別再用老掉牙的Dear、Sincerely,教你寫出專業的商用英文email

別再用老掉牙的Dear、Sincerely,教你寫出專業的商用英文email
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我們想讓你知道的是

寫英文email好頭痛,一樣的稱呼、一樣的結語詞、差不多的冗言贅字。你犯了什麼樣的商業email書寫錯誤呢?這篇整理出商業書寫裡常遇到的問題、忌諱,VoiceTube教你成為職場溝通達人。

文:Bonbee Yang

開頭稱呼語 greeting

看看以下三種email開頭的表達:

Dear Peter
親愛的彼得

Hi, Peter
嗨,彼得

Hello, Peter
哈囉,彼得

不同的稱呼語會給人不同的感覺,打開你的email草稿匣看看,你都是怎麼打稱呼語的呢?

《富比世》雜誌上一篇文章〈Hi? Dear? The State Of TheemailSalutation〉的編輯Susan Adams寫到,根據她的觀察,以及做了許多口頭訪問後,發現Hi已經比Dear更頻繁地被使用。

過去我們總覺得用Dear才是最有禮貌、尊敬的用法,但是其實Hi的語氣較輕鬆,更能拉近你與收信者的距離。因此,下次寫信時,Dear可不是唯一選項喔。試試別種用法,創造不同氣氛,或許更能得到你想要的回應。

錯誤/過時用法

以下用法有的是台灣人自創,有的是英語系國家早已不會使用的過時用法,要多注意了。

(X) Dears, 錯誤,台灣人自創

(X) Dear all, 用法雖然沒錯,但是不太尊重每一個人的個別性,可改用 Hi, everyone

(X) Dear both, 錯誤,台灣人自創

(X) Dear Sir, 過於制式及老套,像中文裡的「敬啟者」

(X) Dear boss, 過時、老套

商業email三大忌諱

寫英文email確實不是件容易的事,尤其有時又要面對以英語為母語的外籍商業人士,難免會犯下一些小錯,但是有些通病,知道了就要避免發生啊。

忌諱一:懶散

做任何事切記就是不可懶散。看看以下兩句對照:

(X) BTW, need u 2 sign this, thx.
對了,你再幫我簽一下這份文件,謝啦。

(O) Please sign this document. Thank you!
麻煩你幫我簽署這份文件,謝謝。

非正式的縮寫,若是跟朋友傳LINE還可以,但若是撰寫用於正式場合的商用email,可千萬別犯下這種錯誤。

忌諱二:!!!充滿驚嘆號

適當的驚嘆號可以用於表達熱烈情感與良好禮儀,然而一旦過多,效果可會適得其反,我們看看以下例子:

Good job!!!

Well done!

Outstanding!

一個驚嘆號,表達的反而是比三個驚嘆號來得更有力、直接的收尾。

要向主管報告壞消息時,記得要把驚嘆號收起來…

I am so sorry this happened!!! 我很遺憾發生這種事!!!

這可會造成反效果的。

忌諱三:過度簡化主旨

身為一位職場大忙人,如果你今天收到一封主旨為「會議」、meeting的信件,第一反應當然是忽略它,等有空再點開來看。因此,一封成功的信件,應該要闡明信件主題,讓收信人可以在第一時間就知道這封信想傳達什麼,自然就會盡快回信。

看以下兩個主旨,你就知道有什麼不同:

(X) meeting 會議

(O) marketing weekly meeting @ 9 am 早上九點行銷例行會議

email錯誤率最高的字

很多人會覺得用膩了thanks或thank you,覺得換個字看起來會比較厲害,所以就會選擇使用appreciate來表達「感謝」,但這可是大錯特錯。看看下面四個句子:

(X) I appreciate you for the opportunity.

(O) I appreciate the opportunity.

(O) Thank you for the opportunity.

(X) He thanked for the opportunity.

appreciate並不等於thank,thank後面接人,appreciate後面不接人,而是接一件事。

email結語

一封完整的email絕對少不了好的結語,出色的書信收尾要看對象,更要看狀況,下面列出一些常見的結語,後面也附上收件者可能會有的感受,讓你更知道什麼場合該選什麼結語。

Regards — 較沒有表示文字的溫度,可能會給人冷淡無情的感覺

Sincerely — 有些人可能會認為有點做作

應改用 Looking forward to 期待您

Looking forward to your reply/feedback. 靜候佳音。

Regards前面也可以加上kind, warm, best,這會使千篇一律的Regards更有溫度喔。

Cordially —嚴肅場合、談判適用

應改用Thank you for感謝您……

Thank you for your time. 感謝撥冗。

另外,還有一種文末常見的錯誤用法,你有這樣寫過嗎?

Thank you in advance. 先謝謝你了。

在中文裡聽起來很有禮貌的一句話,在外籍商業人士看起來卻是非常不舒服,是聽起來自以為是、冒昧的說法。要小心別弄巧成拙了,你可以改成這種說法:

Thank you for considering my request. 謝謝你考慮我的要求。

Thank you for any help you can provide. 謝謝你提供協助。

I will appreciate your help with this situation. 很感謝你願意幫忙。

這些更「白話」的說法,不僅能表達更多禮貌,也能讓人感受到你的誠意。

本文經VoiceTube看影片學英語授權刊登,原文發表於此

責任編輯:翁世航
核稿編輯:楊之瑜


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