搞不清楚「CC」和「BCC」嗎?四個技巧教你寫出一封專業的工作email

搞不清楚「CC」和「BCC」嗎?四個技巧教你寫出一封專業的工作email
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我們想讓你知道的是

以上是我總結的關於如何寫出一封「專業的郵件」的4個速成技巧,供大家學習交流。希望能對剛入社會的「新人」有所幫助。

作為在職場待了多年的「老江湖」,其實我一直都在期待有一篇這樣類似的文章,可以教人輕鬆掌握寫一封「看起來很專業的郵件」。對任何員工來說,寫專業的郵件都是一種公司禮節。這不僅體現了自我的修養程度,也是代表你公司的形象。

尤其對那些在求職路上的年輕人、或者剛進職場的新人來說,以更加專業的面貌應對郵件往來顯得格外重要。今天我列了以下幾個小小的意見,希望能對剛入社會的「新人」有所幫助。

技巧1:郵件的送出——何謂To(發送給)、CC(Carbon Copy,副本)、BCC(Blind Carbon Copy,密件副本)

我發現很多人搞不清楚誰是「要對話的對象」,他們的郵件常常「To」很多人,結果郵件沒人回應,還有甚至因為不注意這些副本用法而導致部門、同事、主管之間產生紛爭。

  1. To的人
    淺顯易懂是「你所溝通的對象」。但是除了這個「已經明確的人」之外,還能To 的人是直接關聯的人,或是跟這件事有緊密聯繫的人,還可能是你上下游任務接口的人。
  2. CC的人
    CC的是「希望讓他知道這事,但是跟他並無直接責任關係」的人。通常對方會是你的直屬領導,或者是你To的人的直屬領導;也有可能是橫跨部門、但是不跟此任務直接相關的人,卻是希望他知曉的對象。
  3. BCC的人
    BCC就是想要讓特定的他知道、但是又不想讓郵件內相關人員知曉。這個使用要小心,因為我親身經歷過被BCC的人沒仔細看回了郵件……這是令人尷尬的事,所以除非有特殊原因,建議使用Forward(轉發)。

注意事項:

  • 很多人喜歡使用群組來發郵件,我個人認為——除非你很清楚群組內的每一個人,不然建議少用群組發送,這樣就能避免一些人員收到無關郵件的情況。
  • 盡量不要把你要To的同事的直屬主管放在To List,因為這樣就意謂你跟對方是平等,以及你意圖這件事直接要對方主管執行甚至是負責。故除非真有特殊原因,不然請放CC。

技巧2:郵件標題

郵件的標題需要一目了然。建議按照「主旨+敘述」的格式來撰寫。比如:「【新聞稿】輕鬆掌握寫郵件要旨」。這裡的「【新聞稿】」是主旨,「輕鬆掌握寫郵件要旨」則是比較詳細的敘述。

1. 標題的「主旨」

  • 方便看郵件的人一目了然地知道這是哪一方面的郵件,並且負責相關業務的人立即知曉從而會閱讀郵件。
  • 方便搜尋。許多人郵箱裡都躺著上千封郵件,所以當你想要找特定內容的郵件時,你會發現你能利用「主旨」的關鍵字將相關郵件全部篩選出來,郵件列表非常清晰。這對於主管級的人真是一個超好用的小功能。

2. 標題的「敘述」

  • 建議標題的敘述部分,不要超過10個中文字,因為字數多,反而不會有人看或是抓不住重點。簡潔的敘述是使郵件看上去很專業的一個要領。
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技巧3:郵件的正文

1. 收件人

在英文中我們會常用「Dear」、「Hi」或者「Hello」當作開頭,不過在中文,目前似乎常看見的就是「某某長官」或是「某某你好」這樣的敬稱,因為沒有敬語很容易會產生「命令口吻」或是「平等地位」等誤會。所以收件人稱謂要很注意。

如果可以,請一定明確收件人,盡量不要用「All」來取代。收件人明確了,這樣才能確保對方能回覆並且執行。如果郵件內是超過一個人來負責不同任務,那麼請分段寫,這樣更清晰。

2. 主要內容

郵件的主要目的是要讓對方快速掌握需要執行的內容,所以需要保證以下三點:

  • 郵件正文內容不要超過800字。如果800字都無法說清楚,請直接溝通,確定雙方都達到共識後再發郵件。
  • 如果需要傳遞的內容比較複雜,建議提供附件。其他的輔助說明,提供網路連結。
  • 郵件內容如果能條列說明是最好,這能讓看郵件的人快速領會。

3. 注意小細節

  • 我常常發現很多人喜歡轉發郵件給直屬領導或是附上附件卻不加說明。我個人覺得這是很不專業的表現。如果郵件轉發,請提列轉發內容的重點;如果是附件,也需要簡單說明這個附件並且提供此附件的重點。
  • 有時候所提供的附件很大。因為現在很多人已經習慣在手機上看郵件,故有個小建議——當附件郵件過大,建議將附件單獨提供給「需要的人」。或是在郵件上說明「如果需要,單獨索取」,尤其郵件To & CC人員很多的時候,特別注意這一點。
  • 我有時候會發現有些人喜歡把郵件的內容標註為不同大小的字體、不同的顏色,甚至還使用粗體細體斜體的字型。我個人覺得這樣會讓郵件看起來亂七八糟,所以建議一封郵件不要超過2種不同的視覺形式變化。

技巧4:結尾署名

署名對於對外聯繫人員其實非常重要,因為它包含著個人信息,比如姓名、職稱、部門、電話、郵箱/ IM(即時通訊)、公司網址等等。現在很多人還會加上個人二維條碼(QR Code)。署名也是代表公司身份,所以不要加上太多有個人色彩的內容及敘述。

以上是我總結的關於如何寫出一封「專業的郵件」的4個速成技巧,供大家學習交流。因為僅為個人觀點,相信還存在很多疏漏,希望職場的高手有更多補充。


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翻新經典,優雅鉅獻——浪琴表LEGEND DIVER復刻傳奇潛水腕錶

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Photo Credit:浪琴表

我們想讓你知道的是

浪琴表全新LEGEND DIVER復刻傳奇潛水腕錶,保留原版時針設計與簡潔線條,再融入當代工藝技術,創造兼具專業潛水錶機能與優雅風格的代表作,讓錶迷玩家心動不已。

浪琴表全新LEGEND DIVER復刻傳奇潛水腕錶,重新演繹1960年代的經典潛水錶款,繼承浪琴表一脈相傳的鬼斧神工,保留原版時針設計與簡潔線條,再融入當代技術,打造無可比擬的精彩腕錶。揉合經典美學與創新工藝,讓許多錶迷玩家都拜倒在浪琴表LEGEND DIVER極致不凡的魅力之下。

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Photo Credit:浪琴表
浪琴表LEGEND DIVER復刻傳奇潛水腕錶,帶有潛水運動血統的優雅之作。

浪琴表LEGEND DIVER優雅匠心,一如絕無僅有的陶藝之美

陶藝是一種溫潤的藝術,揉合原始質樸的陶土與手作的溫度,揉捏拉展出渾圓與流暢線條;接著漆上釉色,在內斂沈穩的大地色系中,揀選映照匠心的色彩,並於高溫燒窯後淬煉出嶄新風貌,彷彿被賦予了全新生命。

有萬年以上歷史的陶瓷工藝,至今歷久不衰,是因為不同時代的匠人秉持著工藝堅持與創新追尋,得以不斷翻新傳統,再創絕代風華。如同源自1832年的浪琴表,是最早研發防水錶的先行者,更是腕錶界「優雅」的代名詞;旗下最新LEGEND DIVER復刻傳奇潛水腕錶,乃延續將近190年歷史的頂級工藝,維持堅若磐石的價值,於設計與配色融入當代靈感,造就傳奇復刻,翻新經典的全新史詩,持續領銜當代時尚潮流。

令人津津樂道的,還有LEGEND DIVER復刻傳奇潛水腕錶的精彩淵源。1937年,浪琴表推出當時世界上第一款防水計時碼表並獲得專利;1959年,浪琴表正式推出第一款潛水錶SUPER COMPRESSOR;到了2007年,浪琴表延續經典傳奇,打造風華獨具的LEGEND DIVER潛水錶,立刻成為全球時尚界與錶迷的關注焦點,傳承的精神延續至今,LEGEND DIVER復刻傳奇潛水腕錶成為浪琴表最暢銷的復刻錶款之一。

這就是任憑時間打磨、不斷自我砥礪進化的浪琴表,以最高水準的頂尖工藝翻新傳奇,向尊貴的優雅精神與風格追求致敬,打造腕錶世界無可取代的經典魅力。

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Photo Credit:浪琴表
浪琴表LEGEND DIVER復刻傳奇潛水腕錶,防水功能達300公尺,媲美專業潛水錶規格。

浪琴表LEGEND DIVER精粹設計,仿若玻璃工藝極致璀璨

晶瑩剔透、高可塑性,是玻璃令人嚮往的本色,而玻璃工藝的製作過程,本身即是一門藝術。經驗豐富的匠人運用口吹或手工熱塑拉絲,做出千變萬化的玻璃塑形,接著為玻璃融入色調,將岩漿一般的滾燙玻璃形塑成理想樣貌。冷卻後的玻璃,酷似寶石的質感與硬度,百看不厭。精準而巧妙的玻璃工藝,正與浪琴表LEGEND DIVER相映成趣。

浪琴表LEGEND DIVER延續潛水錶血統不斷進化,如今的復刻新版保留原作精神,包括:錶殼線條、面盤設計、微凸鏡面、面盤外圈潛水計時刻度環等,可說是一脈相傳,唯細節之處有賴與時俱進的製錶工藝,處理得更為精緻漂亮。

聚焦LEGEND DIVER獨家新錶款特色,主要為新增尺寸面盤與錶帶配色,除了既有的42mm錶徑,另增加了36mm錶徑,適合手腕較纖細的客群;面盤底色則改為由中央向外緣呈趨暗漸層,與時刻呈現清楚的明暗對比,達成潛水錶的清晰顯時訴求;錶帶則除了經典牛皮和輕量橡膠款之外,也有金屬米蘭鍊帶與合成纖維錶帶,提供多元質感選擇。

不僅止於外觀新風貌,新款LEGEND DIVER也蘊含真材實料的硬實力。像是42mm款搭載L888.5自動上鍊機芯,具有72小時動力儲存;36mm款內置L592.5自動上鍊機芯,提供45小時動力儲存。此外,兩款腕錶皆搭載矽材質游絲,優異抗磁性能,也有助於提升手錶的精準度。

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Photo Credit:浪琴表
浪琴表LEGEND DIVER復刻傳奇潛水腕錶,左為42mm沙漠黃款、右為36mm酒紅色款

見證極致工藝,展現優雅魅力,唯有浪琴表LEGEND DIVER

集優雅的浪琴印象、潛水運動血統、經典復古風格於一身,浪琴表LEGEND DIVER新錶款以嶄新的色彩面貌,以及當代技術的精準性能,打造經典系列的全新代表作,不只見證浪琴表190年的豐富製錶技術,也展現浪琴傳承百年卻從不故步自封的進步精神,在追求完美細節的路上,擁抱創新、講究精髓,不斷為腕錶歷史寫上傳奇創新的一頁。

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