跟廠商或客戶談外部合作前,請先做到這三件事

跟廠商或客戶談外部合作前,請先做到這三件事
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我們想讓你知道的是

當我們是主要提出邀約的那方,通常代表我們可以在這次的合作中得到相對多的東西,花時間做一點功課,展現一下誠意,趁機也讓對方知道跟我們合作沒有問題,是很值得的。

對方從椅子上站起身,伸出手,你勉強擠出笑容,回應對方的握手。電梯門關上後,看了看手錶,一個小時(甚至更長)的會議過去了,事情毫無進展,只有這句話留下來:「那我們雙方都去研究一下有什麼可以合作的地方,下次再約!」

不論職階,只要我們的職位需要跟外部合作,都一定常常遇到上述的狀況。通常這件事會從一封電子郵件開始,對方會簡單介紹一下自己的公司,然後問說某個星期幾的下午有沒有空來拜訪,交流一下,看看雙方有沒有什麼合作的機會。

看到這裡,聰明的人應該發現問題所在了,電子郵件的結尾居然跟會議的結尾一樣,都是「看看雙方有沒有什麼合作的地方」,任何對時間管理稍微有點知覺的人,都知道那一個小時的會議絕對是浪費時間。

因為實在遇到、聽到朋友們抱怨過太多類似的狀況了,也深知所有人的時間都很寶貴,實在忍不住敲敲鍵盤,分享一下幾個在出發談合作前就應該做好的功課。

第一、先搞清楚對方公司在做什麼

我知道你笑了,這很基本,可是我真的遇過完全不知道我們公司在做什麼就跑來參觀,說要合作的訪客。當下不只我,連接待的助理都露出黑人問號的表情。

第二、想一下雙方業務有什麼可以互相幫助的地方,先擬好初步計畫附在電子郵件給對方

我曾經遇過一些超上道的公司,直接把合作案的內容仔細地做成一份簡報,而且不只是大方向,連執行細節,我們公司可能需要哪些部門一起幫忙,甚至連成本都大概估出來。

當然裡面的數字很多都沒那麼準確,不過我們第一次見面在寒暄過後就能夠立刻切入重點討論,修改一些數字,並且把每個專案檢核點都訂好時間,就能開始執行了。

在這裡的簡報不一定要很準確,主要是要告訴對方自己是有誠意、並且做過功課才來談合作,不是來亂的。

第三、肉搜要跟你開會的那個人

之前有位朋友跟我透露,他只要知道對方有哪幾個人會來開會,就會再想盡辦法會前打聽那個人,包括問共同朋友,利用Google挖出那個人的Facebook、Instagram、LinkedIn等帳號,瞭解開會的那個人,這樣能夠讓會議進行得更順利一些。

除了以上三點外,我覺得第一次見面一定有一定要不斷強調(最好是在電子郵件裡就提過),那就是「雙方合作對你的好處是什麼?」,因為這絕對是在商業合作上,對方最關心的事情。

最後,千萬不要當這一種人

我們之前曾經遇過幾個簡單介紹自己後,就說要約時間拜訪的公司(我們上網去搜尋他們的網頁,網頁上的資訊也不多),我就請助理先打電話去跟對方確認細節,這樣我們也比較好做準備。

助理問對方說:「請問你們公司主要是做什麼的? 這次是想要針對哪種業務的合作?」,結果對方回答得不清不楚,只是不斷強調:「很多事情電話裡面說不清楚,我們先見面後雙方在好好聊吧!」

助理講電話的當下,我人就在旁邊翻白眼,當下只想請助理問他:「你們連電話都講得不清不楚,我怎麼可能花時間跟你們見面?」

當我們是主要提出邀約的那方,通常代表我們可以在這次的合作中得到相對多的東西,花時間做一點功課,展現一下誠意,趁機也讓對方知道跟我們合作沒有問題,是很值得的。

責任編輯:翁世航
核稿編輯:潘柏翰