教你如何「偷」到更多時間：10個Google日曆機密功能大公開

Google日曆是目前最多人使用的免費、雲端行事曆服務之一，尤其當需要在電腦、手機、平板等不同裝置同步自己的行程時， Google日曆是一個最好的「湯底」，把行程都儲存在 Google日曆來方便在不同地方獲得自己的行程，例如各式各樣的行事曆App中：「從時間管理情境推薦8款Android行事曆App比一比」。

不過，對很多朋友來說，可能也會覺得Google日曆乍看之下好像很簡單，甚至太過陽春，所以當湯底很好，要真的煮成一鍋料理，或許還需要其他工具的幫忙，例如雖然湯底在Google日曆，但是平常管理時卻在功能更豐富的Sunrise中料理行程。

然而Google日曆真的像外表看起來的一樣這麼陽春嗎？

其實不是，在Google日曆樸實無華的功能中，擁有很多最佳化個人行程，增加團隊合作效率的隱藏功能，只是我們不一定會發現。所以今天這篇文章，要從我長期使用Google日曆，並且真的主要在Google日曆上完成進度管理的經驗，跟大家分享那些Google日曆中的隱藏功能與應用情境。

兩年多前在電腦玩物寫完「Google日曆 最佳化：在忙碌瑣事中有效率掌握最重要行程」一文後，一來時間久了、功能更多了，二來我自己的時間管理想法、方法也有改變，所以今天想要從活用Google日曆隱藏功能的角度，重新分享我自己怎麼最佳化Google日曆行程管理的方法：

1. 聚焦當下：把過去的活動暗化

Google日曆上排滿了行程，但是逝者已矣，來者可追，我們應該聚焦在現在與未來的行程，讓過去的行程留下備查的紀錄即可。要怎麼在Google Calendar上展現這樣的視野呢？

Google日曆中可以暗化我們過去的行程安排，於是就讓今日與未來的行程在日曆中看起來「發亮」，從而在檢視日曆時，總能先聚焦在當下。

只要進入你的Google日曆一般設定中，就可以找到活動暗化處理的選項。

電腦玩物

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2. 適合你的工作週期：設定顯示的週數期間

每個人的工作型態可能有不同的「進度週期」，而我們其實是依照自己的進度週期在規劃工作。例如記者要執行一個專欄企劃的週期可能是一個禮拜，我會在一個禮拜內完成發想、研究、採訪、寫作工作。但是老師要完成每一次課程規劃的週期可能是兩個禮拜，這個禮拜就要開始為下個禮拜的課程做好準備。

依據我們不同的工作週期，可以在Google行事曆上設定我們慣用的「工作區間」。例如我現在把我的工作區間設定成三週，每次打開日曆我可以查看前一週完成的進度，執行這一週的計畫，並且準備下一週的資料。

如何設定？請參考「Google Calendar日曆自訂檢視」教學。

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3. 知道時間是有限的：加快會議進行

開會是必要的，但開會的目的是決定下一步行動，所以應該幫會議制定很明確緊張的時間安排，讓我們在討論時可以就事論事，透過時間的緊張感來減少岔題的散漫，以制定接下來的任務為首要目標。

Google日曆有一個很不錯的設計就是「少10分鐘的會議安排」，每一次當我們想要安排一個小時會議時，Google日曆自動把時間設定成50分鐘，這提醒了我們時間的寶貴、緊湊，也預留了讓我們不會把時間擠爆的空檔。

你可以在Google日曆一般設定中，找到「預設活動持續時間」，試試看不要把時間排滿，反而讓你工作更有彈性，也工作更有效率。

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4. 留給自己多少時間？隱藏凌晨與深夜時段

你會在凌晨或深夜時間安排工作嗎？除非不得已的原因，例如你的客戶在國外就是要深夜上線，要不然一開始就給自己一種：「反正正常時間做不完，我可以晚上再做」的彈性，那麼我們就很容易鬆懈，真的把更多事情留到晚上做。

所以更好的做法是，一開始嚴格規定自己晚上時段不要安排事情，這樣反而幫自己留下餘裕（延伸閱讀：PIANO慢慢來，義大利口頭禪教我的五個工作哲學）。

這也是我常常說要給自己留下「神聖時間」的時間管理關鍵技巧，而在Google日曆裡，可以預先設定好把晚上時段隱藏起來，這樣再安排時間時，就可以先不考慮這些神聖時間（當然，硬要安排進去行程也依然可以）。

如何隱藏？可以參考「隱藏Google日曆凌晨深夜工作時間」的教學。

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5. 幫大家準備好資料：加入Google雲端硬碟檔案

在「一人之力為什麼可以有團隊之效」的文章中，我分享了自己Google為圓心的工作策略，因為Google各服務之間是連動的，所以可以把我們的不同工作串連起來、整合在一起。

例如當我在Google日曆中邀請夥伴在下週參與一個會議時，我可以在Google日曆裡「直接插入」來自Google雲端硬碟的檔案、文件，提供他們下週會議需要的資料。

大家的行事曆都是同步的，於是當我這樣做時，夥伴的行程裡就會出現我提供的文件資料，而且來自同步更新的Google雲端硬碟，我也就省下還要用郵件反覆溝通的時間，又確保大家都看到檔案，都會在會議前獲得準備好的最新資料。

在Google行事曆中的「研究室」中，開啟「活動附件」功能，就可以讓你在編輯行程時，增加一個「附件」的選項，這個附件可以讓你連結Google Drive中的文件，同步分享給你邀請的夥伴。

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6. 會議室不一定要在辦公室：加入Hangouts視訊會議

同樣的，會議不一定要在實體的會議室開，如果夥伴之間不在同一個辦公室，我們可以利用Google Hangouts來進行10人以內的免費視訊會議。