「Google表單」可填問卷資料外,現在也能上傳檔案

「Google表單」可填問卷資料外,現在也能上傳檔案
Photo Credit: 截圖自google
我們想讓你知道的是

google表單已是大家常用的線上工具,常被用在問卷跟報名的工作上。不過,有時候需要報名者額外上傳檔案時,這時google就有所不足。而現在google也將這個功能開放了,本文為大家介紹這個功能的使用方式。

唸給你聽
powered by Cyberon

什麼時候你需要設計一個「讓別人可以上傳檔案」的網頁呢?我自己實際碰過幾個需求:

  • 建立讓多個班級學生統一繳交作業的系統
  • 活動報名時需要報名者上傳照片或特殊資料
  • 舉辦比賽或徵選,要讓參加者上傳履歷或作品檔案

而我之前用過幾個方法來解決這個問題,例如使用Drive Uploader讓對方到特定網址上傳檔案到我的Google雲端硬碟,或是使用Google Script建立上傳檔案網頁,但缺點都是沒辦法和報名表、活動表本身結合。

其實,本身就很適合製作報名表、徵選網頁的「Google表單」,原本在G Suite帳戶底下Google表單就有提供「檔案上傳」功能,讓你可以在製作完成的問卷中插入「繳交作業」、「上傳作品」。只是原本限於G Suite用戶使用,而且只能讓同一個G Suite網域下的同公司、同學校使用者上傳檔案。但這個限制,今天開始全面解放了!

新版Google表單「檔案上傳」功能有什麼不一樣?

從今天起,Google表單這個「檔案上傳」功能全面開放,兩個關鍵的更新:

  1. 一般免費Google帳號使用者,也可以在Google表單插入檔案上傳功能。
  2. 檔案上傳不限於同網域的用戶,可以跟所有Google帳號使用者收集檔案。

於是,你要製作「報名傳檔網頁」、「面試傳履歷系統」、「比賽傳作品流程」,都會變得更加簡單!

如何在報名表、徵選網頁、繳交作業系統加入檔案上傳功能?

我們來看看這個功能如何操作。

首先在Google表單先設計出你的報名問卷,如何你還不知道如何設計,那麼應該參考這篇教學:「Google表單的10個專業問卷調查設計秘密教學 」。

1. 任何人都能使用檔案上傳功能:

接著在設計題型時,可以看到原本只給G Suite使用者用的「檔案上傳」功能,現在一般Google帳號也可以選用了。

Google表單檔案上傳功能開放-01
Photo Credit: 電腦玩物

2. 檔案統一儲存在你的雲端硬碟:

選擇「檔案上傳」後,會有一小段提示,表示她人上傳的檔案會「統一儲存在你的Google雲端硬碟中」。

並且對方也必須有Google帳號,登入Google帳號才能回答問題與上傳檔案(不過不需要跟你是同一個公司或學校網域的Google帳號了)。

Google表單檔案上傳功能開放-02
Photo Credit: 電腦玩物

3. 限制檔案上傳類型與大小:

在設計檔案上傳問題時,可以允許對方「隨意上傳任何檔案」,也可以「限制檔案上傳類型」只能上傳文件,或是只能上傳照片,就看你想徵選的檔案為何。

我們也能「限制檔案上傳數量、大小」,例如只允許對方上傳一個檔案,每一個檔案必須在10MB以內。而最多可以上傳「10GB」的檔案(當然你的雲端硬碟要夠大)。

最下面還有一行,是限制「總檔案上傳量」,預設是「1GB」,意思是當報名者上傳的檔案總量到達1GB時,其他人就不能再上傳檔案,這是預防你的Google雲端硬碟爆炸。

Google表單檔案上傳功能開放-03
Photo Credit: 電腦玩物

4. 調整可以接收的總檔案上傳量:

但是我們可以「改變總檔案的上傳量」,最多可以設定到1TB。

也就是說如果你是在徵選影片,假設每個參賽者都上傳約500MB的影片檔案,1TB就可以讓2,000個參賽者上傳作品。

Google表單檔案上傳功能開放-04
Photo Credit: 電腦玩物
報名者如何使用檔案上傳?

把報名網頁分享出去,報名者必須登入他的Google帳號才能填寫問卷,並且會在填寫問卷時,看到檔案上傳功能,直接選擇「新增檔案」即可。

Google表單檔案上傳功能開放-05
Photo Credit: 電腦玩物

他可以從自己的電腦、手機,或是自己的Google雲端硬碟上傳檔案。

Google表單檔案上傳功能開放-06
Photo Credit: 電腦玩物

上傳完成檔案後,也可以取消,或是直接按下提交問卷。

Google表單檔案上傳功能開放-07
Photo Credit: 電腦玩物
如何查看報名者上傳的資料檔案?

我回到自己的Google表單,點進「回覆」,就可以看到所有參加者上傳的檔案,每一個檔案會在「檔名後面加入上傳者的Google帳號名稱」。

Google表單檔案上傳功能開放-08
Photo Credit: 電腦玩物

我也會在自己的Google雲端硬碟中,看到一個新建立的資料夾,裡面就是所有來自Google表單上傳的檔案。

Google表單檔案上傳功能開放-09
Photo Credit: 電腦玩物
如何更嚴謹確認「是誰上傳檔案」?

預設的設計雖然會把對方的Google帳號名稱加入檔案名稱中,但這樣實在不保險,還是很可能辨認不出這是誰的檔案。

所以最好在報名問卷、徵選檔案問卷中,設計好「詢問對方是誰」的問題。

這時候善用「Google表單支援中文智慧型問卷,寫好題目自動設計好答案!」,可以讓你節省很多設計問題類型的時間。

Google表單檔案上傳功能開放-10
Photo Credit: 電腦玩物

當對方填寫問卷時,也有把自己的個人資料填入。

Google表單檔案上傳功能開放-11
Photo Credit: 電腦玩物

那麼到時候我從Google表單後台匯出的「Google試算表」中,就會有對方的姓名、這個人上傳的檔案連結,我要辨識出這是誰的作品或文件,就很簡單了。

想要知道如何把Google表單的問卷結果匯出成試算表,並且進行高效率整理,歡迎參考我的這篇教學:「出國旅行記帳分帳不混亂教學:免裝App的記帳表格範本下載」。

Google表單檔案上傳功能開放-12
Photo Credit: 電腦玩物
小結

其實在電腦玩物中,我有寫過不少Google線上文書延伸應用的教學,例如「用Google表單自己做記帳App」,或是像「用Google日曆完成家庭生活管理」。

你會發現這樣做的好處在於:不用為了特別的需求再去安裝更多工具,或是再學太多複雜的技術,只要換個方式,也能免費又簡單的達成需求。

而像是今天這篇教學所提到的:「用Google表單免費簡單架設報名徵選傳檔網頁」,他就可以解決下列需求:

  • 繳交作業
  • 上傳報名照片
  • 上傳履歷檔案
  • 上傳比賽稿件或作品

除了方便好上手,新功能還有下面優點:

  • 不需要再使用第三方服務
  • 不需G Suite帳號

推薦給需要的朋友參考!當然,如果你是學校老師,要真的建立學生的繳交作業系統,那麼除了使用Google表單,或許也可以參考看看利用「已經全面開放的」Google雲端教室來滿足需求:「Google Classroom雲端教室對所有人開放:建立課程上手教學 」。

你或許還會感興趣的文章:

本文經電腦玩物授權,原文發表於此

責任編輯:林奕甫
核稿編輯:翁世航

或許你會想看
更多『評論』文章 更多『科技』文章 更多『Esor Huang』文章
Loader