《從需求到設計》:規劃有效率的會議的第一原則是,一次只能有一個主題

《從需求到設計》:規劃有效率的會議的第一原則是,一次只能有一個主題
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我們想讓你知道的是

如果一個研發案必須開許多會,可能表示團隊冗員過多;或是公司的權責劃分不清,以致發生牽一髮動全局的混亂結果,造成沒有人敢妄動。

文:唐納德・高斯(Donald C. Gause)、傑拉爾德・溫伯格(Gerald M. Weinberg)

參與與安全感

會議最常發生的錯誤為,應該參加會議的人外出,無法參加開會;以及人在會場,心卻神馳方外。這些狀況不僅造成困擾,而且顯示不安全感徵候群(symptom of an unsafe climate)。

這些症狀顯示,團隊成員並未全心投入需求要件作業。為了讓成員全心投入,會議必須讓人安心。但如何達成?

每個人的感受不同。同一件事物,這個人樂在其中,那個人卻覺得反胃。所以,為了讓每個參加開會的人都舒適愉快,討論實質問題之前,對於會議規則先取得共識。討論議事規則的時候,最容易發現人們不喜歡開會的原因。

1. 不得打岔

譬如,許多人喜歡打斷他人發言;而發言被打斷使發言者覺得非常不舒服。我們發現,多數人並不希望中斷他人的發言,而且也不喜歡自己的發言被打斷。因此,不得打斷他人發言的會議規則,很容易獲得眾人同意。此外,眾人也將贊同這項規則適用任何人。不得打斷他人發言的議事規則成立之後,會議主席即可禮貌地要求打岔者閉嘴。

2. 限制發言時間

限制發言時間也具有同樣效果。事實上,限制發言時間是不得打岔的先決條件。打岔的原因之一是某人一直佔著麥克風。如果眾人同意每個人發言不得超過兩分鐘,主席即可強制執行。於是,喜歡打岔的人將不會有打岔的機會,進而使其他人覺得開會氣氛較舒適。

3. 禁止人身攻擊和侮辱他人

另一項重要的規則為,禁止人身攻擊或侮辱他人。或許眾人在剛開始開會的冷靜階段,都能遵守這項規則;但隨著討論愈來愈熱烈,有人將違反這項規則。開會之前,眾人先取得不得進行人身攻擊的共識,使主席得以控制會場,以免會議淪為殺戮戰場。

4. 減少壓力

雖然有些人壓力愈大,精神愈好;但像鍋爐般的會議,足以閉塞每個人的思緒。因此,開會必須訂定離場機制。其中相當重要的一個機制為暫時離場,也就說,每個與會者都可以隨時要求暫時離開會場一分鐘或五分鐘,而且無須說明理由。或許這人必須取得更豐富的資料,或需要思考,或打通電話回家好讓自己安心,或只是為了上廁所。事先規定參加開會的人能暫時離場數次,可以避免會場成為高壓鍋。

5. 充分討論,但準時結束會議

另一個降低壓力的方法為,給予與會者充分時間討論,已達成開會的目的——但並非一定要在今天的會議達成。換句話說,會議必然在預定的時間結束,但有需要的話,再度開會繼續討論。

判定眾人是否已充分發表意見的方法為,詢問與會者:「各位的意見是否已充分表達?」我們的一位客戶說:「我喜歡主席問這個問題。我的意見並非每次都獲得採納,但如果我覺得沒有獲得充分發言的機會,我非常希望下次會議時進一步說明。」

6. 處理相關事項

如果參加會議的人,提出與會議主題無關的事務,應該怎麼辦?遇到這種狀況,可以相關事項的名目處理。會議開始時,即要求與會者同意,如果與會者提出的事務,與會議主題無關,即列入旁邊一張標示「相關事項」的空白海報。

當與會者提出不相關事務時,主席可以詢問眾人:「這次會議適合處理這個問題嗎?」這個問句將實質問題轉移為程序問題,讓眾人決定是否在這次會議討論這項事務。

提出不相干議題的人心裡會覺得較舒服,因為他的問題已經被記錄了——而且「相關事項」海報並不是垃圾桶。會議結束之前,務必將各相關事項交給相關人員處理。

7. 修改規則

不論哪一種會議規則,務必在會議開始時由與會人員確認同意,以免第一個犯規者覺得自己是殺雞儆猴的可憐雞仔。不幸地,意料之外的狀況總是會發生。這時候,主席必須公正處理,並要求眾人同意增添或修改規則。

因此,會議開始時,主席可以徵求眾人意見,可以在必要時由眾人議決修改規則。如果會議開始時眾人即決議不可修改規則,未嘗不是好方法;畢竟少數必須服從多數。

不參加開會的安全感

會議的規模愈小愈好。許多人經常抱怨參加開會的人太多——與會議內容不相干的人也被召來開會。這似乎也是所有會議最容易解決的問題。究竟為什麼,某人前往參加與自己毫不相干的會議。

答案是,多數人寧可忍受枯燥無聊,以獲得安全感。人們不願意缺席某個會議,因為這個會議可能討論與自己的工作有關的事務。因此,他們去參加與自己無關的會議,以免錯失會議中討論與他們密切相關的事務

換句話說,不相干的人參加開會,表示需求要件作業程序不確定。為了讓不參加會議的人有安全感,我們必須運用一些方法,袪除會議內容的不確定性。下列四個方法相當有效。

1. 公佈議程,遵守議程

第一個讓人有安全感的方法為:事先公佈議程,並確實遵守議程。會議即便偏離主題,也可以進行得很順暢,卻對沒有參加會議的人造成風險;因為可能影響他們的利益。下一次開會,他們不再相信議程,全部跑來開會以策安全。

2. 排除臨時動議

如果你不希望懲罰相信公告議程的人,就必須有處理臨時動議的方法,以免沒參加會議的人受傷害。

這個方法就是排除臨時動議。需求要件作業不應該有任何緊急狀況,不能夠延至下次會議再討論;而且必須列入公告議程後再討論。如果你發現自己開會時經常處理臨時動議,顯示需求要件作業出了問題。任何一個研發案在需求要件作業階段發生緊急狀況,表示這個案子必須停擺一段時間,需要相當時間才會有成果。

3. 處理不速之客

即便你事先公佈議程,而且謹守議程,仍然會有不相干人員前來參加會議。或許他們在別個會議不能暢所欲言,於是到處找機會,希望能夠一抒己見。為了避免發生這種現象,務必讓每個與會者有充分表達意見的機會。  

如果不相干人士前來開會,別假裝沒看到,也不能期望他們不會干擾會議。立即處理而且小心處理。會議開始之前請他們離開,是最適當也是最不傷人顏面的時機。如果他已經坐了一陣子,很難讓他承認他跑錯地方。而且,他會開始積極參與,以「證明」他來開會是正確的。 

4. 邀請適當的與會人員

有些人參加與自己不相干的會議,是因為他們沒有獲邀參加應該參加的會議。會議成功的第一個原則為,邀請適當人員參加開會。

規劃會議

運用上述原則於任何類型會議,可以營造研發案順暢進行的氛圍。但除了使研發案順暢進行的氛圍之外,針對手上的工作,你仍然必須量身訂做適當的會議形式。規劃會議的目的,在於營造適當氣氛,使會議順暢運作並有效率。

每個會議各有目的,譬如公佈消息,蒐集資訊,激勵士氣,激發更多概念,刪減概念——針對不同目的,各個會議各有結構、步調和節奏。期望達臻兩個目的的會議,通常一事無成。即便會議的結構正確,也會因為有兩個主題而擴增規模。

規劃會議的第一原則是,一次會議只有一個主題。如果你需要進行激勵士氣和討論科技問題,務必開兩次會。如果兩個會議相接續,而且參加開會的人一樣,務必以休息時間區隔,並更換會議室;至少更換座位。

會議成功的最後一個原則,與童子軍信條一樣:充分準備。 99%失敗的會議,肇因於沒有充分準備;會議還沒開始已注定要失敗。所有的行政事務都必須列在一張檢查表上,譬如準備馬克筆,並逐項做好準備。檢查表必須具體,第一項檢查事項為:你是否已妥善規劃這次會議?

心得與建議
  1. 我們依據《如何有效開會》(How to Make Meetings Work)這本書為指南,規劃各種會議,成效相當好。這本書並不貴,我們也常影印部分內容給企劃案的成員參考,確實物超所值。
  2. 如果一個研發案必須開許多會,可能表示團隊冗員過多;或是公司的權責劃分不清,以致發生牽一髮動全局的混亂結果,造成沒有人敢妄動。
  3. 任何一個會議,你都可以藉由觀察他人行為,獲知許多關於研發案的資訊。
  4. 變更會議時間具有漣漪效應,導致更多會議必須變更時間,然後再導致更多會議必須變更時間,擴散不已。時常取消會議或變更會議時間,表示規劃不當,或工作超量,或研發案已處於失控狀態。

相關書摘 ►《從需求到設計》:「開放式問題」幫助你選定某棵樹,而不是選擇某個枝枒

書籍介紹

本文摘錄自《從需求到設計:如何設計出客戶想要的產品(十週年紀念版)》,經濟新潮社出版

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作者:唐納德・高斯(Donald C. Gause)、傑拉爾德・溫伯格(Gerald M. Weinberg)
譯者:褚耐安

本書是暢銷書《你想通了嗎?》兩位作者又一傑作。他們總結與各大小企業合作六十餘年的經驗,來探討新產品開發過程中最困難的部分——如何設計出「高品質」的產品或系統。在本書裡,「品質」的定義是:「符合客戶的需求」。

為什麼有那麼多新產品的專案會胎死腹中?為什麼新東西要符合客戶的需求這麼難?由此看來,客戶需求、品質、與客戶溝通、設計等等環節,都大有學問。而且,可能客戶「自己都說不清楚自己要什麼」。

因此,要做出客戶想要的產品或系統,不僅需要專案管理的技巧,還要先做好「客戶需求分析」,這就是本書的主題,內容包括:需求要件(requirements)、減少語意曖昧(ambiguity)、使用者參與、激發概念的會議、專案命名、調和衝突、客戶要什麼(功能、特性、限制、偏好、期望)、技術審查、測試使用者滿意度、黑箱測試等等。還有許多實際案例,以及豐富的心得分享與建議。

本書中提到的技巧,曾經成功運用於許多產品或系統——包括電腦硬體、電腦軟體、汽車、家具、建築、消費性產品、書籍、影片、訓練課程等等。本書對於新產品專案的所有利害關係人——團隊成員、客戶、使用者、還有必須綜觀全局掌控進度的經理人,都大有幫助。本書可以幫助你有效帶領團隊,讓新產品專案邁向成功!

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Photo Credit: 經濟新潮社出版

責任編輯:翁世航
核稿編輯:彭振宣