教你如何「偷」到更多時間:10個Google日曆機密功能大公開

教你如何「偷」到更多時間:10個Google日曆機密功能大公開
Photo Credit: fdecomite @Flickr CC BY 2.0
我們想讓你知道的是

Google日曆真的像外表看起來的一樣這麼陽春嗎?其實不是,在樸實無華之中,擁有很多最佳化個人行程,增加團隊合作效率的隱藏功能,只是我們不一定會發現。

Google日曆是目前最多人使用的免費、雲端行事曆服務之一,尤其當需要在電腦、手機、平板等不同裝置同步自己的行程時, Google日曆是一個最好的「湯底」,把行程都儲存在 Google日曆來方便在不同地方獲得自己的行程,例如各式各樣的行事曆App中:「從時間管理情境推薦8款Android行事曆App比一比」。

不過,對很多朋友來說,可能也會覺得Google日曆乍看之下好像很簡單,甚至太過陽春,所以當湯底很好,要真的煮成一鍋料理,或許還需要其他工具的幫忙,例如雖然湯底在Google日曆,但是平常管理時卻在功能更豐富的Sunrise中料理行程。

然而Google日曆真的像外表看起來的一樣這麼陽春嗎?

其實不是,在Google日曆樸實無華的功能中,擁有很多最佳化個人行程,增加團隊合作效率的隱藏功能,只是我們不一定會發現。所以今天這篇文章,要從我長期使用Google日曆,並且真的主要在Google日曆上完成進度管理的經驗,跟大家分享那些Google日曆中的隱藏功能與應用情境。

兩年多前在電腦玩物寫完「Google日曆 最佳化:在忙碌瑣事中有效率掌握最重要行程」一文後,一來時間久了、功能更多了,二來我自己的時間管理想法、方法也有改變,所以今天想要從活用Google日曆隱藏功能的角度,重新分享我自己怎麼最佳化Google日曆行程管理的方法:

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1. 聚焦當下:把過去的活動暗化

Google日曆上排滿了行程,但是逝者已矣,來者可追,我們應該聚焦在現在與未來的行程,讓過去的行程留下備查的紀錄即可。要怎麼在Google Calendar上展現這樣的視野呢?

Google日曆中可以暗化我們過去的行程安排,於是就讓今日與未來的行程在日曆中看起來「發亮」,從而在檢視日曆時,總能先聚焦在當下。

只要進入你的Google日曆一般設定中,就可以找到活動暗化處理的選項。

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2. 適合你的工作週期:設定顯示的週數期間

每個人的工作型態可能有不同的「進度週期」,而我們其實是依照自己的進度週期在規劃工作。例如記者要執行一個專欄企劃的週期可能是一個禮拜,我會在一個禮拜內完成發想、研究、採訪、寫作工作。但是老師要完成每一次課程規劃的週期可能是兩個禮拜,這個禮拜就要開始為下個禮拜的課程做好準備。

依據我們不同的工作週期,可以在Google行事曆上設定我們慣用的「工作區間」。例如我現在把我的工作區間設定成三週,每次打開日曆我可以查看前一週完成的進度,執行這一週的計畫,並且準備下一週的資料。

如何設定?請參考「Google Calendar日曆自訂檢視」教學。

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3. 知道時間是有限的:加快會議進行

開會是必要的,但開會的目的是決定下一步行動,所以應該幫會議制定很明確緊張的時間安排,讓我們在討論時可以就事論事,透過時間的緊張感來減少岔題的散漫,以制定接下來的任務為首要目標。

Google日曆有一個很不錯的設計就是「少10分鐘的會議安排」,每一次當我們想要安排一個小時會議時,Google日曆自動把時間設定成50分鐘,這提醒了我們時間的寶貴、緊湊,也預留了讓我們不會把時間擠爆的空檔。

你可以在Google日曆一般設定中,找到「預設活動持續時間」,試試看不要把時間排滿,反而讓你工作更有彈性,也工作更有效率。

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4. 留給自己多少時間?隱藏凌晨與深夜時段

你會在凌晨或深夜時間安排工作嗎?除非不得已的原因,例如你的客戶在國外就是要深夜上線,要不然一開始就給自己一種:「反正正常時間做不完,我可以晚上再做」的彈性,那麼我們就很容易鬆懈,真的把更多事情留到晚上做。

所以更好的做法是,一開始嚴格規定自己晚上時段不要安排事情,這樣反而幫自己留下餘裕(延伸閱讀:PIANO慢慢來,義大利口頭禪教我的五個工作哲學)。

這也是我常常說要給自己留下「神聖時間」的時間管理關鍵技巧,而在Google日曆裡,可以預先設定好把晚上時段隱藏起來,這樣再安排時間時,就可以先不考慮這些神聖時間(當然,硬要安排進去行程也依然可以)。

如何隱藏?可以參考「隱藏Google日曆凌晨深夜工作時間」的教學。

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5. 幫大家準備好資料:加入Google雲端硬碟檔案

在「一人之力為什麼可以有團隊之效」的文章中,我分享了自己Google為圓心的工作策略,因為Google各服務之間是連動的,所以可以把我們的不同工作串連起來、整合在一起。

例如當我在Google日曆中邀請夥伴在下週參與一個會議時,我可以在Google日曆裡「直接插入」來自Google雲端硬碟的檔案、文件,提供他們下週會議需要的資料。

大家的行事曆都是同步的,於是當我這樣做時,夥伴的行程裡就會出現我提供的文件資料,而且來自同步更新的Google雲端硬碟,我也就省下還要用郵件反覆溝通的時間,又確保大家都看到檔案,都會在會議前獲得準備好的最新資料。

在Google行事曆中的「研究室」中,開啟「活動附件」功能,就可以讓你在編輯行程時,增加一個「附件」的選項,這個附件可以讓你連結Google Drive中的文件,同步分享給你邀請的夥伴。

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6. 會議室不一定要在辦公室:加入Hangouts視訊會議

同樣的,會議不一定要在實體的會議室開,如果夥伴之間不在同一個辦公室,我們可以利用Google Hangouts來進行10人以內的免費視訊會議。

而當在Google日曆中安排了一個會議行程時,我可以在這個行程裡直接插入Hangouts會議邀請,這樣一來當會議時間到達時,每個人都會收到通知,並且可以直接打開行程裡的連結,加入Hangouts雲端視訊會議。

相關操作的教學,可以參考我的另一篇文章:「Google Hangouts即時通更適合工作溝通的9個好理由」。

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7. 待辦處理郵件:插入Gmail郵件工作表提醒

我們甚至可以用Google日曆來管理Gmail裡的郵件,當收到不需要當下處理,而是下週要提醒我處理的郵件時,我會把這封郵件「插入」Google日曆中,這樣到了下週,就可以在行事曆上看到這個郵件處理提醒。

要怎麼做到呢?其實就是利用Gmail裏的Google工作表,把待辦郵件加入你的Google工作表,並且設定日期,他就會出現在你的Google行事曆上。

相關教學可以參考「Google Tasks工作表的10個待辦事項管理方法心得建議」一文。

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8. 更多元的生活時間管理:顯示農曆

在很多人的日常生活中,農曆都是一個重要的需求,很多我們的習俗儀式,需要透過與農曆日期的搭配來行動。

而這時候在網頁版的Google日曆中,其實可以直接顯示農曆日期與節氣。

相關教學可以參考我的這篇文章:2014行事曆台灣假日與農曆新增Google日曆、手機完整教學

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9. 減少多餘與錯誤的溝通:查看雙方是否有空

團隊合作裡,每個人的工作時間不同、任務安排不同,有空的時間也不同,這時候當需要一起合作時,如何更有效率的、更準確的知道彼此有空的時間?

Google日曆提供了多種「交換彼此有空日期」的方法,對於要約開會時間,安排共同活動是一個有效的工具,而且雲端即時同步,可以即時看到彼此真的有空的空擋,反而避免了互相詢問時可能遺漏誤記等風險,可以更確實地做好多人時間安排。

完整的步驟教學可以參考電腦玩物「不再約錯時間!如何從Google日曆即時確認對方有空」一文。

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10. 可以當作討論區的行程:Google活動與Google日曆

有一個大家比較少用的功能也可以跟Google日曆整合,那就是「Google活動」。前一陣子去意大利旅行時,我把旅遊行程設定成Google活動,然後邀請同行者加入,在Google活動中可以像是討論區一樣討論行程,並且旅遊後可以在Google活動裡一起上傳照片。

但是Google活動最棒的就是會同步到Google日曆上,哪一天的活動就會出現在那一天的行事曆,並且連結到Google活動的討論區、照片上傳區。

如果一個團隊工作不只要安排出進度時間,還希望可以在日期到達前進行多人討論分享,那麼用Google活動建立小團隊事件,讓事件同步到Google日曆上就是一個好方法。

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小結:

以上,就是這幾年來,我在使用Google日曆時會運用的10個進階功能,善用他們,就可以在時間管理上幫我們更有效率,團隊溝通更便捷,也就幫我們偷到更多自己可以運用的時間。

本文獲電腦玩物授權刊登,原文於此

Photo Credit: fdecomite @Flickr CC BY 2.0

責任編輯:羊正鈺
核稿編輯:翁世航