你的商用英文email寫對了嗎?四封範例讓你避開這些超糗錯誤

你的商用英文email寫對了嗎?四封範例讓你避開這些超糗錯誤
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我們想讓你知道的是

在職場中每個人有溝通不良的經驗,把商業信件寫好是掌握工作的第一事項。撰寫英文商用email大忌,你中了幾項?到底要怎麼樣有效率地使用商業信件溝通?來看看這幾個原則。

文:Cindy Wang

先看看這部影片介紹了哪些專業商業書信該避免的五大重點,你犯過這些問題嗎?

商業英文五大建議(05 quick tips to improve your Business Writing – Business English Lesson)

再來,看看詳細的介紹。主管督導員工的工作品質,一定有需要與大家溝通的時候。可是如果用的詞語太犀利又太強勢,大家看了信以後第一個反應一定會很不高興。如果已經傷和氣了,接下來要做事時如果還有問題出現,只會越來越難溝通。

我們先看一封目的是要求員工改進,可是寫得不專業、又長又傷人的信件

1a)Dear employees,
1a)親愛的員工,

After careful reviews of the weekly reports that some of you have been writing, 2a)I can no longer hold my tongue about the apparent mistakes.
在細心的檢查你們有些人寫的每星期的報告之後,2a)我已經沒有辦法再對這些錯誤保持沈默了。

3a)I must make myself clear, that, spelling errors and grammar mistakes are absolutely not allowed. 4a)The behavior of not checking your spelling and grammar before sending in a formal report is totally unprofessional, and unacceptable
3a)我必須說清楚。錯字與不正確的文法是絕對不允許的。 4a)你們沒有在交報告之前再次檢查拼字與文法,很不專業,也不能被接受。

5a)Regarding the format, each of you has invented a way to write the date. 5b)Some of you wrote 03162016, some wrote 16th March, 2016, while some prefer 2016, March 16th. 2b)For crying out loud, please try to be professional, and use the format that we have always been using: March 16th, 2016.
關於格式,5a)你們好像每個人都發明了一種寫報告上日期的格式。5b)有些人用03162016,有些人用16th March, 2016,有的人更喜歡2016, March 16th.。 2b)我真的拜託你們,請盡量專業一點,並使用我們一貫的格式:March 16th, 2016。

6a)I have included a perfect sample that I have written. Try to get it right from now on, because every single one of you is expected to turn in reports just like the one attached.
6a)我在附件夾帶了一個我寫的完美的樣本。從現在開始,每一個人都要交出與它一樣的報告。

7a)Remember that, I will be happy to find others who are competent enough to meet my expectations. 8a)I am making myself clear. 8b)Please do not make me repeat myself, again!
7a)請記住,我會樂意去找其他有能力的人來滿足我的期望。 8a)我講清楚。 8b)請不要讓我再重複我的話了。

Thank you!
謝謝。

如果看了信以後已經有點火大,不要動怒,它只是一個不好的例子,而不對的地方也被列出來了:

一、不要叫同事員工。

1a)Dear employees,
在職場的團隊中每個人都是同事。說 “Dear employees” 聽起來好像在叫身份卑微的屬下。

二、不要用俚語(do not use slang)。

2a)I can no longer hold my tongue
「我不能再保持沈默」聽起來就是有很大的不滿,要吵架的前兆。

2b)For crying out loud,
「真的拜託你們」這樣的用語也太情緒化了。

三、加重語氣、驚歎號、與一再表示對於對方的不滿對問題沒有幫助。

3a)I must make myself clear, that, spelling errors and grammar mistakes are absolutely not allowed on your weekly reports!
「我要講清楚」,與在「不准」前面加一個「絕對」完全就是非常火大、要教訓人的口氣。

四、不要用惡言評論員工的行為與能力。

4a)The behavior of not checking your spelling and grammar before your send in a formal report is totally unprofessional, and unacceptable.
寫錯字與文法不正確是需要加強的專業性,不是什麼「行為」。

五、不要小題大作。

5a)Regarding the format, each of you has invented a way to write the date.
不要用嘲諷的語氣來指出別人需要改進的地方。

5b)Some of you wrote 03162016, some wrote 16th March, 2016, some prefer 2016, March 16th.
把不滿的地方放大檢視只有負面效果。

六、不要炫耀(do not brag)。

6a)I have included a perfect sample that I have written.
主管的能力不需要自我表揚

七、不要威脅(do not use threat)。

7a)Remember that, I will be happy to find others who are competent enough to meet my expectations.
不需要強調自己有權利裁員、把機會給別人。

八、不要一再強調(avoid overemphasis)對方不對的地方只會再次的傷人。

8a)I am making myself clear.
就算是最後也不必用警告的態度告知對方。

8b)Please do not make me repeat myself, again!
重點早就講過了,不用重複。


再來參考一封精準、也同時體諒各方立場的專業信件

1a)Hi Team,
1a)夥伴們,

2a)Thanks for always filling out your weekly reports promptly. Nevertheless, while reviewing them, I have found some consistent mistakes.
2a)感謝大家總是是及時填寫您的每週報告。然而在審查時我找到了一些一致的錯誤。

3a)Before submitting files in the future, please make sure you check the following: 3a)
以後在提交文件之前,請務必你檢查以下事項:

  1. Double check the spelling and grammar. 4a)For instance, “The clients express there concerns of the customer service’s efficiency.” is incorrect. The correct sentence should be, “The clients have expressed their concerns regarding our customer service’s efficiency.”
    仔細檢查拼寫和文法。 4a)例如: “The clients express there concerns of the customer service’s efficiency.” 不正確。正確的句子是:“The clients have expressed their concerns regarding our customer service agents’ efficiency.”
  2. When you fill out the date, 4b)please always use the format March, 18th 2016. And do not use numbers to represent the month, 5a)because that often causes confusion for the person who reviews the files.
    當您在填寫日期時,4b)請始終使用March, 18th 2016 的格式,也不要用數字來表示的月份,5a)因為這往往會造成審查文件者的困擾。
  3. Please always use the same font, font size and indentation. 4c)Please refer to the attached file.
    請使用相同的字體與邊線距離。 4c)請參考附件。

2b)I believe we will continue to perform well this quarter. Your weekly reports are essential while demonstrating our team’s exceptional effort.
2b)我相信我們本季會繼續表現良好,而各位的每週報告的專業性是展示我們團隊的努力的必要事項。

5b)If you have any questions, please do not hesitate to contact me.
5b)如果您有任何疑問,請問我。

2c)Thank you!
2c)感謝你。

分析一下精準信件的可用之處

一、對同事可以用友好的稱呼來開始。

1a)Hi Team,
大家多認識了,叫「伙伴」是很恰當的稱呼。

二、禮貌與正面評語是帶領團隊的必要事項(be positive)。

2a)Thanks for always filling out your weekly reports promptly.
先講好的地方。

2b)I believe we will continue to perform well this quarter,
雖然有要改進的地方,還是要表達對伙伴們的信心與期待。

2c)Thank you very much!
簡單說謝謝,表示你沒有忘記他們的苦勞。

三、不要去挑剔已經發生的事情,講從現在開始要如何改進。

3a)Before submitting the files in the future, please make sure you check the following:
明確表達重點是要「提升工作品質」, 讓效果越來越好。。

四、簡單明瞭的舉例(be clear)。

4a)For instance,
「例如」是很好的開場白。

4b)please always use the format March, 18th 2016.
用一個對的例子,同時以後表示一定要一直用同樣的模式。

4c)Please refer to the file attached.
簡單的提及你夾帶了附件希望大家參考。

五、保留想像力中對話的空間(leave space for a dialogue)。

5a)because that often causes confusion for the person who is reviewing the files.
稍微的解釋一下你的要求是很合理的。

5b)If you have any questions, please do not hesitate to contact me.
讓大家知道就算真的還是不懂或有疑問,還是有再溝通的空間 。

【職場的進擊】寫 E-mail 還摸不著頭緒嗎?教你小技巧,你也能快速寫好。(How to write a professional E-mail?)

老闆與員工,同事之間的溝通往往會達到一種熟悉的模式。可是如果不是同一個公司裡的人,當在做對外的溝通時,需要更加的注意態度與語態。保持禮貌當然是第一原則,可是如果太客氣、謙虛、又想要示好,看信的人如果不笑出來,也會一頭霧水,以為你要跟他談戀愛了。


看下一封與客戶溝通時太感性又太興奮的信

1a)Dear Sir,
1a)親愛的先生,

It was great talking to you on the phone earlier. Thank you for your time, and 2a)I am ecstatic that we have reached a consensus.
很高興稍早能夠跟您講話。2a)達成了協議更讓我欣喜若狂。

I will send the contract to your office via express mail. 3a)I noticed that you have two branches downtown, please let me know the legitimate branch for the contract, and 4a)confirm the address with me.
我會用快遞將合約送到您的辦公室。3a)我注意到貴公司在市中心有兩個門市,請讓我知道合約該送到哪個門市,4a)並與我確認地址。

5a)It’s an utmost honor to do business with you. I am looking forward to our collaboration. 4b)Please let me know the correct address, 6a)and I’ll most certainly get the contract to you as soon as possible.
5a)與您做生意是一種至上的榮譽。我期待繼續與您合作,4b)並請記得給我正確的地址,6a)而我一定會把合約給您送到。

7a)Yours truly,
7a)真誠的,

Samantha
薩曼莎

分析一下這封信的問題所在

一、不要用 Sir / Madam。

1a)Dear Sir,
客戶都是平輩,如果已經認識了就直接的用名字來稱呼對方。

二、避免使用太情緒氾濫的詞語(don’t be emotional)。

2a)I am ecstatic that we have reached a consensus.
達到共識是好事,可是不要形容成是人生喜事一樣。

三、正式的信件不要用口語用詞。

3a)I noticed that,
「我注意到」、「我想」、「我認為」、「我覺得」都是聊天時常出現的口語,在寫信是都是過多的累贅。尤其是專業性的溝通,有事情就直接的進入重點。

四、不要重複 (avoid redundancy)。

4a)confirm the address with me.
請對方確定一次就夠了。

4b)Please let me know the correct address,
一再二三的提醒對方做簡單的事會讓人覺得你太囉唆。

五、不要用巴結的語氣(do not grovel)。

5a)It’s an utmost honor to do business with you.
談生意成功了可以說 “It’s been a pleasure working with you”,不要把對方當皇帝一般崇拜。

六、不要用誇張的口氣與口語(do not exaggerate)。

6a)and I’ll most certainly
當事情要辦好了就說 “I will” “We will” “My team and I will” 就好了。不要無厘頭的說「一定會」、「確定會」。

七、信尾也不要表達情感。

7a)Yours truly,
“Yours truly” 比較適合感情深厚的人來用,像是家人或好朋友要表達「您真誠的朋友」。商業信件不是情書,只要簡單的寫 “Sincerely,” “Best,” “Best regards,” 就可以表達誠意了。


看下面這封信如何用幾句話就代替了長篇大論

1a)Dear Thomas,
1a)親愛的湯瑪斯,

2a)Thanks for calling earlier, and it was wonderful talking to you as always.
感謝剛才的來電,與你聊天都是很愉快。

2b)I am happy that we have reached a consensus, and we will send the contract to you 3a)via express service. 4a)Please let me know which branch you would like us to send the contract, and I’ll confirm the address with you.
2b)很高興我們已經達成了協議。我們將用快遞把合約送過去。4a)請讓我們知道哪一個門市是正確的,我會再與你確認地址。

5a)It’s been a pleasure working with you, and I look forward to future collaborations.
與你合作愉快,我期待未來再次的共事。

6a)Thanks again and best regards,
再次感謝與問候,

1b)Sam
莎姆

分析一下精準信件的可用之處

一、稱呼適當。

1a)Dear Thomas,
已經認識的客戶在西方禮貌中都可以用名字來稱呼。「親愛的湯瑪斯」是很適當的稱呼。如果對方有說過可以叫他「湯姆」(Tom),就可以直接的寫 “Dear Tom,”。

1b)Sam
就算對方都很客氣的稱呼「薩曼莎」(Samantha),還是可以寫「莎姆」(Sam),加強一點友善的感覺。

二、禮貌性的問候與敘述概況(be polite and update)。

2a)Thanks for calling earlier, and it was wonderful talking to you as always.
如果最近才有通話,可以感謝來電與對方的時間。

2b)I am happy that we have reached a consensus,
達到共識是好事,就直接大方的說高興(happy)就好了。

三、表達重點(get to the point)。

3a)via express service.
表達剛剛那件公事的後續發展,告知對方自己已經用謹慎的態度處理那份文件了。

四、問問題要簡單明瞭(ask the correct question)。

4a)Please let me know branch you would like us to send the contract, and I’ll confirm the address with you.
對方當然知道自己在哪裡、有幾個門市,溝通的重點是要發文件的人知道正確的地址。

五、最後客氣地描述愉快的感覺。

5a)It’s been a pleasure working with you, and I look forward to future collaborations.
高興的感覺可以表達,可是重點還是要放在專業的合作,不要有任何私人的情緒與敘述。

六、結尾可以簡單表達與問候。

6a)Thanks again and best regards,
信的最後可以簡單的說謝謝,不用再強調謝什麼了。

本文經VoiceTube看影片學英語授權刊登,原文發表於此

責任編輯:翁世航
核稿編輯:朱家儀