身為組織管理者的你,趕緊使用JANDI解決四大低效率病因

身為組織管理者的你,趕緊使用JANDI解決四大低效率病因
Photo Credit: 侯智薰

我們想讓你知道的是

本文讓你發現問題,帶你著手解決造成團隊低效率的癌症,並深入了解怎麼使用團隊協作工具JANDI讓你的團隊擁有專業的溝通協作水平

為什麼我要看這篇文章

身為學生組織管理員或者成員的你,不可不知道的「四個低效率癌」。千萬別再覺得目前團隊的效率與進度已經很好了,其實你們可以更好。這篇文章讓你發現問題,帶你著手解決造成團隊低效率的癌症,並深入了解怎麼使用團隊協作工具JANDI讓你的團隊擁有專業的溝通協作水平,本文末提供學生組織溝通協作管理範本供參考。

團隊的低效率,是因為你沒發現上面這四大低效率病因

經由深入研究「活動型學生組織」(台大國企之夜)、「專案型學生組織」(台大創創挑戰賽)、學生新創團隊(總務の生存法則),以及數個學生社團後,我們發現學生團隊的溝通與協作問題不外乎下面四項:

  1. 臉書與LINE的訊息群組太多,群組雜亂,又有雜訊干擾
  2. 討論事情時容易公私不明,正經事與閒聊八卦混在一起
  3. 在需要的時候找不到關鍵檔案,討論時的訊息常常被打斷
  4. 分配任務的方法不夠明確有效,重要的訊息經常流失
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台大創創挑戰賽、總務の生存法則,如何解決以上問題?|議題設計
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臉書訊息框太煩亂,外界雜訊(通知、其他朋友訊息)充斥,專注力低下

我們發現,大家往往會選擇「習以為常」的臉書或LINE作為團隊溝通工具,但不知不覺的將平常的資訊干擾帶入團隊協作中。平常社交、朋友聯繫還好,但在工作協作上,這些其他的訊息與通知就成為了最大的雜訊。

因此,我們該如何管理「群組」?

JANDI提供了第一項解藥:「議題設計」

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Photo Credit: 侯智薰
台大創創挑戰賽為例,圖中的慈軒是行銷部幹部,將行銷部的任務分為數個議題,並標記星號。

身為幹部的她也必須與其他部門聯繫,因此有「跨部門」資料夾,另外還有參與的「專案」與「阿雜」(封存用)資料夾。透過資料夾的巢狀結構,收整成簡單架構討論層次,不會一眼看到所有的群組,反而顯得不知所措。

簡單來說,透過JANDI的議題設計,將雜亂的群組,按照部門與專案去區分。(再透過星號凸顯、資料夾做封存動作——已完成的專案與討論)

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總務の生存法則(創新學生組織)的議題設計

很特別的是他們採用「文字與數字」作為排列,不只是像創創挑戰賽的【分類】用法。另外,他們團隊中的

  • 「X行政(左圖)、Y行銷(中圖)是以任務為核心」
  • 「Q活動業務(中圖)是以時間為核心」(活動當日,以時間為核心去設計議題,活動結束後就封存)
  • 「T全員(右圖)是以人為核心」

不再像是臉書與LINE群組的單一定位,能再透過「議題資料夾」,搭配「團隊需求」設計出團隊真正需要的有效溝通群組。

不過,議題資料夾是根據每個人的工作習慣自行調整,還給成員個人客製化的自由。(行銷部員的議題資料夾設計需求一定與設計部員的有所差異)而議題的名稱,則是讓所有人有個共同的溝通主題。

▲看支短片來瞭解如何建立議題吧。

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需要的時候找不到檔案,群組沒有檔案搜尋功能

臉書與LINE群組最痛苦的就是沒有好的搜尋功能,往往在需要找檔案時都要一直滑滑半天,還常常遇到「此檔案已過期」的尷尬狀況⋯⋯

JANDI提供了第二項解藥:「檔案搜尋」

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Photo Credit: 侯智薰

除了能夠依照「議題」、「成員」、「檔案類別」搜尋,還擁有進階搜尋功能,可以依照「日期區間」來做檔案與訊息的搜尋。

另外,這也是JANDI與Slack相比對於中文使用者最友善的地方。在Slack中,無法搜尋中文檔案或訊息,除非完全匹配(每個字都要打對,例如右圖,除非你打「台北知識學苑團隊」八個字,不然找不到這個檔案)

討論時容易被其他訊息打斷或洗版,訊息無法集中討論

除了檔案搜尋之外,JANDI還提供了「檔案集中討論」的功能,來解決訊息洗版或者打斷的問題!如果你上傳了一張圖片,或者文件、PDF,所有針對此檔案的留言會在同一個討論串,即便分享到其他議題,這些討論也會一併的轉過去!不再會有明明討論了一半,換到不同群組(議題)之後,之前的討論就不見了,又要翻來翻去,補足溝通的問題了!

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Photo Credit: 侯智薰

部分學生團隊十分聰明且舉一反三,運用「檔案集中討論」的功能,只要每天上傳一張圖片,讓部員們在這張圖片中做每日回報,就能輕易瞭解每個人今天的狀況與問題需求!

▲看支短片來瞭解針對檔案討論的功能吧。

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任務分配沒人回應,沒人知道你在跟誰講話

這並不是你的問題,而是一般在臉書與LINE群組的「提及功能」只是加強通知而已,十分雞肋。

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Photo Credit: 侯智薰

除了加強通知之外,JANDI還特別設有「被提及的訊息」、「被星號的訊息」,讓我們可以一鍵查閱所有被他人所提及,以及個人所標記星號的重要訊息。

任務指派用提及,收藏訊息用星號

星號標示的功能在於,將對自己「重要的訊息或檔案標示收藏起來」,養成好習慣:每日登入JANDI,先看被提及的訊息,在將要處理的事項用星號標記。

▲看支短片來瞭解提及的功能吧!

學生組織溝通協作管理範本 ,讓團隊合作再進化

最後,相信看到最後的你,已經具備了解決你目前組織的無效率病症的解決方法,趕快點擊「學生組織的範本參考團隊」來體驗看看吧!

進入之後你會發現你的左側議題欄是凌亂的?

沒錯,這正是上面提到的「議題資料夾是根據每個人的工作習慣自行調整,還給成員個人客製化的自由。」(當然我們可以從資料夾設置猜測這張圖的Raymond應該也是負責公關部的成員之一)

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Photo Credit: 侯智薰

本文經作者授權刊登,原文發表於此

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航


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