《讓自己快速進化的PDCA筆記術》:善用四步驟GTD時間管理法,杜絕「瞎忙」

《讓自己快速進化的PDCA筆記術》:善用四步驟GTD時間管理法,杜絕「瞎忙」
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我們想讓你知道的是

GTD(Getting Things Done)時間管理法的流程,是利用以下四個步驟逐漸提高工作的生產效能:步驟一「這是該做的嗎?」步驟二「內容複雜嗎?」步驟三「能在兩分鐘內完成嗎?」步驟四「需要自己做嗎?」

文:岡村拓朗

GTD時間管理法的四個步驟

那麼我們就來看一下GTD(Getting Things Done)時間管理法的流程吧。基本上,利用以下四個步驟就能逐漸提高工作的生產效能。

  • 步驟1這是該做的嗎?」
  • 步驟2內容複雜嗎?」
  • 步驟3能在兩分鐘內完成嗎?」
  • 步驟4需要自己做嗎?」

後面就一一說明。

步驟一「這是該做的嗎?」

首先是步驟一。

處理工作時,最初有一件事非做不可。

那就是決定那真的是該做的嗎還是根本不該做呢?」

是誰說工作一定都得自己做呢?

就算是被命令或委託的工作,是否就表示你全都得做呢?當然不是吧?

「有些事不用做也沒關係」

只要意識到這一點,就能提升業務效率。

這就是步驟一要做這份工作還是不做?」

如果工作被退回,或是有工作進來時,請先反問自己。

接著會出現YES或NO兩種答案。

首先,如果答案是NO,代表「不用做」、「不做也可以」的情形,就不需要進入到步驟2,到此就可以結束。這時候,這項任務的下場有以下三種:

▼「丟到垃圾桶

或許有人會想「把工作丟掉到底是什麼意思?」可能就像收到了廣告信,會想「真的有必要讀這封信嗎?」看到報紙也一樣,並不是非讀完不可。

因此,只要是沒必要的任務就不要做,請直接捨棄。

▼「做為參考資料保存下來

這種情況就像傳閱文件,或是從感興趣的網站上下載下來還沒閱讀的文章,雖然有興趣,但並不是自己「現在」必須處理的。若是網頁或資料,只要環境許可,使用Evernote 等APP保存很方便;最理想的情況是,不要分散保管,最好能集中管理。

▼「總有一天會做

以概念上來說,不是現在會立刻做的事,也不會排入具體的行程表中,但卻是你感興趣、想做的事。

因為擺在眼前會很在意,最好就把它移到看不到的地方吧。

實際上,雖說是「總有一天會做」,但這個「總有一天」幾乎不會來臨。隨著時間的經過,環境跟狀況都會改變,很多事都會變得不必要。現在,請先集中在重要的事情上吧。

杜絕「瞎忙」的方法

就算這麼說,或許也有想不做卻無法不做的工作。

在你的職場中,應該也有這類「不能不做」或「不知道該不該終止」的工作吧。

剛開始的時候雖然必要,但隨著時間經過而變得沒有意義的工作,或無法帶來利益以及價值的工作,這應該都是典型「不能不做」而持續下去的工作吧。

常見的例子就像新產品的銷售報告,如果是在會議上的直接報告還好,但有很多情況都是以發送郵件的形式,不知不覺就一直持續下去。

即便新產品本身已不再新鮮,大家已經好一段時間不再關心了,但身為負責人員卻會想著要讓大家方便工作,不管怎樣還是要持續下去──這類情況很常見。

客觀來說,雖然停止不做也沒什麼問題;但情感上,特別對日本人來說要停止不做很困難,主要是因為太在意上司的反應,就算想不做也不敢真的不做。

那麼如果要停止不做,又該怎麼辦才好?

只要採取以下三個停止步驟,就不會因為「對不用做的事沒有做出停止判斷」,給上司增加無謂負擔。

STEP1 試著停止不做

試著停止不做並觀察後續反應。你已經判斷這工作是不需要做的,但在這個時間點上,比較難以想像會有什麼反應,所以還是要比較小心謹慎地進行。

STEP2 做出不會引起問題的實績

記下沒有接到任何詢問,對工作沒有造成任何影響的事實。若是每週都會進行的工作,就利用一個月左右觀察看看。

在這段期間,你或許會有些不安、有點擔心。如果真的不放心,也可以私底下持續這項工作,就當成是買個保險。

STEP3 停止不做

若通過了第二步的觀察,就表示停止不做也沒問題。

「課長,關於這件工作,已經有四週都沒有人詢問,也沒有發生什麼問題,看來停止不做應該也沒問題吧?」

若以這樣的事實向上司說明,他應該會回答:「喔喔,我知道了,了解。」

但也或許會回答:「不,我偶爾還是想看看啊⋯⋯」

這時候就要利用這個時機確認工作的頻率。

「偶爾的話,是一個月一次?或是三個月一次嗎?」

每週都在做的事,如果變成一個月只要做一次,就等於是削減七五℅的工作量;若是只要三個月做一次,就是削減九二℅的工作量。

這些多出來的時間,就用來做讓你提升價值的工作吧。


步驟二「內容複雜嗎?」

回到之前的話題。若步驟一「這是該做的嗎?」的答案是YES,也就是「要做」、「自己應該要做」時,就要進入到步驟二。

  • 步驟2是「如何正確辨別所謂的『內容複雜』」。

所謂的複雜是指單靠一次的行動無法完成的工作,需要好幾個程序跟行動。

例如像「舉辦活動」這類工作,首先要寫企劃書、之後要準備必要的資料、進行宣傳通知、實際舉辦活動、撤場等需要進行複數的任務。如果在每個任務出現時,想到什麼才做什麼的話,活動一定辦不成。

如果步驟二的回答是YES,也就是「內容複雜」的情況,就要把這項工作當成一個「專案計畫」,為了釐清所有必要的程序與任務,就要使用專案計畫的筆記,編排整理各項任務的預定。

若步驟2的答案是NO,也就是「內容不複雜」的話,就進入下一個步驟。


步驟三「能在兩分鐘內完成嗎?」

  • 步驟三是「辨別『能在兩分鐘內完成嗎』」。

在此要判斷若工作內容不複雜但會不會很花時間?還是短時間內就可以解決?

若答案是YES,就立刻開始進行。

若僅是「打電話」、「委託工作」、「寄一封信」這種程度的任務,很容易判斷是「YES」的話,就立刻動手解決。藉由使用兩分鐘的時間框架,養成迅速解決的習慣。

若答案是NO,就進入下個步驟。


步驟四「需要自己做嗎?」

  • 步驟四是「判斷『是否要自己做』」。

判斷是要由自己動手?還是可以交給別人?


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Photo Credit:The News Lens Brand Studio
『自適應:主體』預設集修整前。
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『自適應:主體』預設集修整後。選用普普風預設集。

而另外一個『自適應:天空』,顧名思義則是針對天空進行調整。它能辨識出天空的邊界,除了常見的夕陽與日出以外,還有顏色更強烈的調整,能讓照片變得更加吸引人目光。

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Photo Credit:The News Lens Brand Studio
『自適應:天空』預設集修整前
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Photo Credit:The News Lens Brand Studio
『自適應:天空』預設集修整後。選用夕陽預設集。

要建立屬於自己的照片風格最常遇到的問題是不知道從何處下手。但在Lightroom裡可輕鬆解決這樣的困擾,使用「圖庫」這個功能分頁下瀏覽、挑選管理照片時,就能用非常簡單的方式編修好手上的照片。

只要在「色調控制」裡面按下「自動」,再透過下面的細項調整曝光、清晰、鮮豔,不需要精密的熟悉每一個選項,幾秒鐘就能輕鬆得到好看的照片,摸索出屬於自己的照片風格。

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夜景照片未調整前,畫面些許偏暗。
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透過色調控制的「自動」,再簡單根據畫面變化調整曝光、清晰度等選項的結果。

若想要有更強烈的個人風格的話,Lightroom裡面的「預設集」也非常值得推薦,Adobe針對常見的照片類型提供出許多預設集,讓使用者一鍵套用自己喜歡的風格,再經過微調,就能創作出類似底片拍出的風格照片。

這樣的風格照片涵蓋我們日常會遇到的各種類型,舉凡人像、旅遊、生活紀錄等等…若你是喜歡在IG分享生活或者撰寫部落格的人,這就是一個快速且簡單建立自己風格的方式。

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Photo Credit:The News Lens Brand Studio
Lightroom「預設集」示範之一
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Photo Credit:The News Lens Brand Studio
Lightroom「預設集」示範之二
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Photo Credit:The News Lens Brand Studio
Lightroom「預設集」示範之三

自由創意翻玩,讓Photoshop的AI智慧替你輕鬆編修好照片

如果說Lightroom是Adobe設計給攝影愛好者來調整、管理大量照片的軟體,那具有強大、多元編修功能的Photoshop肯定更是影像愛好者的好幫手。

經過多年的演進,Photoshop如今也發展出獨具一格的AI智慧演算,像是天空取代、神經網路濾鏡、智慧感知,都是能快速上手,快速創意改造照片的必學功能。

以天空取代來說,我們只要在「編輯」中選擇「天空取代」,此時Photoshop會運算出天空的範圍,我們只要從內建的幾個天空圖片中選擇出自己想要的天空,就能輕鬆替換掉。

這個功能很適合用在多雲的天氣,可以讓風景的照片更豐富,甚至還可以根據挑選替換的天空,增添一些雲朵,讓每次出門的風景不受氣象影響,每張都好看。

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天空取代,範例之一。
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天空取代,範例之二。
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天空取代,範例之三。

神經網路濾鏡(Neural Filters)則是Photoshop的獨家功能,它運用了近期熱門的雲端演算技術,分析照片的組成,並將資料上傳到雲端後,再搭配本機電腦的處理運算效果。

神經網路濾鏡目前已有幾種不同的類型,在這裡我們特別推薦「智慧型肖像」與「皮膚平滑化」兩個濾鏡,兩者都能讓我們輕鬆讓人像類型的照片變得更好。

「智慧型肖像」可以在演算後讓我們針對表情、視線方向,甚至是外表年齡跟頭髮厚薄都做調整,是很實用的濾鏡。

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經過了「智慧型肖像」濾鏡調整,我們能改變些許表情,讓人像照片更好看。

「皮膚平滑化」則透過雲端的AI演算,能快速簡單的讓我們獲得自然的膚質。簡單就能有好氣色跟膚質,再也不需要花時間使用圖章工具。

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「皮膚平滑化」一下子就能讓人像膚質大大提升。

出門在外,遇到人多的觀光勝地,或者是環境中的雜物一時沒注意的話,常常會有預期之外的物件入鏡,以前我們需要使用圖層跟修圖技巧,現在Photoshop的「智慧感知」功能,只要圈選覺得礙眼的雜物,在「編輯」內選擇「內容感知填色」,幾秒鐘的時間畫面雜物就能去除乾淨。

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使用智慧感知後,地上的人孔蓋消失,讓我們視線更集中在人像上。
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漂亮的老房內,預留的插座孔破壞了整體感,「智慧感知」同樣很快的讓照片變得更好看。

攝影愛好者必備Lightroom與Photoshop,AI科技讓你輕鬆增添照片質感

Adobe「攝影計畫」讓所有人都能輕鬆編修照片,它包含了照片編修常用的應用程式:Lightroom、Lightroom Classic、Photoshop 電腦版本與iPad的版本。還包含了20GB的雲端空間,我們隨時都可以分享照片,也可以在不同裝置上同步照片來編修。

Lightroom與Photoshop經過長期的發展,具備許多完善的功能,現在更是導入了AI運算技術,大幅降低了使用難度,在這強調個人風格與影像品質的數位時代來說,不只是專業攝影師能使用,一般的IG分享、部落格撰文,都能提升自身經營的影像質感。

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