五個商用英文email小訣竅,幫你讓對方留下好印象

五個商用英文email小訣竅,幫你讓對方留下好印象

我們想讓你知道的是

寫商用英文信件通常比口說還容易,因為你不必擔心發音的問題,而且有足夠時間編輯你的英文信件內容。但是有一些規則是當你撰寫英文信件的時候必須記得,這會讓你的信件令人留下深刻的印象。

文:Wil

寫商用英文通常比口說還容易,因為你不必擔心發音的問題,而且有足夠時間編輯你的信件內容。但是有一些規則是當你撰寫信件的時候必須記得,這會讓你的信件令人留下深刻的印象。

1. Know your email terms

英語電子郵件會使用許多特殊術語,在你發信之前,請先確認你已經了解這些術語所代表的意思。

Reply to all
回覆所有人,意思是你的郵件將會回覆給所有原來收到信件的人。

Cc(carbon copy)
副本,是將你的郵件寄副本給其他需要了解此內容的相關者。

Bcc(blind carbon copy)
密件副本,如果你要寄送郵件給多個收件者,並希望隱藏所有收件者的電子郵件地址,可以選擇使用bcc。

Forward
意思是將此郵件轉發給其他人,有的時候會縮寫為fw。

2. Use the Right Greeting

假如你用email寫信給你的朋友時,開頭使用Hey來當作問候語並沒有問題,但是最好不要用這種方式寫給你的客戶夥伴。同時,避免用過於正式或傳統的慣用語,例如:Dear Sir,最好是寫Dear Mr./ Ms.加上對方的姓氏。如果你和對方是工作方面的關係,你可以只是寫他們的名字(例如 Dear John)。

3. Keep it Short and Clear

信件內容要簡短有力。如果能將一封英文電子郵件寫得清楚且有組織,不僅可以讓閱讀者快速了解你所要表達的意思,還可以展露出你個人出色的語言及文字能力。

首先,你的電子郵件的第一句必須要清楚的說明你來信的目的,之後的每一個段落最好也在第一句就先闡述此段的重點。

可以使用一些字像是first, second, next, and finally來引導讀者你這段正在說明的論點。

最後,在郵件的結尾,可以這樣寫:If you have any other questions, please feel free to contact me. 來引導你的讀者詢問你更多資訊。

4. Be polite and tactful(得體的)

文字內容要有禮貌且得體。假設你的電子郵件主要目的是要詢問某件事情或某物, 可以用I am interested in… 來當起始句。最好不要用I want…,這只會顯得你很無禮。

5. Always end the email correctly

在信件的後面寫上:I am looking forward to your reply, thank you,Sincerely這些都是很好讓你的讀者留下好印象的方法。

本文經EF English Live線上英文授權刊登,原文發表於此

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航