簡報成功表達的五大原則:儘早準備的好處多多,只有一個嚴重缺點

簡報成功表達的五大原則:儘早準備的好處多多,只有一個嚴重缺點
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我們想讓你知道的是

雖然簡報成功與否有一大部分取決於事前準備,但優異的表達方法也是關鍵。以下提供幾個原則,期能讓受眾對你的簡報留下正面印象。

文:阿爾諾・謝瓦里耶(Arnaud Chevallier)

1. 事前:協助受眾做好準備,並取得充分的支持

不過分高估簡報的地位。理想情況下,簡報現場的重要受眾能事先知道你的前提、證據和廣泛的結論。他們能同意你的看法,或至少你與他們之間可以產生一些共識。要想達到此效果,你可能需要在簡報前與受眾成員個別見面,除了親自瞭解他們的觀點、讓他們感覺受到重視,你也能從中找出說服每個人的方法。從這個角度來看,最終的簡報不過只是一個里程碑,由你和受眾共同確立你事前與各個重要關係人之間取得的共識。

善用互惠心理。回想一下,你最近一次停紅燈時如何婉拒了流浪漢幫你擦拭擋風玻璃的好意。如果他們不顧你的拒絕,堅持幫你擦玻璃,你會怎麼做?不給點錢是否讓你覺得過意不去?這樣你就明白,當你感覺欠下人情時,開口拒絕是件多麼困難的事。這種現象稱為互惠心理,有助於促進長期合作:如果你幫我個忙,我會覺得有義務回幫你一個忙。這不是理性的反應(畢竟你並未主動要求他們幫你擦玻璃,事實上你還拒絕了他們),但這招很有效。

以其他裝置備份簡報。提早抵達現場佈置投影機、燈光和麥克風等設備,並解決臨時遇到的問題。如果你打算使用筆記型電腦來簡報,建議你在隨身碟或其他裝置上留個備份。

2. 謹言慎行

優秀的簡報者擅長表達與聆聽,並透過口頭和肢體語言來表達想法。以下提供幾個能讓兩種表達方式更有效的原則。

利用語調突顯訊息重點。有變化的語調可避免聲音過於枯燥,使聽眾昏昏欲睡。另外,強調特定字詞時也應多加留意,因為光是語調改變,句子的意思就可能不同。下方引用溝通顧問Stephen Allen的例子。想像你要告訴別人「行銷部給了我這些數據」。現在,請大聲說出這句話,每次強調句子的不同部分,並觀察語意有何變化:

「行銷部給了我這些數據。」其實這是財務部給我的數據。

「行銷部給了我這些數據。」其實這是我從他們那裡偷來的。

「行銷部給了我這些數據。」其實他們把數據給了吉姆。

「行銷部給了我這些數據。」其實他們給了我其他資料。

「行銷部給了我這些數據。」其實他們只給我圖表。

運用音量暗示轉折。聲音夠大聲,所有人才聽得見,不過你也可以適度調整音量,引導聽眾注意重要概念,或在概念之間營造轉折效果。

調整語速達到強調作用。放慢語速以標示重要內容,這樣可維持聽眾的興趣。此外,你也可以短暫停頓,營造其他效果,例如暗示重點所在、讓聽眾消化某些資訊、過渡到其他概念,或是給聽眾一點時間閱讀投影片內容及發想問題。

正面看待沉默。當一張投影片不足以協助聽眾理解或記憶論述時,插入一張空白投影片或許會是有效的因應之道,同樣的道理,你不應認為自己需要全程講話。避免使用填充字(filler word),以有利的方式運用停頓技巧,功用包括讓聽眾消化資料、延長思考時間,以及評估聽眾反應。

除了聲音之外,篤定的肢體語言也能營造可信度。肢體語言包括站姿、動作、手勢和目光接觸。

與聽眾目光接觸,促進參與感。目光接觸可幫助你與聽眾建立連結,同時注意他們的反應。教育專家Jannette Collins建議,與聽眾四眼相交的時間大概三至五秒,或是注視到你完整表達完概念為止。

找到一個適合你的輕鬆姿勢。上身挺直,身體重量平均落在兩腳,切忌不時變換站立的重心。可運用手勢強調特定字詞或概念,或是描述形狀、大小、數量和方向。回答問題時,可向提問的人靠近一些,但又不致於造成對方壓力。離開講台,自由走動。切勿走得太快或固定行走的路線;如果使用前投式投影機,也要避免來回經過鏡頭而影響投影效果。此外,盡量避免讓投影片照射在你的臉上。音訊方面,則可使用免持式麥克風(例如領夾式麥克風),讓手勢的運用更加自由靈活。

你喜歡站在投影機的那一邊?稍微想一下,如果站在左邊,可以比較靠近圖表的座標軸和條列項目的開端,但若需要伸手指出投影片的特定內容,就必須仰賴左手,對於右撇子的講者可能有點彆扭。

簡報時,可事先設定投影模式,在電腦上顯示備忘稿,以便查看目前與下一張投影片,這對串連簡報過程相當實用。理想的串場詞包括:「目前我們談了……,接下來我們準備探討……」「所以我們證實了……,現在我們來看看……」或「因此……」。如果是在會議桌上使用筆記型電腦報告,建議背對坐在最靠近投影幕的地方。如此一來,投影幕會在你的背後,聽眾可以同時看見你和投影片內容。

妥善運用投影片。訊分析專家Keisler與Noonan提出一種運用視覺素材的技巧:放映投影片,然後停頓一會。注視一名聽眾,以另一種說法向他解釋投影片內容,接著再討論你想強調的深入見解。

使用主動語氣的簡短句子。維持一對一的對話方式:一次只向一個人表達一個概念,並維持與對方的目光接觸。對著現場的聽眾講話,不要只說給設備器材聽。

記得要練習自然從容的表達儀態。

3. 用心傾聽

凝聚聽眾的注意力,鼓勵他們參與。辦法之一是仔細聆聽他們對投影片資料的反應。收到聽眾的反饋時,不妨先別急著說話,思考一下他們的意見和感受。將聽眾提出的問題視為雙方交流的機會。允許聽眾發問,並主動丟出問題。