想在日常工作中增加執行力,你需要這四個紀律

想在日常工作中增加執行力,你需要這四個紀律
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我們想讓你知道的是

日常工作忙不完,如何徹底執行策略目標?《與成功有約》作者提出了明確的四個紀律,幫你在「旋風」中依然可以達成最重要的目標,讓公司和組織往前邁進。

文:蕭恩.柯維、克里斯.麥切斯尼、吉姆.霍林

前情提要 ►上班族必看:「執行」的真正敵人是你的日常工作

執行力的四項紀律

我們有好消息,也有壞消息。好消息是,在旋風中執行策略或計畫時,其實有法則可以依循;壞消息是,一旦違背某些法則,就會立即產生後果。

紀律一:鎖定極重要目標

基本上,如果你試圖做更多事,實際上能完成的事將會更少。我們全都生活在這個嚴酷、無法逃避的現實原理中,但多數領導者都忘了這個原理,為什麼?因為聰穎能幹、有雄心抱負的領導者即使比別人更明白這個道理,還是不想少做事,只想做得更多。

面對一個好構想,你已經很難說「不」了,面對一個優異的構想,那就更難拒絕了,不是嗎?但是,好構想的數量幾乎都多過你和團隊能夠執行的數量,因此,你的第一項挑戰就是:聚焦於極重要的目標。

在實行這項紀律時,首先要停止同時改進所有項目,只能選擇一、兩件最重要的事,我們稱此為「極重要目標」,讓團隊清楚知道這是最要緊的目標。如果無法達成,其他成就可能就變得無關緊要了。

如果你正打算執行五個、十個,甚至二十個重要目標,那就意味你的團隊根本不能集中專注。不能聚焦,只會讓旋風的強度增大,稀釋團隊的力量,使成功機會降低到近乎於零。當組織最高層級有太多目標時,問題就更嚴重了,因為這些目標會在組織中像瀑布一樣層層分流成數十個、甚至數百個小目標,然後形成一個複雜網絡,最後執行的成效必然不彰。

反之,當你讓團隊聚焦於一、兩個極重要目標時,團隊可以輕易區別什麼是真正優先的要務、什麼是旋風,繼而從面對許多定義寬鬆、難以溝通的目標,變成聚焦於少數可達成的目標。

因此,第一項紀律是聚焦,缺乏這項紀律,就無法達成目的。然而,這還只是開始而已。

紀律二:從領先指標下手

這項在槓桿點上施力的紀律,乃是基於一個簡單原理:每個行動的重要性與影響程度不一,某些行動的影響程度比其他的來得大;若想達成目標,就得辨識出這些影響較大的行動。不論訴求什麼策略,所有進展都將由「落後指標」與「領先指標」來評量。

落後指標是極重要目標的追蹤評量指標,通常我們會花最多時間在這些指標上。營收、獲利、市場占有率、顧客滿意度,這些全都是落後指標。也就是當你收到這些績效數字時,與其相關的作為與表現早已成了過去式,無法改變。你也只能為這些指標祈禱了。

領先指標所評量的是:團隊為達成目標所必須做的、最有影響力的事。基本上,領先指標評量正是那些會左右落後指標成敗的新行為。新行為可能相當簡單,例如在麵包店供應顧客試吃品;也可能極複雜,例如在設計噴射機引擎時必須遵守規定的標準。

好的領先指標具有兩個基本特徵:能夠預測達成目標的可能性,而且團隊成員可以影響它。以「減重」這個簡單的目標為例,實際減少的公斤數是落後指標,每天攝取的熱量和每週運動時數則是兩項領先指標。這些領先指標具有可預測性,只要做到了,就可以預測下週的體重(落後指標)。而這些領先指標是可以被影響的,因為每天攝取的熱量、每週運動的時數等新行為都操之在己。

多數領導者太過聚焦於落後指標,以致「施力於領先指標」這項紀律聽起來有違直覺。但請別誤會,落後指標並非不重要,它們是你最後要達成的最重要項目,然而正如其名,領先指標將幫助你達成那些落後指標。辨識出你的領先指標後,它們就會成為達成目標的關鍵槓桿點。

紀律三:設置醒目計分板

在持續追蹤進度的情況下,人們的行為就會不一樣。你可以觀察一下青少年打籃球,你會發現,從開始計分的那一刻起,他們的表現就大為不同了。不過,此處強調的是:個人追蹤自己的進度,而非由他人代勞。如果是自發性的進度追蹤,那行為的改變就更明顯了。

這是一項提升人員投入程度的紀律。基本上,表現最佳者多半是那些投入情感的人;在能夠掌握得分、知道自己是贏是輸的情況下,投入程度最高。試想,站在帷幕後面打保齡球,剛開始可能覺得有趣,但一段時間之後,不論你多麼熱愛保齡球,在無法看到有幾支球瓶倒下的情況下,很快就會覺得無趣。

專門針對成員設計的計分板能夠驅動最高投入程度,這種計分板最好由成員自己設計。表格必須簡單到讓團隊成員能一目了然,立即判斷自己所在位置、是贏或輸。否則,成員執行的事項會在日常工作的旋風中漸漸被遺棄。團隊成員如果不確定自己正往勝利走去,就很有可能正向失敗靠近。

紀律四:落實當責

前三項紀律是為行動做準備,第四項則是執行實際發生之處;在實行第四項紀律之前,團隊尚未進入行動中。此項紀律乃基於「當責」原則:除非能持續讓成員對彼此當責,否則目標很容易在旋風中崩解。

凡是懷有重要目標的團隊,必須定期且經常舉行會議,至少每週一次、每次不超過三十分鐘。團隊成員在會議中彼此對目標進展結果當責,不能拿日常工作的繁重當藉口。這就是所謂的當責機制。

在每週的會報中,團隊成員都要回答一個簡單問題:「下星期,在日常工作之外,我能夠做哪些對目標最有幫助的事?」然後,在下次會議時,成員輪流報告自己是否履行了承諾,領先指標、落後指標的進展如何,並提出接下來的承諾。每個人只需要花幾分鐘時間,就能完成這些報告。

此外,要讓團隊成員自訂承諾。如此一來,他們更容易將這些承諾視為己任。相較於上級下達的要求或命令,團隊成員總是對自己的構想更為重視與投入。更重要的是,讓團隊成員彼此做出承諾,使這些承諾不再只是為了工作績效,而是個人對其他夥伴、乃至整個團隊的承諾。


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