電子郵件是職場聯繫管道之一,但有些事真的不適合用email溝通

電子郵件是職場聯繫管道之一,但有些事真的不適合用email溝通
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電子郵件是個便捷的溝通方式,但過度仰賴電子郵件反而會限制了許多可能的發展。

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文:Smart/周永堂

電子郵件是職場正式的溝通管道之一,不但能夠傳遞清晰的訊息,更能有效紀錄與編排。然而,在某些情況下使用電子郵件卻可能是導致溝通失敗的重大原因。Your SalesMBA創辦人Jeff Hoffman以自身工作經驗與長期觀察,歸納出三種不適宜使用電子郵件聯繫的時機。

一、協商合約與提案內容

電子郵件往來的特點是,雙方無法及時對疑問給予回應,這使得溝通存有風險,各自的疑問有可能變成不信任或猜疑,讓雙方更難達成共識,降低協商成功機率。

設想以下情境——當你向對方提出一項提案,卻遲遲沒有得到回覆時,這中間的空檔就會讓對方產生許多質疑與不必要的聯想。此外,若選擇用郵件溝通合約、提案細節,一旦對方對內容有疑惑,也無法及時獲得解答。

使用郵件也容易讓資訊片面呈現,無法了解對方提出問題背後真正感到疑惑的內容,這種看似保守穩健的答覆卻喪失了深入了解對方考量因素的機會。

有鑑於此,盡量避免以電郵溝通有關合約與提案的內容,使用電話聯繫會是較為理想的方式。透過雙方及時對談與協商,能在對方產生疑惑或負面觀感時直接解決對方的疑問,並且進一步針對合約細節做深入及時協商。

二、尋求開放、複雜之答案

電子郵件是個便捷的溝通方式,但過度仰賴電子郵件反而會限制了許多可能的發展。封閉式問題適合使用電子郵件做溝通,這樣的問題以簡單、直接答覆為要點,雙方對於這類問題較不會無所適從或無限發散;然而,若利用電子郵件詢問開放式問題,將會限縮回覆的形式與寬度在電子郵件的框架下,許多可以得到更多訊息的方案將會被埋沒。

除此之外,不要試圖透過電子郵件探求未知的問題。多數人會利用零碎時間處理電子郵件內容,而這些片段時刻並沒有辦法確保雙方會聚精會神思考,自然無法得到非常好的開放答案。

三、處置異議與挫折

職場中我們一定會遭遇到許多異議或挫折,它們可能來自周遭的同事、主管,甚至是自己的客戶。接觸到這些肯定是好的,能夠讓我們更了解同事、主管與客戶所在意的內容,也能深深了解自己的不足。然而,在處理這些異議時許多人會藉由電子郵件來溝通,試圖減少見面的尷尬與焦慮,這樣做不但可能讓對方扭曲自己原先的想法,更會喪失專業形象。

舉例來說,若客戶詢問有關技術的細部內容,我們可能需請益技術人員。此時多數人會利用CC功能轉發給技術人員,並由此技術人員解決此問題。然而,真正的業務人員並不是該技術人員,我們也無法透過這個方式了解客戶背後的困惑。好的方法應當是先電話告知對方自己將詢問技術人員,待詢問完畢後在電話中直接與客戶做溝通,保持專業的互動並讓自己更了解客戶的需求。

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參考資料:Hubspot

本文經SmartM 人才培訓網授權刊登,原文刊載於此

責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航

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