《從需求到設計》：規劃有效率的會議的第一原則是，一次只能有一個主題

文：唐納德・高斯（Donald C. Gause）、傑拉爾德・溫伯格（Gerald M. Weinberg）

參與與安全感

會議最常發生的錯誤為，應該參加會議的人外出，無法參加開會；以及人在會場，心卻神馳方外。這些狀況不僅造成困擾，而且顯示不安全感徵候群（symptom of an unsafe climate）。

這些症狀顯示，團隊成員並未全心投入需求要件作業。為了讓成員全心投入，會議必須讓人安心。但如何達成？

每個人的感受不同。同一件事物，這個人樂在其中，那個人卻覺得反胃。所以，為了讓每個參加開會的人都舒適愉快，討論實質問題之前，對於會議規則先取得共識。討論議事規則的時候，最容易發現人們不喜歡開會的原因。

1. 不得打岔

譬如，許多人喜歡打斷他人發言；而發言被打斷使發言者覺得非常不舒服。我們發現，多數人並不希望中斷他人的發言，而且也不喜歡自己的發言被打斷。因此，不得打斷他人發言的會議規則，很容易獲得眾人同意。此外，眾人也將贊同這項規則適用任何人。不得打斷他人發言的議事規則成立之後，會議主席即可禮貌地要求打岔者閉嘴。

2. 限制發言時間

限制發言時間也具有同樣效果。事實上，限制發言時間是不得打岔的先決條件。打岔的原因之一是某人一直佔著麥克風。如果眾人同意每個人發言不得超過兩分鐘，主席即可強制執行。於是，喜歡打岔的人將不會有打岔的機會，進而使其他人覺得開會氣氛較舒適。

3. 禁止人身攻擊和侮辱他人

另一項重要的規則為，禁止人身攻擊或侮辱他人。或許眾人在剛開始開會的冷靜階段，都能遵守這項規則；但隨著討論愈來愈熱烈，有人將違反這項規則。開會之前，眾人先取得不得進行人身攻擊的共識，使主席得以控制會場，以免會議淪為殺戮戰場。

4. 減少壓力

雖然有些人壓力愈大，精神愈好；但像鍋爐般的會議，足以閉塞每個人的思緒。因此，開會必須訂定離場機制。其中相當重要的一個機制為暫時離場，也就說，每個與會者都可以隨時要求暫時離開會場一分鐘或五分鐘，而且無須說明理由。或許這人必須取得更豐富的資料，或需要思考，或打通電話回家好讓自己安心，或只是為了上廁所。事先規定參加開會的人能暫時離場數次，可以避免會場成為高壓鍋。

5. 充分討論，但準時結束會議

另一個降低壓力的方法為，給予與會者充分時間討論，已達成開會的目的——但並非一定要在今天的會議達成。換句話說，會議必然在預定的時間結束，但有需要的話，再度開會繼續討論。

判定眾人是否已充分發表意見的方法為，詢問與會者：「各位的意見是否已充分表達？」我們的一位客戶說：「我喜歡主席問這個問題。我的意見並非每次都獲得採納，但如果我覺得沒有獲得充分發言的機會，我非常希望下次會議時進一步說明。」

6. 處理相關事項

如果參加會議的人，提出與會議主題無關的事務，應該怎麼辦？遇到這種狀況，可以相關事項的名目處理。會議開始時，即要求與會者同意，如果與會者提出的事務，與會議主題無關，即列入旁邊一張標示「相關事項」的空白海報。

當與會者提出不相關事務時，主席可以詢問眾人：「這次會議適合處理這個問題嗎？」這個問句將實質問題轉移為程序問題，讓眾人決定是否在這次會議討論這項事務。

提出不相干議題的人心裡會覺得較舒服，因為他的問題已經被記錄了——而且「相關事項」海報並不是垃圾桶。會議結束之前，務必將各相關事項交給相關人員處理。

7. 修改規則

不論哪一種會議規則，務必在會議開始時由與會人員確認同意，以免第一個犯規者覺得自己是殺雞儆猴的可憐雞仔。不幸地，意料之外的狀況總是會發生。這時候，主席必須公正處理，並要求眾人同意增添或修改規則。

因此，會議開始時，主席可以徵求眾人意見，可以在必要時由眾人議決修改規則。如果會議開始時眾人即決議不可修改規則，未嘗不是好方法；畢竟少數必須服從多數。

不參加開會的安全感

會議的規模愈小愈好。許多人經常抱怨參加開會的人太多——與會議內容不相干的人也被召來開會。這似乎也是所有會議最容易解決的問題。究竟為什麼，某人前往參加與自己毫不相干的會議。

答案是，多數人寧可忍受枯燥無聊，以獲得安全感。人們不願意缺席某個會議，因為這個會議可能討論與自己的工作有關的事務。因此，他們去參加與自己無關的會議，以免錯失會議中討論與他們密切相關的事務。

換句話說，不相干的人參加開會，表示需求要件作業程序不確定。為了讓不參加會議的人有安全感，我們必須運用一些方法，袪除會議內容的不確定性。下列四個方法相當有效。

1. 公佈議程，遵守議程

第一個讓人有安全感的方法為：事先公佈議程，並確實遵守議程。會議即便偏離主題，也可以進行得很順暢，卻對沒有參加會議的人造成風險；因為可能影響他們的利益。下一次開會，他們不再相信議程，全部跑來開會以策安全。

2. 排除臨時動議

如果你不希望懲罰相信公告議程的人，就必須有處理臨時動議的方法，以免沒參加會議的人受傷害。

這個方法就是排除臨時動議。需求要件作業不應該有任何緊急狀況，不能夠延至下次會議再討論；而且必須列入公告議程後再討論。如果你發現自己開會時經常處理臨時動議，顯示需求要件作業出了問題。任何一個研發案在需求要件作業階段發生緊急狀況，表示這個案子必須停擺一段時間，需要相當時間才會有成果。