資料是否擺得像一座小山?是否雜亂地堆放了現在用不到的東西,像是筆或紙張之類?

這些都是分散你集中力的原因,也就是說,除了手邊正在進行的工作,若有別的事物出現在你的眼簾,你就會有其它想法,像是: 「對了!這也是這星期之內要完成的案子」等等。

在行為科學管理的領域中,我們將 「桌上不放置所有與現在工作無關的物品」視為最佳辦事環境。因此,請將桌上的物品一個一個拿在手上,確認一下它們是否真的有放在桌上的必要。將每一樣辦公桌上的物品拿在手上,並問自己:「現在真的有用到這個東西嗎?」這樣必能減少桌上的物品。

CHECK:你現在的狀況是?

□桌上沒有放置多餘物品
□桌上放置了多餘物品

ADVICE:桌面整齊的狀況,相當於腦袋中的整齊狀況。不妨試著用 「中午過後要使用」、 「明天開始要使用」的方法,來規劃資料放置區塊,打造一個 「我現在要集中精神處理這個」的環境吧!

利用 「固定位置」,決定物品的擺放位置

將桌面收拾整齊最重要的關鍵,就是「物品有固定的擺放位置」。你桌上的物品有固定的位置嗎?

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「咦?釘書機放在哪了?」如果每次要使用物品都需要先找尋一番,那工作一定常常被迫中斷、不太順遂。這時候,若使用 「固定位置」,就能一口氣解決這類煩惱。

「固定位置」的做法很簡單。首先,思考你使用物品的習慣,並且在桌面上、抽屜裡放置你的用具,直到你覺得 「變整齊了」、「工作更方便了」的時候,用相機將桌面或抽屜拍照,並列印出來。然後,每次都將使用完的用品,放回照片中的位置,這樣就能一直維持桌面的整潔。

「固定位置」,是在各職場都相當普及的方法,只要設定「這份資料一定要放這裡;筆一定要放這裡」等規則,並用圖示或照片讓每一個人都能一目瞭然。多多運用 「固定位置」這個方法,就不會把時間浪費在找東西及收拾整理上。

CHECK:你現在的狀況是?

□東西有固定的擺放位置
□東西無固定的擺放位置

ADVICE:整理完桌面之後,讓二至三個人看過,並請他們說出客觀的意見。這對於不擅長收拾整理的人而言,是個非常好的方法。

使用透明L夾,並用顏色區分紙類資料

整理文件櫃中,最重要的就是紙類的文件。善用顏色區分,就可以一目了然。

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要整理文件櫃,建議搭配使用文件架及文件夾。首先,請大致區分資料的總類,例如,若從事業務類工作,或許可將文件分為 「客戶名單」、 「企畫書」、 「報價單」等三大類。

這時,請先準備三種不同顏色的文件架,接著,將要放進文件架的文件,以公司分類,放入透明的L型資料夾(或稱L夾),然後貼上公司名稱的貼紙。

或者是在透明文件夾上,貼上顏色貼紙也是一個好方法。只要先決定好辨識規則,比如現有客戶用紅色貼紙、新客戶用藍色貼紙等等,在必要的時候就能夠輕易地區分出來。利用不同顏色資料夾的整理方法,就能大量減少尋找文件或資料的時間。

CHECK:你現在的狀況是?

□資料很整齊
□資料很凌亂

ADVICE:無論怎麼整理,紙類文件都只會變多、不會變少。然而就跟衣服一樣,沒有需要的時候,就處分掉吧!

歸檔? 還是銷毀?猶豫時,先放入 「暫時箱」

「要保留,還是要丟棄?雖然想要立馬做出判斷,但總是為此猶豫不決⋯⋯」這種時候,這個方法絕對可以派上用場。

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必要的資料就立即歸檔,不要的就用碎紙機處理掉,但是,總是有些資料會讓你想要 「再稍微保留一下」,也就是所謂 「灰色地帶」的資料。如果有許多這些尚未決定要如何歸檔的資料,那桌面上很快地便會有堆積如山的文件。

這時候,不妨製作 「暫時箱」。如果遇到資料不知道該歸檔,還是該銷毀的時候,先放入擺在腳邊的 「暫時箱」。然後,再訂下類似 「星期一一進公司的前五分鐘」的規則,重新整理 「暫時箱」裡的資料。經過一個週末,若沒有感到必要性的資料,幾乎都屬於不需要的文件。

無法立即決定的情況下,先放進 「暫時箱」,讓猶豫不見,工作更順暢。

CHECK:你現在的狀況是?

□可以馬上決定文件要保留還是要銷毀
□無法馬上決定文件要保留還是要銷毀

ADVICE:「暫時箱」建議設置在腳邊等看不見的地方。再次整理箱子裡的文件時,若有很在意的文件,請立刻歸檔或是掃描存起來。

書籍介紹

《持之以恆的科學:運用行為科學管理自己,讓一拖再拖的事變「想做的事」》,核果文化出版
.透過以上連結購書,《關鍵評論網》由此所得將全數捐贈兒福聯盟

作者:冨山真由/石田淳(監修)
譯者:吳易尚

  • 月初時幹勁十足,但逐漸失去動力,沒有一次成功達成業績標
  • 每天工作都做不完,經常性加班導致多次臨時取消下班後的聚餐
  • 決定今年一定要減肥成功,但很快就吃了最愛的甜點

面對不管做什麼事都無法持之以恆、容易放棄的自己,是否無能為力,甚至開始懷疑自己的個性或能力問題?然而,行動科學專家告訴你:遲遲無法開始、無法持之以恆,不是因為意志力薄弱,更不是個性或能力的問題,而是不知道如何推動自己、讓自己動起來的技巧——僅僅如此而已。

持之以恆的科學-立體書封
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責任編輯:朱家儀
核稿編輯:楊之瑜


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