80/20法則+複利法則+行事曆管理,讓你告別「整天瞎忙」的日子

80/20法則+複利法則+行事曆管理,讓你告別「整天瞎忙」的日子
Photo Credit: Ryan Hyde@Flickr CC BY SA 2.0
我們想讓你知道的是

你一定有過這種經驗:工作了十四個小時之後,晚上九點,你突然在想「我今天到底做了什麼?」請記住,你不能管理時間,只能管理生活,因此「時間分配」也可以說是「生活分配」。本文帶你運用行事曆教你如何分配時間。

文:羅伯・摩爾

如何分配時間

不能主宰時間,你就會被時間主宰。你一定有過這種經驗:工作了十四個小時之後,晚上九點,你突然在想「我今天到底做了什麼?」忙了一整天之後卻沒做什麼重要的事情,其實沒有比較好。

請記住,你不能管理時間,只能管理生活,因此「時間分配」也可以說是「生活分配」。

主宰你擁有的時間,你就可以主宰生活。

不要繼續花時間東奔西跑,一邊擔心昨天什麼做得不好,明天又有什麼事情會出差錯。建立時間區隔,分配每天的時間,在每段時間裡只關注當下。

行事曆管理

我不清楚你的行事曆管理風格是偏向軍事化,還是根本不用行事曆。假如我不能妥善管理行事曆,生活就會一團亂。過去十年來,我聘請的個人助理經常因為行事曆過於混亂而辭職,我才慢慢學會以下訣竅:

一、先速記,後整理

頻繁使用一年之後,行事曆看起來應該像是倫敦地鐵路線圖一樣混亂。檢查所有的固定行程,刪除已完成或者不相關的事件。理想的情況下,一年至少清理行事曆兩次,例如在每年的六月與十二月。除此之外,也要整理其他的設備,避免造成同步不一而複製到舊有的行事曆。例如,你在個人電腦上整理了行事曆,但沒有注意手機行事曆,或者你的個人助理並未同步更新行事曆。

與生活伴侶坐下來,一起檢驗行事曆是否按部就班進行,家庭與社交生活是否平衡。最好能夠同時思考願景和目標,因為這些事情彼此息息相關。你應該把願景與關鍵成果領域當成檢驗標準,思考自己是否應該投入更多時間陪伴所愛的人,是否能夠結合工作與假期,確定自己應該優先從事、停止或者堅持的目標。

二、在所有設備上與重要人士同步行事曆,並且提高行事曆的可見度

家庭、辦公室、手提電腦與行動設備都必須能夠存取你的行事曆。確保所有相關人士也能清楚察看你的行事曆,例如個人助理、商業伙伴、關鍵管理者與生活伴侶。如果光是想到要設定行事曆就會頭昏腦脹,找一個善於處理科技產品的人來幫忙。只要確實完成同步,讓對的人可以察看你的行事曆,就不會發生行程衝突,也不會佔用你原本設定的「請勿取消」時段。他們會清楚你的習慣與作息,也能逐漸知道不該在什麼時間打擾你。

三、在所有設備上同步行事曆

確定你能在所有設備上快速而簡單地存取行事曆,包括行動電話、手提電腦、家用電腦、辦公室電腦還有平板設備。

四、優先在一年前保留最重要的時間

這是最重要的行事曆管理方法。你必須在至少一年前就保留時間給VVKIK(願景、價值、關鍵結果領域、創造收入和關鍵績效指標)事件,例如重要的家庭活動、社交生活與工作重點。與你的伴侶坐下來,一起在行事曆上敲定固定的循環時間,並且註記「請勿取消」。

行事曆裡應該要保留時間給以下的生活槓桿重要事項和你可能非常熱愛的活動:

  • 假日(你能不能結合工作與假期?)
  • 與伴侶約會(白天與晚上都可以)、在家享受電影馬拉松。
  • 長途旅行、小旅遊或小孩的學校活動。
  • 規畫願景與策略。
  • 健康、體適能、健身房或其他重要嗜好與熱愛活動。
  • 與團隊重要成員碰面。
  • 重要的關鍵結果領域。
  • 發揮槓桿效益,將事情外包辦理。
  • 訓練和制訂經營系統。
  • 制訂和檢驗關鍵績效指標。

至少一年之前,你就應該把這些事情全部預先排進行事曆,根據各項需要,分別設定為每星期、每月或每年的循環活動,其餘的生活、時間與空間,就會自行填補到行事曆上的空缺。做不到的話,時間、空間與生活會佔滿行事曆,導致你沒有任何時間進行重要清單上的事項,進而感到不堪重負、困惑與沮喪。這是最有槓桿效應的一種方法,能夠解放大多數的時間,使你能夠最專注、最不浪費時間,並且最快邁向願景。

五、保留最有生產力的重要時間

把生活槓桿哲學應用到時間分配裡,仔細觀察你的每日能量與生產力。你在什麼時間狀況最好,最有生產力?什麼時段想睡覺,又會持續多久?什麼時候想要獨處?什麼時候喜歡社交?什麼時候想工作?什麼時候想休閒?什麼時候會覺得內心充滿鼓舞?

我曾讀過一些行動研究。有些人主張早起很好,但事實上,某些人就是喜歡深夜工作。有些人認為午睡很重要,中餐必須吃得清淡,一天睡眠時間是八小時,但也有一些人認為五個小時的睡眠時間就夠了。到底哪一個人的說法才是對的?

只要能夠配合你的習慣,發揮良好成效,就是對的。

問題是大多數的人不熟悉自己的能量與生產力,無法配合生活管理。接下來的兩個星期,請你記下自己的能量與生產力狀況。簡單的筆記就可以了,記錄每小時做的事情,什麼時候工作?什麼時候休閒?當時的感覺如何?什麼時候的狀況很好?什麼時候覺得辛苦?什麼時候覺得自己很有生產力?你會對自己的日常循環感到驚訝。把日常循環、習慣與行事曆結合在一起,就可以做到最少的時間浪費,獲得最大的成果。

把關鍵結果領域放在最有能量的時間,用想睡覺的時間處理例行的、不重要也不緊急的工作。把能夠有效做事的時間,用在關鍵結果領域與創造收入工作上。妥善安排假日,最好能夠配合小孩的學校行事曆以及每年你最不低潮的時候。不需要每天固定在十二點或一點吃午餐,配合自己的飲食作息即可。

歡迎來我的臉書交流想法與提供回饋,我會要求你對自己與工作記錄負責。

你現在已經可以用最適合自己的標準,實現充滿激勵的人生,不再有罪惡感或和他人比較的感覺,也不會遇到工作與能量的衝突,做到事半功倍,創造理想的行動生活

以下是我這幾年的體悟,希望可以幫助你重新設計生活,有些想法可能有用,有些或許不行,但你至少會得到一份藍圖,知道怎麼創造自己的理想生活。

  • 我最有生產力的時間是早上五點四十五分至八點半。
  • 最有效率的咖啡因攝取量:一天兩杯咖啡(超量會讓我成為心煩氣燥的偏執狂)。
  • 最有創造力的時間是早上六點半到八點半。
  • 下午五點四十五分之後就會昏昏欲睡。
  • 最佳進食時間是早上九點、下午兩點與晚上六點(絕對不要在晚上七點以後約我吃飯,我會變成最糟糕的伙伴)。
  • 喝酒對我沒有好處,就算有時候我以為會有什麼幫助也一樣,我絕對不喝酒。
  • 最佳睡眠時間:晚上九點到早上五點半。
  • 最好的鬧鐘:我兒子。
  • 最糟的會議時間:早上十點四十五分到十一點三十分(我喝第二杯咖啡前)。這個時間最適合從事不重要的例行工作,但我不太在乎例行工作。
  • 巴比的高爾夫時間:早上十點、下午三點或下午五點。
  • 最好的健身時間:早上八點半、十點或下午三點。
  • 最有生產力的工作場所:客廳、咖啡廳、任何景致好而且有無線網路的地方(但不是辦公室)。
  • 寫這本書的最好時間:早上四點半到早上八點半。
  • 用電子郵件傳遞工作指令的最好時間:每個人到辦公室之前。
  • 讀當天電子郵件、清空收件夾的時間:早上六點十五分到八點十五分,或者前一天的晚上六點。

這裡的重點在於,只要你開始熟悉自己的作息,養成至少五個以上的固定習慣,就能做到事半功倍、享受生活、實現生活槓桿哲學並且創造最大的不同。善加規畫一天的時間,有策略地控制生活,讓80/20法則與複利法則發揮作用,現在立刻實行吧!

六、善用循環與邀請功能

行事曆的循環功能可以讓你避免重大的疏忽、錯誤與失察。用循環功能把重要事情固定在行事曆上,設定為每日、每週、每月、每年循環,確保自己絕對不會忘記。這個做法適用在檢驗願景、價值、關鍵結果領域、創造收入和關鍵績效指標、重新保險、把資金移動到利息更高的銀行、保養車子、重要人士的生日等等。務必確定你的循環提醒設定在實際的事件時間之前,這樣才會有充足的準備時間。

把所有相關人士,或需要知情的人都加入到行事曆的邀請清單裡,例如負責執行相關工作的人、需要知道你近況的人、你的管理上司、你的個人助理、管理總監或配偶。

七、在「註記」欄寫入詳細的資訊與重點

在行事曆上寫「會議」並不是清楚詳細的資訊。如果某人邀請我開會,但我不能從行事曆資訊裡確定當初安排這個會議的原因,加上時間過得太久,已經想不起來,就會拒絕參與並且刪除會議邀請。你必須在行事曆的會議安排裡寫入詳細的重點、會議預期結果和詳細的議程。

八、每年更新與修訂行事曆

每半年或一年,重新檢閱和清除行事曆,確保VVKIK架構持續發揮槓桿效益。

你已經做到井然有序的行事曆時間規畫,也加入了個人能量與生產力作息,現在要追求的是訓練自己專注,依照行事曆的安排,一次只專注一件事情,徹底阻擋任何干擾。

一邊執行預定安排,卻又前顧後盼而舉足不定,只會讓你分心而忽略當下,但你必須做好當下,這裡才是進步與快樂。你只能做好當下,你也只能掌握當下。

以下的工具與技巧可以提升你的專注力:

  • 立刻行動

絕對不要拖延。不可以找藉口。先求有做,再求完美。追求珍貴的目標會促進腦內啡與血清素的分泌,改善我們的情緒。即使一開始的進展不多,但只要開始工作,就會讓人開心。「生活槓桿」的工作之道就是先求有做,再求完美,邊做邊調整。

  • 專注一件事

專注的英文是focus,意思是「堅持單一步調,直到成功為止」。用三十分鐘到九十分鐘,專注在單一關鍵結果領域或創造收入工作,遠離所有分心干擾,用一段休息時間犒賞自己格守紀律,不要產生錯覺,以為自己做了很多,所以每隔幾分鐘就切換不同的工作主題—這樣是浪費時間,但你卻自我感覺良好。汽車引擎需要提高溫度才能發揮性能,高檔跑車甚至會在溫度足夠之前限制加速,你也要等工作一段時間之後才會進入最佳狀態。

每次切換工作主題之後,你必須重新熱機,才能回到狀態內。反覆熱機造成時間浪費。九分鐘只做一件事情和九分鐘做了九件事情會帶來極大的不同,在同樣的工作時間內,前者可能創造了七十五分鐘的珍貴成果,後者卻只有三十分鐘的實際價值。

如果你夠聰明,也可以把性質相似的工作排在一起,節省熱機需要的時間,讓能力與專注力發揮最大效用。你可以在一天連續安排三場會議,在手提電腦上準備所有需要的資料,不需要再回去辦公室拿,也要把所有需要用到的帳號密碼資訊準備在手邊,節省搜尋的時間。

  • 阻隔所有干擾和時間浪費

保持對VVKIK的高度專注,你會知道自己應該多做什麼,放棄什麼。處理重要的關鍵結果領域與創造收入工作時必須專注,遠離所有干擾。不要讓任何誘惑有機可乘,不要打斷自己!事先戴上大耳機,如果別人對你說話,就可以兩眼空白看著他們。

你必須弄清楚什麼事情會導致時間浪費,並且完全避免。以下是我外包給研究員的調查結果,列出了一天之間常見的時間浪費與比例:

電子郵件:40%
社群網站:30%
手機訊息通知:15%
上網:5%

我還想額外補充:處理別人的問題、不斷暫停和恢復工作狀態、爭執和辯論。請你也要忽略這些,特別是別人的問題。他們會想辦法說服你,讓你以為這是你有義務要處理的問題。

請你根據現實情況,評估對方提出的問題會造成多少衝擊與緊急程度,如果只是日常瑣事,把他們丟給別人處理。

處理關鍵結果領域與創造收入工作時,絕對不要接電話。如果真的有急事,他們會找到方法聯絡你。關掉所有鈴聲與噪音。

相關書摘 ▶以投資客的眼光看待時間,它會跟錢一樣遵守「複利法則」加倍奉還

書籍介紹

本文摘錄自《生活槓桿:短時間發揮最大生產力,讓事業、生活、財富達到完美平衡的工作哲學》,商周出版
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作者:羅伯・摩爾(Rob Moore)
譯者:林曉欽

《生活槓桿》不是一本關於「時間管理」的書,而是一種生活哲學,就像「只用一個支點,就能撐起全世界」的「槓桿原理」一樣,用最少心力,換取最大產能,進而創造更多私人時間,讓你拿回人生的主導權!從負債累累,到搖身成為英國最大房地產企業家的羅伯.摩爾,根據己身經驗,並蒐羅各界成功人士例證,援引大量文獻及研究結果,淬煉出 25 個最獨到、最省力的成功心法,其顛覆程度絕對令你咋舌稱奇。

  • 沒有時間管理這回事!

每個人一天都只有24小時,不多也不少,你怎麼有辦法「管理」它?你只能管理你的生活、決策、行為與情緒,將時間價值最大化。問題從來不是時間的多寡,而是你使用與投資時間的方法。

  • 「公、私」不用太分明!

你以為工作與生活真的可以達到平衡嗎?別癡人說夢了!想要獲得最大的幸福與自由,唯一的方法就是選擇一份同時能夠成為熱情的職業,結合工作與私人時間。如此便能用熱情餵養工作,用工作支持生活,創造生活與工作的正向循環!

0704【商周】生活槓桿-立體書封
Photo Credit: 商周出版

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航