簡報成功表達的五大原則:儘早準備的好處多多,只有一個嚴重缺點

我們想讓你知道的是
雖然簡報成功與否有一大部分取決於事前準備,但優異的表達方法也是關鍵。以下提供幾個原則,期能讓受眾對你的簡報留下正面印象。
文:阿爾諾・謝瓦里耶(Arnaud Chevallier)
1. 事前:協助受眾做好準備,並取得充分的支持
不過分高估簡報的地位。理想情況下,簡報現場的重要受眾能事先知道你的前提、證據和廣泛的結論。他們能同意你的看法,或至少你與他們之間可以產生一些共識。要想達到此效果,你可能需要在簡報前與受眾成員個別見面,除了親自瞭解他們的觀點、讓他們感覺受到重視,你也能從中找出說服每個人的方法。從這個角度來看,最終的簡報不過只是一個里程碑,由你和受眾共同確立你事前與各個重要關係人之間取得的共識。
善用互惠心理。回想一下,你最近一次停紅燈時如何婉拒了流浪漢幫你擦拭擋風玻璃的好意。如果他們不顧你的拒絕,堅持幫你擦玻璃,你會怎麼做?不給點錢是否讓你覺得過意不去?這樣你就明白,當你感覺欠下人情時,開口拒絕是件多麼困難的事。這種現象稱為互惠心理,有助於促進長期合作:如果你幫我個忙,我會覺得有義務回幫你一個忙。這不是理性的反應(畢竟你並未主動要求他們幫你擦玻璃,事實上你還拒絕了他們),但這招很有效。
以其他裝置備份簡報。提早抵達現場佈置投影機、燈光和麥克風等設備,並解決臨時遇到的問題。如果你打算使用筆記型電腦來簡報,建議你在隨身碟或其他裝置上留個備份。
2. 謹言慎行
優秀的簡報者擅長表達與聆聽,並透過口頭和肢體語言來表達想法。以下提供幾個能讓兩種表達方式更有效的原則。
利用語調突顯訊息重點。有變化的語調可避免聲音過於枯燥,使聽眾昏昏欲睡。另外,強調特定字詞時也應多加留意,因為光是語調改變,句子的意思就可能不同。下方引用溝通顧問Stephen Allen的例子。想像你要告訴別人「行銷部給了我這些數據」。現在,請大聲說出這句話,每次強調句子的不同部分,並觀察語意有何變化:
「行銷部給了我這些數據。」其實這是財務部給我的數據。
「行銷部給了我這些數據。」其實這是我從他們那裡偷來的。
「行銷部給了我這些數據。」其實他們把數據給了吉姆。
「行銷部給了我這些數據。」其實他們給了我其他資料。
「行銷部給了我這些數據。」其實他們只給我圖表。
運用音量暗示轉折。聲音夠大聲,所有人才聽得見,不過你也可以適度調整音量,引導聽眾注意重要概念,或在概念之間營造轉折效果。
調整語速達到強調作用。放慢語速以標示重要內容,這樣可維持聽眾的興趣。此外,你也可以短暫停頓,營造其他效果,例如暗示重點所在、讓聽眾消化某些資訊、過渡到其他概念,或是給聽眾一點時間閱讀投影片內容及發想問題。
正面看待沉默。當一張投影片不足以協助聽眾理解或記憶論述時,插入一張空白投影片或許會是有效的因應之道,同樣的道理,你不應認為自己需要全程講話。避免使用填充字(filler word),以有利的方式運用停頓技巧,功用包括讓聽眾消化資料、延長思考時間,以及評估聽眾反應。
除了聲音之外,篤定的肢體語言也能營造可信度。肢體語言包括站姿、動作、手勢和目光接觸。
與聽眾目光接觸,促進參與感。目光接觸可幫助你與聽眾建立連結,同時注意他們的反應。教育專家Jannette Collins建議,與聽眾四眼相交的時間大概三至五秒,或是注視到你完整表達完概念為止。
找到一個適合你的輕鬆姿勢。上身挺直,身體重量平均落在兩腳,切忌不時變換站立的重心。可運用手勢強調特定字詞或概念,或是描述形狀、大小、數量和方向。回答問題時,可向提問的人靠近一些,但又不致於造成對方壓力。離開講台,自由走動。切勿走得太快或固定行走的路線;如果使用前投式投影機,也要避免來回經過鏡頭而影響投影效果。此外,盡量避免讓投影片照射在你的臉上。音訊方面,則可使用免持式麥克風(例如領夾式麥克風),讓手勢的運用更加自由靈活。
你喜歡站在投影機的那一邊?稍微想一下,如果站在左邊,可以比較靠近圖表的座標軸和條列項目的開端,但若需要伸手指出投影片的特定內容,就必須仰賴左手,對於右撇子的講者可能有點彆扭。
簡報時,可事先設定投影模式,在電腦上顯示備忘稿,以便查看目前與下一張投影片,這對串連簡報過程相當實用。理想的串場詞包括:「目前我們談了……,接下來我們準備探討……」「所以我們證實了……,現在我們來看看……」或「因此……」。如果是在會議桌上使用筆記型電腦報告,建議背對坐在最靠近投影幕的地方。如此一來,投影幕會在你的背後,聽眾可以同時看見你和投影片內容。
妥善運用投影片。訊分析專家Keisler與Noonan提出一種運用視覺素材的技巧:放映投影片,然後停頓一會。注視一名聽眾,以另一種說法向他解釋投影片內容,接著再討論你想強調的深入見解。
使用主動語氣的簡短句子。維持一對一的對話方式:一次只向一個人表達一個概念,並維持與對方的目光接觸。對著現場的聽眾講話,不要只說給設備器材聽。
記得要練習自然從容的表達儀態。
3. 用心傾聽
凝聚聽眾的注意力,鼓勵他們參與。辦法之一是仔細聆聽他們對投影片資料的反應。收到聽眾的反饋時,不妨先別急著說話,思考一下他們的意見和感受。將聽眾提出的問題視為雙方交流的機會。允許聽眾發問,並主動丟出問題。
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【一圖看懂】HCG免治馬桶:全新電解除菌水潔淨科技,全方位抗菌守護屁屁

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居家清潔馬桶,總是讓你覺得繁瑣又疲累嗎?每天如廁的馬桶,清潔及抗菌能力可是比任何其它家具、家電更重要。選擇有效抗菌加上舒適的體驗節能的設計,就能讓你在家放鬆解放的時候,心情也一起上天堂啦!
根據BBC報導,在2010年時,英國舉辦了一次讓民眾選出史上最偉大發明的投票,其中抽水馬桶排行第九名,比引擎還高一名。
作為史上最偉大發明第九名的抽水馬桶,前身可以追溯到西元前的羅馬時代,從只是一個有排水系統的溝槽,到現代化的獨立抽水馬桶,我們觀察到除了科技的進步,以及人們對如廁時舒適度的要求之外,近年來更進化到必須具備可以主動去除病菌、維持整體潔淨的種種設計,畢竟馬桶與生活密切相關,又是與身體親密接觸的家電,要怎麼讓人用得乾淨、舒服又健康,就是身為馬桶的使命。

電解除菌水,加碼抗菌超乾淨
每天都要和屁屁親密接觸的馬桶,清潔之餘還能主動抗菌、杜絕二次污染很重要。HCG免治馬桶的抗菌潔淨科技,與工研院產研合作全球首創電化學除氯技術可以將自來水電解之後,把氯轉化成無害氯離子形成的電解水,在清除污垢的同時,也達到除菌的作用,整個過程都無需使用任何化學藥劑或清潔劑;更棒的是,電解除菌水在一段時間之後,就會自動還原成自來水。乾淨、抗菌、安心、安全,討厭的壞菌不見了,也不會對我們生活的環境帶來更多負擔。
全然的舒適體驗,屁屁最知道
每一次使用馬桶,你都花上多少時間呢?無論時間長短,HCG希望為每一次的如廁體驗,帶來純粹的放鬆和舒適。HCG使用全球唯一可促進微循環之生物能陶瓷材料製成座墊,能放射4-14微米遠紅外線光波,促進人體血液循環,預防久坐之後腿部痠麻。還有聰明的負離子循環除臭,一入座便感應啟動,不用擔心臭味擾人或自擾。
恆溫節能不浪費,對地球好對錢包更好
寒流來襲時,突然接觸到冰冷的馬桶座墊而被嚇一跳的感覺,是許多人的共同經驗。HCG免治貼心暖座功能,一坐下就好溫暖,搭載瞬熱式溫感水洗利用陶瓷瞬間加熱技術有效節能30%,不會因持續加熱浪費能源,也不會為了節能而忽冷忽熱,使用流動活水更為乾淨衛生。讓你在使用馬桶的時候,不管是肌膚接觸到的地方,或者是心裡的感受,都是恰到好處的最佳溫度。
前一陣子,公共廁所要升級成免治馬桶的議題,讓大家紛紛討論起馬桶該有哪些先進設計,才能讓人用起來舒適又安心。其中最多人在乎的,莫過於馬桶的清潔問題,HCG免治馬桶採用抗菌樹脂材質便座,免除衛生隱憂,如座更安心舒適,第二道清潔防護,利用電解除箘水,自主清潔、抗菌,整體材質都通過SGS檢驗測試,有效抗菌程度高達99%,再加上唯一落實全機台灣在地生產製造,不混充國外代工的高保障品質,全方位提升衛生標準、滿足使用者需求的HCG免治馬桶,就是新世代家庭中,守護屁屁的最佳夥伴。