簡報成功表達的五大原則:儘早準備的好處多多,只有一個嚴重缺點

簡報成功表達的五大原則:儘早準備的好處多多,只有一個嚴重缺點
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我們想讓你知道的是

雖然簡報成功與否有一大部分取決於事前準備,但優異的表達方法也是關鍵。以下提供幾個原則,期能讓受眾對你的簡報留下正面印象。

文:阿爾諾・謝瓦里耶(Arnaud Chevallier)

1. 事前:協助受眾做好準備,並取得充分的支持

不過分高估簡報的地位。理想情況下,簡報現場的重要受眾能事先知道你的前提、證據和廣泛的結論。他們能同意你的看法,或至少你與他們之間可以產生一些共識。要想達到此效果,你可能需要在簡報前與受眾成員個別見面,除了親自瞭解他們的觀點、讓他們感覺受到重視,你也能從中找出說服每個人的方法。從這個角度來看,最終的簡報不過只是一個里程碑,由你和受眾共同確立你事前與各個重要關係人之間取得的共識。

善用互惠心理。回想一下,你最近一次停紅燈時如何婉拒了流浪漢幫你擦拭擋風玻璃的好意。如果他們不顧你的拒絕,堅持幫你擦玻璃,你會怎麼做?不給點錢是否讓你覺得過意不去?這樣你就明白,當你感覺欠下人情時,開口拒絕是件多麼困難的事。這種現象稱為互惠心理,有助於促進長期合作:如果你幫我個忙,我會覺得有義務回幫你一個忙。這不是理性的反應(畢竟你並未主動要求他們幫你擦玻璃,事實上你還拒絕了他們),但這招很有效。

以其他裝置備份簡報。提早抵達現場佈置投影機、燈光和麥克風等設備,並解決臨時遇到的問題。如果你打算使用筆記型電腦來簡報,建議你在隨身碟或其他裝置上留個備份。

2. 謹言慎行

優秀的簡報者擅長表達與聆聽,並透過口頭和肢體語言來表達想法。以下提供幾個能讓兩種表達方式更有效的原則。

利用語調突顯訊息重點。有變化的語調可避免聲音過於枯燥,使聽眾昏昏欲睡。另外,強調特定字詞時也應多加留意,因為光是語調改變,句子的意思就可能不同。下方引用溝通顧問Stephen Allen的例子。想像你要告訴別人「行銷部給了我這些數據」。現在,請大聲說出這句話,每次強調句子的不同部分,並觀察語意有何變化:

「行銷部給了我這些數據。」其實這是財務部給我的數據。

「行銷部給了我這些數據。」其實這是我從他們那裡偷來的。

「行銷部給了我這些數據。」其實他們把數據給了吉姆。

「行銷部給了我這些數據。」其實他們給了我其他資料。

「行銷部給了我這些數據。」其實他們只給我圖表。

運用音量暗示轉折。聲音夠大聲,所有人才聽得見,不過你也可以適度調整音量,引導聽眾注意重要概念,或在概念之間營造轉折效果。

調整語速達到強調作用。放慢語速以標示重要內容,這樣可維持聽眾的興趣。此外,你也可以短暫停頓,營造其他效果,例如暗示重點所在、讓聽眾消化某些資訊、過渡到其他概念,或是給聽眾一點時間閱讀投影片內容及發想問題。

正面看待沉默。當一張投影片不足以協助聽眾理解或記憶論述時,插入一張空白投影片或許會是有效的因應之道,同樣的道理,你不應認為自己需要全程講話。避免使用填充字(filler word),以有利的方式運用停頓技巧,功用包括讓聽眾消化資料、延長思考時間,以及評估聽眾反應。

除了聲音之外,篤定的肢體語言也能營造可信度。肢體語言包括站姿、動作、手勢和目光接觸。

與聽眾目光接觸,促進參與感。目光接觸可幫助你與聽眾建立連結,同時注意他們的反應。教育專家Jannette Collins建議,與聽眾四眼相交的時間大概三至五秒,或是注視到你完整表達完概念為止。

找到一個適合你的輕鬆姿勢。上身挺直,身體重量平均落在兩腳,切忌不時變換站立的重心。可運用手勢強調特定字詞或概念,或是描述形狀、大小、數量和方向。回答問題時,可向提問的人靠近一些,但又不致於造成對方壓力。離開講台,自由走動。切勿走得太快或固定行走的路線;如果使用前投式投影機,也要避免來回經過鏡頭而影響投影效果。此外,盡量避免讓投影片照射在你的臉上。音訊方面,則可使用免持式麥克風(例如領夾式麥克風),讓手勢的運用更加自由靈活。

你喜歡站在投影機的那一邊?稍微想一下,如果站在左邊,可以比較靠近圖表的座標軸和條列項目的開端,但若需要伸手指出投影片的特定內容,就必須仰賴左手,對於右撇子的講者可能有點彆扭。

簡報時,可事先設定投影模式,在電腦上顯示備忘稿,以便查看目前與下一張投影片,這對串連簡報過程相當實用。理想的串場詞包括:「目前我們談了……,接下來我們準備探討……」「所以我們證實了……,現在我們來看看……」或「因此……」。如果是在會議桌上使用筆記型電腦報告,建議背對坐在最靠近投影幕的地方。如此一來,投影幕會在你的背後,聽眾可以同時看見你和投影片內容。

妥善運用投影片。訊分析專家Keisler與Noonan提出一種運用視覺素材的技巧:放映投影片,然後停頓一會。注視一名聽眾,以另一種說法向他解釋投影片內容,接著再討論你想強調的深入見解。

使用主動語氣的簡短句子。維持一對一的對話方式:一次只向一個人表達一個概念,並維持與對方的目光接觸。對著現場的聽眾講話,不要只說給設備器材聽。

記得要練習自然從容的表達儀態。

3. 用心傾聽

凝聚聽眾的注意力,鼓勵他們參與。辦法之一是仔細聆聽他們對投影片資料的反應。收到聽眾的反饋時,不妨先別急著說話,思考一下他們的意見和感受。將聽眾提出的問題視為雙方交流的機會。允許聽眾發問,並主動丟出問題。

除了聽取口頭表達的訊息之外,也要留意非語言的線索。傾聽是深入瞭解受眾立場的機會,其中一部分是仔細注意聽眾的一舉一動,從中查找線索。看到受眾露出疑惑的表情時,大可放慢速度,釐清你想傳達的觀點;相反地,受眾出現躁動和感覺無聊的反應時,則是暗示你應該進入下一個部分。

4. 用心回答

學者Doumont建議在回答問題時採取四個步驟:一、聽完整個問題,確定你徹底理解;二、適時重述/換句話說,讓在場的其他人也能理解;三、思考如何切中要點、簡明扼要地回答問題;四、對著全體聽眾回答問題,與所有人目光接觸。

預測問題,事先準備答案。確認簡報能確實討論重要問題,並額外準備投影片以回答次要問題。

判斷何時需要辯論。選擇有必要為其奮力一搏的問題。開口講話及回應前務必三思。

利用回答與受眾交流。透過目光接觸鼓勵聽眾與你交流,並確認提問者滿意你的回答。回答前可重複一次問題,尤其當現場人數眾多、提問者沒有使用麥克風、問題可能模稜兩可,或是你需要一點時間思考如何回答時,都可考慮將問題重述一次。

如果你不知道問題的答案,請記住以下原則:不冒險說一些可能出錯的回答,並鎖定你確定的內容提升可信度。你也可以提議在查詢相關資料後,再給提問者答案。如果你做出回答問題的承諾,請務必達成。

5. 以高潮作結

簡報過程中可時常為受眾歸納重點,包括最後的結束語也應該總結整體內容。此外,當場也要與聽眾取得共識,例如確定後續工作、截止日期和負責人。特別是簡報結束後,也要致力尋找簡報當下無法解決的問題答案。

儘早著手撰寫報告。學術界中,研究人員喜歡在專案結束後才開始溝通的工作,像是我認識的大多數博士班學生,往往都是到了最後一年才開始寫論文。相較之下,擔任管理顧問時,公司反而鼓勵我們儘早撰寫報告(確立任務的第一週就開始),那時甚至還沒蒐集足以支持結論的證據。如此一來,當我開始分析資料,發現證據無法支持一開始的假設時,我會直接更改原本設想的方向。

早點開工有助於你將思緒整理成順暢的敘事線。剛開始的一兩個星期,可先擬定最終報告的敘事情節,記錄你對問題的初步想法,並記下你所預期的解決方案。在此階段中,大部分的內容只是單純臆測,尚未定案。

明確標示哪些內容出自個人猜測,以區別敘事情節中的既定事實和臆測內容,例如在對應的投影片上註記「暫定」(詳見下方圖7.25)。這些初步投影片只是暫時的架構,一旦掌握有力證據,就應立即據以修改。

圖7_25
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早點開工還能幫助你確定研究方向。擬好敘事線後,必須將足以支持標語的證據放入投影片中。誠如前幾章所述,這不代表只需尋找支持論點的證據,而循著清楚的敘事線,你可以瞭解需要蒐集哪些資料。由上而下擬定簡報架構後,就能發現論述的缺失,進而找到需要的證據加以填補。這能幫助你聚焦思考,去除不重要的旁枝末節,持續鎖定正確的方向。這樣的專注力很重要,因為如同前文所述,紛雜的資料可能會模糊重要但微弱的訊號。

分析過程中,你可能會經手無數份報表、技術報告、文章等資料。不妨分別摘述、記錄成一張投影片,放進附錄彙整成中央資料庫,妥善留存。專案初期或許很難看出端倪,摸不清這些資料整合之後的樣貌,但若能用一張投影片快速總結一項證據,就能更容易掌握證據集結之後的整體概況。這個中央資料庫可方便你取用各項證據,猶如書面版的工作記憶。這是一種很重要的功能,原因在於我們解決複雜問題的能力的確會受限於工作記憶,尤其在需要思考超過一個假設的時候,限制更為顯著。

此外,早點準備簡報也有助於避免臨時抱佛腳的現象。如果你有過熬夜準備考試或報告的經驗,應該就能體會當天力不從心的無力感。若能在專案一開始就著手準備報告,即可清楚整個架構的演變情形,並掌握後續所需的時間。如此一來,繳交報告前幾個小時才發現重大缺失的風險就能降到最低。在擁有充足時間的情況下,審慎思考報告架構之餘,也能逐步整合重要元素,進而強化整體訊息的說服力道。另一個好處則是製作進度報告從此變得輕而易舉,只要決定在簡報內放入哪些投影片,再調整一下順序就能大功告成。因此,你隨時都可以報告進度,不需太多事前準備。

最後,早點開工可讓你見林又見樹,瞭解每個團隊成員在整體任務中負責的工作,有助於調度團隊人力。同時,這也能幫助團隊鎖定方向,釐清團隊角色和目標,而團隊成員也能清楚自己在整體任務中的定位與不可或缺的貢獻,終而推升團隊績效。

總之,儘早準備簡報的好處多多,但隨之而來的還有一個嚴重缺點。要想及早動手撰寫報告,必須很早就選定立場,此時你甚至還沒機會檢視證據。這可能使驗證性偏誤更為嚴重,但如前文所述,這個現象早已相當普遍,實在沒必要越演越烈。因此,務必堅持不懈,在取得新證據後不斷調整觀點。

書籍介紹

本文摘錄自《複雜問題的策略思考&分析:從「一隻走失的狗」開始,演練問題解決的綜合技術》,大寫出版

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作者:阿爾諾・謝瓦里耶(Arnaud Chevallier)
譯者:張簡守展

急著解決的事不難;
不急、但沒有頭緒的重大問題才考驗你如何使用邏輯與智力,
讀完本書,你會驚訝自己的思考有多易受限制,判斷又多可能出錯!

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原因是什麼?因為他們很少受過正式以問題分析並進行策略思考的系統性訓練。

擔任過企業諮詢顧問、並在大學任教的本書作者謝瓦里耶,將在這本書中由一隻狗「哈利」的走失開始,特別針對重大的複雜問題,帶領讀者走過一趟完整的問題解決思考訓練,在書中,這樣的問題即是複雜(complex)、定義模糊(ill-defined)、非迫切(nonimmediate)的問題(簡稱為CIDNI問題)。

本書將協助你提升成為一個通才的技能,不只助你學習解決問題,更重要的是拓展思維。

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責任編輯:翁世航
核稿編輯:丁肇九