《讓自己快速進化的PDCA筆記術》：善用四步驟GTD時間管理法，杜絕「瞎忙」

文：岡村拓朗

GTD時間管理法的四個步驟

那麼我們就來看一下GTD（Getting Things Done）時間管理法的流程吧。基本上，利用以下四個步驟就能逐漸提高工作的生產效能。

步驟1「這是該做的嗎？」
步驟2「內容複雜嗎？」
步驟3「能在兩分鐘內完成嗎？」
步驟4「需要自己做嗎？」

後面就一一說明。

步驟一「這是該做的嗎？」

首先是步驟一。

處理工作時，最初有一件事非做不可。

那就是決定「那真的是該做的嗎？還是根本不該做呢？」

是誰說工作一定都得自己做呢？

就算是被命令或委託的工作，是否就表示你全都得做呢？當然不是吧？

「有些事不用做也沒關係」

只要意識到這一點，就能提升業務效率。

這就是步驟一「要做這份工作？還是不做？」

如果工作被退回，或是有工作進來時，請先反問自己。

接著會出現YES或NO兩種答案。

首先，如果答案是NO，代表「不用做」、「不做也可以」的情形，就不需要進入到步驟2，到此就可以結束。這時候，這項任務的下場有以下三種：

▼「丟到垃圾桶」

或許有人會想「把工作丟掉到底是什麼意思？」可能就像收到了廣告信，會想「真的有必要讀這封信嗎？」看到報紙也一樣，並不是非讀完不可。

因此，只要是沒必要的任務就不要做，請直接捨棄。

▼「做為參考資料保存下來」

這種情況就像傳閱文件，或是從感興趣的網站上下載下來還沒閱讀的文章，雖然有興趣，但並不是自己「現在」必須處理的。若是網頁或資料，只要環境許可，使用Evernote 等APP保存很方便；最理想的情況是，不要分散保管，最好能集中管理。

▼「總有一天會做」

以概念上來說，不是現在會立刻做的事，也不會排入具體的行程表中，但卻是你感興趣、想做的事。

因為擺在眼前會很在意，最好就把它移到看不到的地方吧。

實際上，雖說是「總有一天會做」，但這個「總有一天」幾乎不會來臨。隨著時間的經過，環境跟狀況都會改變，很多事都會變得不必要。現在，請先集中在重要的事情上吧。

杜絕「瞎忙」的方法

就算這麼說，或許也有想不做卻無法不做的工作。

在你的職場中，應該也有這類「不能不做」或「不知道該不該終止」的工作吧。

剛開始的時候雖然必要，但隨著時間經過而變得沒有意義的工作，或無法帶來利益以及價值的工作，這應該都是典型「不能不做」而持續下去的工作吧。

常見的例子就像新產品的銷售報告，如果是在會議上的直接報告還好，但有很多情況都是以發送郵件的形式，不知不覺就一直持續下去。

即便新產品本身已不再新鮮，大家已經好一段時間不再關心了，但身為負責人員卻會想著要讓大家方便工作，不管怎樣還是要持續下去──這類情況很常見。

客觀來說，雖然停止不做也沒什麼問題；但情感上，特別對日本人來說要停止不做很困難，主要是因為太在意上司的反應，就算想不做也不敢真的不做。

那麼如果要停止不做，又該怎麼辦才好？

只要採取以下三個停止步驟，就不會因為「對不用做的事沒有做出停止判斷」，給上司增加無謂負擔。

▼STEP1 「試著停止不做」

試著停止不做並觀察後續反應。你已經判斷這工作是不需要做的，但在這個時間點上，比較難以想像會有什麼反應，所以還是要比較小心謹慎地進行。

▼STEP2 「做出不會引起問題的實績」

記下沒有接到任何詢問，對工作沒有造成任何影響的事實。若是每週都會進行的工作，就利用一個月左右觀察看看。

在這段期間，你或許會有些不安、有點擔心。如果真的不放心，也可以私底下持續這項工作，就當成是買個保險。

▼STEP3 「停止不做」

若通過了第二步的觀察，就表示停止不做也沒問題。

「課長，關於這件工作，已經有四週都沒有人詢問，也沒有發生什麼問題，看來停止不做應該也沒問題吧？」

若以這樣的事實向上司說明，他應該會回答：「喔喔，我知道了，了解。」

但也或許會回答：「不，我偶爾還是想看看啊⋯⋯」

這時候就要利用這個時機確認工作的頻率。

「偶爾的話，是一個月一次？或是三個月一次嗎？」

每週都在做的事，如果變成一個月只要做一次，就等於是削減七五℅的工作量；若是只要三個月做一次，就是削減九二℅的工作量。

這些多出來的時間，就用來做讓你提升價值的工作吧。

步驟二「內容複雜嗎？」

回到之前的話題。若步驟一「這是該做的嗎？」的答案是YES，也就是「要做」、「自己應該要做」時，就要進入到步驟二。

步驟2是「如何正確辨別所謂的『內容複雜』」。

所謂的複雜是指單靠一次的行動無法完成的工作，需要好幾個程序跟行動。

例如像「舉辦活動」這類工作，首先要寫企劃書、之後要準備必要的資料、進行宣傳通知、實際舉辦活動、撤場等需要進行複數的任務。如果在每個任務出現時，想到什麼才做什麼的話，活動一定辦不成。

如果步驟二的回答是YES，也就是「內容複雜」的情況，就要把這項工作當成一個「專案計畫」，為了釐清所有必要的程序與任務，就要使用專案計畫的筆記，編排整理各項任務的預定。

若步驟2的答案是NO，也就是「內容不複雜」的話，就進入下一個步驟。

步驟三「能在兩分鐘內完成嗎？」

步驟三是「辨別『能在兩分鐘內完成嗎』」。

在此要判斷若工作內容不複雜但會不會很花時間？還是短時間內就可以解決？

若答案是YES，就立刻開始進行。

若僅是「打電話」、「委託工作」、「寄一封信」這種程度的任務，很容易判斷是「YES」的話，就立刻動手解決。藉由使用兩分鐘的時間框架，養成迅速解決的習慣。

若答案是NO，就進入下個步驟。

步驟四「需要自己做嗎？」

步驟四是「判斷『是否要自己做』」。

判斷是要由自己動手？還是可以交給別人？

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