數據蒐集完畢的下一步:如何將「資料圖表」升級為「分析圖表」?

數據蒐集完畢的下一步:如何將「資料圖表」升級為「分析圖表」?
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我們想讓你知道的是

圖表分為資料圖表與分析圖表兩種,而繪製資料圖表進行思考的目的在於發現重要事情,其後把這些發現升級成分析圖表。希望各位謹記在心。

唸給你聽
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文:齋藤顯一、竹內SATO子

將數字圖表化是基礎中的基礎,但是,要向他人傳達事情時,不能只提出數字,傳達想法要用文字(文章)進行表達。

相信大家都習慣寫點東西。只是就算你自己對書寫不感到困難,對讀的人來說又如何?除了閱讀需要花時間,現代人也越來越不擅長閱讀太長的文章了。

那麼,該怎麼作才好?一般來說,會採用條列重點並分段說明的方式,不過我們會選擇用繪圖來說明。理由是以人的特性來說,比起閱讀文章,經過視覺化後的圖象,更具備壓倒性的傳達速度。

以圖畫傳達意象,僅重點才用文字表達的作法,尤其能提升理解成效。這種圖表稱作概念圖。

不妨善用Powerpoint、Excel等代表性的軟體來製作圖表。不過無論利用什麼軟體,重點是累積能呈現自身想法的概念架構圖表種類。當你有想傳達的想法時,查看可能有說服力的範本,往往有助於讓想法更明確。

當你有想用概念圖傳達的事情,就要讓讀者或聽者輕易理解才行,萬一表現過於複雜,讓對方完全不明白你想說什麼,就是掉進「為了概念而概念」的陷阱裡了。如果能不斷提醒自己,圖表的終極目的是「讓對方理解」,就能避免這種錯誤。

把範本用到滾瓜爛熟

我們以現階段的事實為基礎,將顯太先生的體重為何增加、減肥重點作一個整理。

有些人會把一些彷彿理所當然的場面話,寫成文字後就結束了,例如「顯太先生會發胖是因為生活習慣有問題。為了導正他的生活習慣,應該控制飲食、適度運動」。這些人大概以為,只要能說出這些內容,就算不特別畫概念圖就算解決了。

但是,這樣做無法解決問題。

要是問題出在生活習慣,就必須進一步追問「為什麼生活習慣有問題?」深入探討原因。這時不能毫無秩序東挖西找,要條理分明循線思索。

所謂「條理分明」是指依據一定的規則展開思考。譬如,思考自己的生活習慣時,按照時間順序來作描述。

「生活習慣」具體來講所指為何,也有進一步分解思考的必要。別用一句話隨意打發,當你試著正確說明生活習慣時,會發現需要傳達出來的事情變多,這時可以試著找出個別要素相互間的關聯,繪製成循環圖表。

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可利用圖表10上方的環狀流程圖,進行更為清楚的說明;下方圖表是為了表達減肥如同一道又一道難關的任務,因而使用跨欄樣式範本。透過概念圖來表達,能更簡單明瞭地讓對方理解自己的想法。

圖表11除了循環流程圖外,也附上使用箭頭的流程圖、代表階層的樹狀結構及組織圖等,商務上常用的概念圖範本。

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使資料圖表升級為分析圖表

當你針對一家公司或主題蒐集資訊後,必定會出現一些數據。首先,就將得到的資訊表格化,再繪製資料圖表。

同一張數據表格,就能用各種不同角度來製圖,例如,觀察變化、構成比例、觀察數量、指數或成長率。此外,若出現不同的數字,也能一起合併觀察,或將整體分為事業部門或地區單位,把數字進一步拆解細分。

如此一來,資料圖表會越來越多。以顧問專案來說,大概會用兩個月左右,弄清楚一家公司的問題,而顧問團隊在這段期間,平均要畫上一千張左右的圖表。

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畫出好幾張圖表後,問題關鍵的「發現」(findings)會隨之浮現,亦即指出該公司根本問題的重要資訊。為了傳達這項訊息繪製的圖表,就是分析圖表。

這不是單純將銷售額或生產性變化作成長條圖,而是能讓經營方一眼即嘆「原來如此!」這種程度的圖表。

舉例來說,透過訪談或模擬,釐清某個不透明產業整體的附加價值結構,並明確點出應選擇之附加價值領域圖表,或針對發展多種商品的企業,梳理其進入產業的成長性、獲利性及市場占有率(market share,以下稱市占率),過濾出其商品發展共通課題的圖表。

換言之,先畫出十張資料圖表,然後將過程中發現的數件訊息,重新編整成一張圖表,即為分析圖表,這麼解釋是不是比較容易想像?

圖表分為資料圖表與分析圖表兩種,而繪製資料圖表進行思考的目的在於發現重要事情,其後把這些發現升級成分析圖表。希望各位謹記在心。

書籍介紹

《麥肯錫顧問教你從菜鳥變成問題解決高手:畫圖表找盲點,31步驟學會提升業績的實戰技巧》,商業周刊出版
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作者:齋藤顯一、竹內SATO子
譯者:米立安

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責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航