身為組織管理者的你，趕緊使用JANDI解決四大低效率病因

為什麼我要看這篇文章

身為學生組織管理員或者成員的你，不可不知道的「四個低效率癌」。千萬別再覺得目前團隊的效率與進度已經很好了，其實你們可以更好。這篇文章讓你發現問題，帶你著手解決造成團隊低效率的癌症，並深入了解怎麼使用團隊協作工具JANDI讓你的團隊擁有專業的溝通協作水平，本文末提供學生組織溝通協作管理範本供參考。

團隊的低效率，是因為你沒發現上面這四大低效率病因

經由深入研究「活動型學生組織」（台大國企之夜）、「專案型學生組織」（台大創創挑戰賽）、學生新創團隊（總務の生存法則），以及數個學生社團後，我們發現學生團隊的溝通與協作問題不外乎下面四項：

1. 臉書與LINE的訊息群組太多，群組雜亂，又有雜訊干擾
2. 討論事情時容易公私不明，正經事與閒聊八卦混在一起
3. 在需要的時候找不到關鍵檔案，討論時的訊息常常被打斷
4. 分配任務的方法不夠明確有效，重要的訊息經常流失

Photo Credit: 侯智薰

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我們發現，大家往往會選擇「習以為常」的臉書或LINE作為團隊溝通工具，但不知不覺的將平常的資訊干擾帶入團隊協作中。平常社交、朋友聯繫還好，但在工作協作上，這些其他的訊息與通知就成為了最大的雜訊。

因此，我們該如何管理「群組」？

JANDI提供了第一項解藥：「議題設計」

Photo Credit: 侯智薰

身為幹部的她也必須與其他部門聯繫，因此有「跨部門」資料夾，另外還有參與的「專案」與「阿雜」（封存用）資料夾。透過資料夾的巢狀結構，收整成簡單架構討論層次，不會一眼看到所有的群組，反而顯得不知所措。

簡單來說，透過JANDI的議題設計，將雜亂的群組，按照部門與專案去區分。（再透過星號凸顯、資料夾做封存動作——已完成的專案與討論）

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很特別的是他們採用「文字與數字」作為排列，不只是像創創挑戰賽的【分類】用法。另外，他們團隊中的

• 「X行政（左圖)、Y行銷（中圖）是以任務為核心」
• 「Q活動業務（中圖）是以時間為核心」（活動當日，以時間為核心去設計議題，活動結束後就封存）
• 「T全員（右圖）是以人為核心」

不再像是臉書與LINE群組的單一定位，能再透過「議題資料夾」，搭配「團隊需求」設計出團隊真正需要的有效溝通群組。

不過，議題資料夾是根據每個人的工作習慣自行調整，還給成員個人客製化的自由。（行銷部員的議題資料夾設計需求一定與設計部員的有所差異）而議題的名稱，則是讓所有人有個共同的溝通主題。

▲看支短片來瞭解如何建立議題吧。

Photo Credit: 侯智薰

需要的時候找不到檔案，群組沒有檔案搜尋功能

臉書與LINE群組最痛苦的就是沒有好的搜尋功能，往往在需要找檔案時都要一直滑滑半天，還常常遇到「此檔案已過期」的尷尬狀況⋯⋯

JANDI提供了第二項解藥：「檔案搜尋」

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除了能夠依照「議題」、「成員」、「檔案類別」搜尋，還擁有進階搜尋功能，可以依照「日期區間」來做檔案與訊息的搜尋。

另外，這也是JANDI與Slack相比對於中文使用者最友善的地方。在Slack中，無法搜尋中文檔案或訊息，除非完全匹配（每個字都要打對，例如右圖，除非你打「台北知識學苑團隊」八個字，不然找不到這個檔案）

討論時容易被其他訊息打斷或洗版，訊息無法集中討論

除了檔案搜尋之外，JANDI還提供了「檔案集中討論」的功能，來解決訊息洗版或者打斷的問題！如果你上傳了一張圖片，或者文件、PDF，所有針對此檔案的留言會在同一個討論串，即便分享到其他議題，這些討論也會一併的轉過去！不再會有明明討論了一半，換到不同群組（議題）之後，之前的討論就不見了，又要翻來翻去，補足溝通的問題了！

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部分學生團隊十分聰明且舉一反三，運用「檔案集中討論」的功能，只要每天上傳一張圖片，讓部員們在這張圖片中做每日回報，就能輕易瞭解每個人今天的狀況與問題需求！

▲看支短片來瞭解針對檔案討論的功能吧。

Photo Credit: 侯智薰

任務分配沒人回應，沒人知道你在跟誰講話

這並不是你的問題，而是一般在臉書與LINE群組的「提及功能」只是加強通知而已，十分雞肋。

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除了加強通知之外，JANDI還特別設有「被提及的訊息」、「被星號的訊息」，讓我們可以一鍵查閱所有被他人所提及，以及個人所標記星號的重要訊息。

任務指派用提及，收藏訊息用星號

星號標示的功能在於，將對自己「重要的訊息或檔案標示收藏起來」，養成好習慣：每日登入JANDI，先看被提及的訊息，在將要處理的事項用星號標記。

▲看支短片來瞭解提及的功能吧！

學生組織溝通協作管理範本 ，讓團隊合作再進化

最後，相信看到最後的你，已經具備了解決你目前組織的無效率病症的解決方法，趕快點擊「學生組織的範本參考團隊」來體驗看看吧！

進入之後你會發現你的左側議題欄是凌亂的？

沒錯，這正是上面提到的「議題資料夾是根據每個人的工作習慣自行調整，還給成員個人客製化的自由。」（當然我們可以從資料夾設置猜測這張圖的Raymond應該也是負責公關部的成員之一）

Photo Credit: 侯智薰

本文經作者授權刊登，原文發表於此

責任編輯：潘柏翰
核稿編輯：翁世航