善用Word「限制編輯」與Excel「保護工作表」,填寫表單不再出錯

善用Word「限制編輯」與Excel「保護工作表」,填寫表單不再出錯
Photo Credit:Zoltán TillCC BY-SA 2.0)
我們想讓你知道的是

如果要用Word或Excel寄送訂購單、合約、報表等資料給客戶填寫,但是不希望對方亂改內容,只想允許對方編輯文件裡的少數區域,那麼利用幾個簡單功能,就能完成有效的保護設定。

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我要提供一些訂購單給客戶填寫,訂購單上有些內容是我這邊填寫好的,客戶只要修改其中一小部分欄位即可,但如果整份文件給客戶,很可能客戶一不小心填錯了地方,這時候有沒有辦法在文件中「主動提醒和限制」客戶應該填寫和不應該填寫的欄位?

或者有一份備忘錄要讓合作者查看,請他在其中有爭議或有需要之處填上自己的意見,但又不希望他改動到備忘錄其他地方,有沒有辦法在合約中「加上密碼限制」,只允許對方修改部分地方,若要修改其他地方必須知道密碼的人才能解鎖?

這時候假如使用微軟的Office文書工具,那麼在Word和Excel中,都有很簡單的功能可以「限制編輯區域」「加上密碼保護」,這樣一來無論是訂購表單、合約文件,都能安全地傳遞給客戶查看,並且避免他們改錯地方。

這是個簡單且行之有年的功能,不過不一定所有文書工作者都有善加利用,所以今天這篇文章就來做一個推薦介紹。

在試算表的保護上,基本上Google試算表可以做到Excel能做的。不過在文件的保護上,Google文件則沒有Word那樣更有彈性的密碼保護功能,請看我下面的教學。

一、如何在Word中限制編輯區域與加上密碼保護?

Step 1
假設我現在有一份備忘錄、訂購單,需要傳給客戶或同事補充部分內容,但是我不希望對方填寫新內容時,不小心動到不需要改動的地方。

例如下圖是我常用的一個「會議紀錄格式」,我需要對方在會後補充上一些內容,但不要改動到我已經整理好的部分。

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Photo Credit: 電腦玩物

Step 2
這時候,我打開Word上方的「校閱」功能面板,開啟「限制編輯」功能。首先我會勾選「編輯限制」下的「僅允許在文件中使用此類型的編輯方式」,然後選擇「不允許修改」。

這是什麼意思呢?這個意思就是先把「整份文件鎖起來」,先設定整份文件都不允許修改。

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Photo Credit: 電腦玩物

Step 3
當整份文件都不允許修改後,接著我就開始「開放部分可以修改的例外」。

先在文件中圈選出想要允許修改的區域,然後到「例外」中勾選「每個人」。這時候的意思就是讓其他人可以編輯我圈選起來的區域。

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Photo Credit: 電腦玩物

Step 4
我可以分次圈選多個不同的區域,例如一份文件中可能有不同地方的段落、欄位可以允許修改,就一一照著上述步驟完成例外設定。

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Photo Credit: 電腦玩物

Step 5
設定完成,最後按下「是,開始強制保護」。

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Photo Credit: 電腦玩物

Step 6
然後設定這份上鎖文件的解鎖密碼。

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Photo Credit: 電腦玩物

Step 7
這樣就完成我需要的設定了。
把這份文件傳給客戶填寫,當客戶想要填寫其他欄位時,會發現無法進行編輯,上方的功能列也都呈現灰色狀態。

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Photo Credit: 電腦玩物

Step 8
而在可以編輯的區域,會出現黃色螢光筆的提示,客戶就能更明確知道自己要填寫哪些部分。

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Photo Credit: 電腦玩物

Step 9
我拿回文件後,如果不需要繼續鎖定文件,可以回到「限制編輯」,按下最下方的「停止保護」,然後輸入密碼解鎖即可。

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Photo Credit: 電腦玩物
二、如何在Excel保護工作表與用密碼解鎖欄位編輯?

Step 1
那麼如果要寄給對方填寫的是Excel表格呢?也一樣有類似功能可以進行保護。

首先打開Excel,同樣進入到「校閱」功能面板,就可以看到保護工作表、允許編輯範圍等功能。

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Photo Credit: 電腦玩物

Step 2
Excel中的設定邏輯是這樣的,我先決定哪些欄位要允許對方編輯。

把允許編輯的欄位圈選起來,然後點一下上方的「允許使用者編輯範圍」,按下「新範圍」,輸入密碼後,就能建立這個區域的編輯與解所設定。

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Photo Credit: 電腦玩物

Step 3
你可以重複這個動作,把需要密碼解鎖、想要允許編輯的範圍一一設定好。

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Photo Credit: 電腦玩物

Step 4
允許編輯的範圍都設定好後,點一下「保護工作表」,然後在「取消保護工作表的密碼」處設定好密碼,按下確認。
這樣一來,這份工作表的其他區域就會設定成不允許其他人編輯,除非其他人知道密碼可以解鎖整份工作表。

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Photo Credit: 電腦玩物

Step 5
而當我把這份Excel表格傳給對方後,對方點擊其他區域都無效。
但如果點擊我允許編輯的特定區域,這時候會請對方輸入這個區域的特定密碼,密碼輸入正確,就能單獨解鎖這個欄位區域的編輯。

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SPhoto Credit: 電腦玩物

Step 6
如果一份Excel試算表,我要讓A編輯甲區域,讓B編輯乙區域,我就在甲區域和乙區域的允許編輯設定中設定不同密碼,把不同密碼告訴A和B,他們輸入各自的密碼,就能分別編輯兩個區域了。

這是Excel上的鎖定與解鎖邏輯。

下一次如果你要用Word或Excel寄送訂購單、合約、報表等資料給對方填寫,但是不希望對方亂改內容,只想允許對方編輯文件裡的少數區域,那麼利用上述功能,就能完成有效的保護設定。

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Photo Credit: 電腦玩物
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本文獲電腦玩物授權刊登,原文於此

責任編輯:吳冠言
核稿編輯:李牧宜

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