工作做不完也要準時下班,把加班當成「機會損失」

工作做不完也要準時下班,把加班當成「機會損失」
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我們想讓你知道的是

把所有時間都投注在一件事情上,對其他事情來說是一種機會損失。因為把時間花在某個地方,當然就錯失花在其他地方的「機會」。每個人的一天都只有二十四小時,這件事情太過理所當然,理所當然到甚至偶爾會被我們遺忘。

文:山梨廣一

思維模式的「轉換」:時間長短等於努力多寡是錯覺

  • 無用的努力=誤以為努力是多加班

改變運用時間的方式,是達成有用的努力的準備。

方法有很多,但我希望各位先重新檢視自己是否陷入「時間=努力」的錯覺。

雖然現在的狀況已經大不相同,但我剛進入麥肯錫日本分公司時,大家依然對長時間勞動習以為常。工時甚至長到連歐美辦公室的同事都覺得不可思議,「為什麼日本人要工作到這麼晚呢?」

造成日本工時過長的理由有很多。舉例來說,這或許是在高度經濟成長期,從早到晚拚命工作的上班族所保留下來的生活型態。又或許是因為受到長時間通勤的生活環境影響,讓上班族覺得提早回家也沒有足夠時間能夠享受私人生活,還不如把時間花在工作上。

我自己本身也曾與麥肯錫的夥伴討論過這個問題。我們認為當時日本分公司工時過長的主要原因有二。

第一個原因是陷入一定要先有結論的謬誤裡,所以耗費大量的工作時間在必須徹底討論出結果,如此一來無論是客戶還是顧問,工作時間都必然會拉長。

第二個原因是用時間展現責任感。花大錢請顧問,對當時多數的日本企業而言是少見的舉動,而這些企業的員工,當然也都犧牲休閒時間努力工作。所以在多數情況下,顧問也必須透過「工作到半夜」、「把時間徹底花在工作上」的方式來展現自己的責任感,否則無法獲得客戶信賴。

前者牽涉到經營形態的差異,不能說完全是錯的,但後者「長時間勞動很重要」的意識,卻是日本企業根深柢固的陋習(錯誤的思維模式)。

雖然現在加班本身沒有意義的觀念已經普及,但「時間=努力」的錯覺,卻出乎意料依然深植於日本上班族的腦海裡。

如果你在漏夜完成資料之後,或是加班之後覺得「呼,我真努力」,希望你重新思考一下自己是不是也有「時間=努力」的錯覺。

思維模式的「轉換」:工作做不完也要準時下班

  • 無用的努力=總之做到完

妨礙有用的努力的「障礙」,不是那麼簡單就能突破,但是我們有許多方法可以主動拋棄無用的努力。請先從自己做得到的事情開始,著手準備實現有用的努力。

最簡單的方法就是準時下班。「總而言之決定截止時間」是我在麥肯錫工作時,從老前輩身上學到的方法,而我也是這樣建議後輩。

「無論留下多少工作,晚上八點一定要下班。」

「就算該做的事情堆積如山,周末也絕對不工作。」

換句話說先決定結束的時間,再配合這個時間行動。

如果時間一到就停手,無論是什麼樣的工作內容,剛開始都一定會做不完,工作也會停在一個半上不下的地方。

放著做到一半的工作就下班,一定會覺得不安吧?就算周末放假休息或出去玩,也會在心裡掛念工作擺著不管似乎有點不妙。但是請你忍住,堅持準時下班。最重要的是如此一來能夠促使你認真思考「該如何在有限的時間內完成工作?」

人就算理性上能夠理解提高效率比較好,也很難改變做事方法。

「用心工作,早點回家」雖然是一句美好的標語,但我們即使聽進去也很難實現。因為就某種意義而言,多工作幾個小時比改變工作方法更輕鬆。

請想像一下開車到遠處兜風,結果回程時卻因為高速公路大塞車而被卡得動彈不得的情況。用心工作早點回家,就像是在大塞車時為了早幾分鐘到家,而利用導航與地圖,想辦法擬出一條脫困路徑。沿著高速公路走走停停雖然比又是調查、又是思考,想盡辦法找出脫困路徑來得輕鬆,但理所當然花的時間也比較多。

但如果有了實際的限制,用心就不再是標語,而是「必須做的事情」。

當目標不再只是「總之回得了家就好」,而是「必須在幾個小時內回家」,就不得不想辦法擬出一條脫困之路。換句話說,有了這樣的限制之後,人才會開始準備實現有用的努力。

思維模式的「轉換」:把加班當成「機會損失」

  • 無用的努力=連細節都要做到一百分

「每天都要做所有能做的努力」,世界上有一定數量的人信奉這種「時間至上主義」。當我還是麥肯錫的新手合夥人時,曾聽退休的前輩說:「這份工作就是要犧牲睡眠時間,加班到半夜,連放假都必須不斷思考,才能想出好的答案,所以你們要把所有能用的時間都用在工作上。」

我和同事當時聽到這位前輩在新人訓練中如此訓示時,便公然與他理論:「這只是您的想法吧?這種工作方式必須犧牲體驗其他寶貴事物的時間與機會,就長遠來看,無論對個人的成長而言還是對將來的工作而言,都是一種損失。」

當時的想法,即便到了很久之後的今天也依然沒有改變。把所有時間都投注在一件事情上,對其他事情來說是一種機會損失。因為把時間花在某個地方,當然就錯失花在其他地方的「機會」。每個人的一天都只有二十四小時,這件事情太過理所當然,理所當然到甚至偶爾會被我們遺忘。

  • 埋首於一個月後即將提案的重要企畫,每天加班到半夜,希望盡可能多分析一點資訊,並鉅細靡遺地評估所有可能性。
  • 將需要在這一個月內評估的事項分出緩急輕重,聚焦在重要資訊與重大課題,能夠早點下班的日子就為新的企畫做準備、與過去不了解的領域的人見面,或是享受與老同學一起聚餐的歡樂時光。

如果要問我哪個才是「有用的努力」,我認為是後者。

要是每天加班三、四個小時能夠讓評估結果的品質提升數十個百分點,確實是不折不扣的努力,但我認為就實際情況而言,每天漫長的加班時間,多半浪費在煩惱與本質無關的細節、收集最後對提案沒有幫助的資訊,或是製作無關的資料上。與其如此,還不如工作時聚焦在重點部分,利用空檔時間做其他事情,或許還能在最後帶來更大的成果或是更顯著的成長。

學習、吸收新領域的資訊,建立人際網路、私下吃飯喝酒、從事興趣或運動等,應該都是休息時間不可欠缺的活動。透過和朋友吃飯,說不定能夠建立有趣的人脈,或是開發公司聚餐的新店家。就算只是回家睡覺,也能消除疲勞,提高生產力吧?隔天神清氣爽的大腦,說不定會產生新的發想。

這裡說的不只是加班。請你完全揚棄這種只專注在眼前的課題、為其投注所有時間的「無用的努力」,並且有意識的將時間分配給其他機會。

書籍介紹

本文摘錄自《終結低等勤奮,麥肯錫菁英教你有用的努力》,先覺出版

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作者:山梨廣一
譯者:林詠純

努力是好事,但如果方法不對,就會掉入低等勤奮陷阱。許多人都想學習如何聰明工作、不加班還是能達成業績,工作品質不打折還能升官發財。但到底該怎麼做才能讓努力彈無虛發?進麥肯錫五年便快速榮升合夥人的超強顧問,首度公開讓所有付出「快、準、好」的菁英工作術——

  • 環境、意志、個性,決定努力的品質
  • 時間長短等於努力多寡是錯覺
  • 第一次討論先「空手」
  • 「具體的想法」得靠雙腳創造
  • 不正確但獨到的想法,是好想法
  • 討論必須要「起爭執」
  • 如何讓爛軟夥伴也成為戰力?

努力的品質可以被定義、被測量、被分析。每個人在行動之前都必須懂得區分「有用的努力」和「無用的努力」。只要懂得正確的努力,工作就像一路開綠燈般順暢!麥肯錫式最實用,也最省力的工作方式,就在這裡。

書封)終結低等勤奮,麥肯錫菁英教你有用的努力
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責任編輯:翁世航
核稿編輯:潘柏翰


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