演講邀約須知:如何寫出一封好的邀約信?後續該如何溝通?

演講邀約須知:如何寫出一封好的邀約信?後續該如何溝通?
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我們想讓你知道的是

雖然這分享的情境是建立在「如何邀約演講與講座」的建議套路上,但我想這些技巧基本上也能夠延伸到「如何邀請XX」或者「如何請人幫忙」這種比較廣泛的情境。

前言

這篇文章是自己在整理這一年來的講座工作坊時,特別想抓出「演講邀約」這個議題來跟大家聊聊。

雖然這分享的情境是建立在「如何邀約演講與講座」的建議套路上,但我想這些技巧基本上也能夠延伸到「如何邀請XX」或者「如何請人幫忙」這種比較廣泛的情境。

然而,在這篇的後半段,我也想額外分享自己這兩年來,重新地看待了何謂「合作的本質」。

話不多說,直接先上「本年度最傻眼邀約」

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這是我收過最短最精簡,也是讓我最沒頭緒的講座邀約了。
  • 沒單位(我不知道你是誰、來自那個單位?)
  • 沒主題、預計分享內容(是要我去做些什麼呢?)
  • 沒地點(我該去哪裡?)
  • 沒費用(講師費、交通費?)

而通常收到這種毫無頭緒的信件,只好變成我主動去詢問對方一些資訊:

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幸運的是,這次的溝通到第四封信件時,大致上所有資訊就敲定了,可以說是一個開頭傻眼、過程正常的案件。也就是說,我也有遇過那種開頭完美,過程傻眼,最後花上十幾封來返的鬼打牆信件。(讓我不禁懷疑寫第一封信跟後來的人不是同一人⋯⋯)

因此,這篇上半部將分成兩部分來寫:

  1. 如何寫一封好的開頭邀請信
  2. 如何做好後續溝通

一、寫出好的開頭信件

邀約信件的組成不外乎三項:

  • 開頭招呼(介紹主辦單位自己)
  • 合作的資訊(時間地點與預期合作內容)
  • 後續行動(被邀約方看到信件後應該做些什麼?)

然而,根據我的統計(與個人感受)「演講(合作)的邀約」會有第四項要素:「為什麼是我?」

這是因為市面上講同個或者類似主題的分享者實在太多了。例如 2017 年根本是「簡報元年」,市面上充斥了各種簡報的課程,那你們單位為什麼會想來找OOO呢?

由主辦方回答這個問題後,能讓分享的講者知曉自己的內容該怎麼客製化調整,進一步去加強被需要的特質與部分,弱化重複的部分。

即便都是「簡報設計」課程,我自己的課程是專注在「內容思考架構」、「說服表達邏輯」上,並非投影片的平面排版設計。若主辦方能清楚說明「就是要找你OOO」的原因,一來可以避免分享主題上的誤會,二來也能確保跟過往的講座有所差異、有獨特性。

然而這個「為什麼是我」的部分,建議放入第一項「開頭招呼」裡,介紹自己單位外,也講講你們單位決定這個課程主題的原因,以及為什麼是找OOO。

但不是用空泛的稱讚形容詞(X)

錯誤示範(不截圖了,直接擷取文字並刪除單位資訊):

侯智薰先生您好,我是OOO為XXX負責同仁。
在網路上看到您的課程資訊,十分吸引人!
我們單位的夥伴也很欣賞您在部落格上分享的內容,想邀請您來為我們分享OOOO。
(下面省略)

太空泛稱讚形容詞其實對於「了解資訊」沒有什麼幫助的。

哪部分吸引了你們?部落格上的那個內容?是要加進去課程內做討論嗎?

基本上太空泛的稱讚反而會讓我們不知道該怎麼辦,所以請直接點把「你需要什麼的原因」指出來,讓被邀請方知道為什麼是自己,這比用形容詞來稱讚還要令人感動,也更有效率!

合作的資訊(時間地點與預期合作內容)

時間地點這最基本資訊不用特別講,但如果主辦方能夠描述點出「觀眾性質」、「活動理想目標」的話,則能大大加分。

因為這能讓我們對於課程的方向有個大概的方向,才知道怎麼進行微調客製化。對我來說,分享講課是一種對話,而不是準備好一個版本打天下。

直接用兩個好的範例說明吧!

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這就是一個非常完整的邀約信件,當然文字上可以再簡短一點,但她敘述的方式,讓我覺得是有所準備與認真的,即便要花數分鐘閱讀,看完也不會覺得字多而煩躁。

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善用 Email 的顏色、粗體,透過標注重點,會讓長篇的信件看起來更舒服更有效率。

基本上,我覺得我還挺幸運遇到許多友善溫暖且用心認真的主辦方,就不一一列出了,不過如果你想來問問我當初收到你的邀請的感受是如何的?歡迎你訊息我,我一定如實以告XD。

二、做好後續的溝通與追蹤

為什麼除了邀約之外,還要多做邀約之外的溝通?

可能我還只是個年資約兩年,講了一百場講座的菜鳥講者。我個人有兩個習慣:

  1. 第一次邀約的單位,無論授課時間長度,如果有空可以配合都會答應。
  2. 在講座舉辦前,我會希望能與主辦方見上一面。

如果受限於地理或時間因素,就會轉成透過線上溝通。這是為了讓彼此更瞭解,認識單位本身,也認識籌辦的負責人員。

身為辦過許多實體活動與課程的人,我也能深深瞭解,辦活動給人參加就像是做功德(X)很多時候大家只會看到台前的講者,卻常常忽略了在背後籌備的我們。因此,我會希望能多認識主辦方,看看除了這個講座之外,我還能幫上什麼忙(也可能因此讓自己有了更多的合作機會)。

題外話:約時間的小地雷

遇過有主辦方(或一些想採訪的單位)會很貼心地「主動詢問有空的時段」。然而,當我們回信給了有空的日期與時段,就請盡快把最終的時間與地點決定,不然我們那幾個時段與日期就會被卡著無法使用。

這時候會更建議邀約方,能在詢問時,不是去問:「請問你下週哪天哪時段有空嗎?」而建議的方法是問:「請問下列三個日期與時段,你哪個比較方便呢?(若都無法,請您再提供您下週可以的時段,謝謝!)」

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一項合作,並不只是一方提供酬勞,另一方提供勞務就結束的事情。

合作的本質

合作不只是點狀的交互作用。

過去的我以為合作就是「你現在有個需求」,而「我剛好可以解決需求」,於是你找上了我來幫忙。這是一種點狀的交互作用。而這一年下來,我發現真正能長久的合作關係,往往不是只解決現狀上的那一點需求,而是能一起研究討論造成這需求的前因,解決需求的後果雨影響。甚至有少數到了面,將其他外部觀點與資源引入。

上述這樣講起來太概念化了,用個例子說明吧!

某A大學發現他們學生很常參加校外競賽,作品都很有水準,但往往都在提案簡報這關失敗,因此找了我去進行三小時的簡報提案課程,希望能增進學生的提案簡報技巧。

而我在與某A大學溝通發現,學生缺乏的並不是「表達技巧」本身,而是作品太少故事、使命感,甚至講不出為什麼這個計畫非他來做不可的動機。因此,我從頭設計了課程內容,從與自我對話開始,再從生活洞察切入,先讓學生們漸漸成為會說出有共鳴與畫面故事的人,再來探討「表達技巧」。

課程結束後,某A大學的學生反應良好,校方推薦我在該校開設長時間週期性的通識課程,也能推薦其他講師來協助同學們。

基本上這也跟「行銷」很像,並不是出錢者讓執行者把一項產品讓人看到注意到,甚至到下單購買就好。一個好的行銷合作,是要先回歸到產品內容溝通、市場與價格區隔、包裝呈現與企業的文化的契合度,甚至購買之後的服務體驗、消費者的回饋是否能增長企業品牌⋯⋯等等。

這也是為什麼我開始很注重與主辦方的「後續的溝通與追蹤」,因為我想這才是能讓零散的點狀問題,顯現出「線性的脈絡連結」,也才能讓每一場的影響力更深植人心、更久遠。

畢竟,能幫上彼此的才算得上是人脈。而能深入需求了解原因,延伸影響達到雙贏的才是合作。

結語

講完了理想,如果回到現實,講課的根本就是工作,而工作就是為了賺錢養活自己。但如果工作就只是工作,那也太無趣跟機器人處理指令然後產出沒兩樣。所以我會更希望每一次的工作都能是種「合作」,讓自己或者對方達到「目的」以外,還能有「外部正效益」。

我的目的就是讓聽的人有收穫、讓主辦方有成就感,畢竟講課基本上也算是一種「教育服務業」,而主辦方的目的不外乎就是讓參與者對於自己的籌備好評不斷。至於「外部正效益」呢?那就要看我們怎麼溝通的了,是吧?(笑)

歡迎再把此篇的寫信、溝通套路看過一次(X)

也因此,我現在會在每一場課程與講座的開場,先去提及主辦單位跟我的互動,讓參與者能多認識幕後辛苦的籌辦方,因為沒有他們就不會有我。所以撰寫此篇,希望未來每一次的合作都能更有效率更有效益,達成更多的雙贏與資源交換。

一個人的成就是種短暫的快樂,成就了一群人是種久遠的幸福。

本文經作者授權刊登,原文發表於此

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航


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