計畫出錯、客戶抓狂⋯⋯辦公室發生緊急情況時,派得上用場的英文用語

計畫出錯、客戶抓狂⋯⋯辦公室發生緊急情況時,派得上用場的英文用語
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我們想讓你知道的是

讓我們看看下述一些你在工作中會遇到的緊急情況,以及應對它們會用到的英語語句。

文:Wil

什麼是辦公室緊急情況?這對每個人的定義都不同。對某些人來說,可能是一位生氣的客戶,或是有時候需要為專案緊迫的截止期限進行加班,甚至有可能是像天災這樣嚴重的情況。讓我們看看下述一些你在工作中會遇到的緊急情況,以及應對它們會用到的英語語句。

我覺得我不能在期限內完成

一個緊迫的期限可能是很好的挑戰,但如果在這個期限內似乎不可能完成呢?請保持冷靜,你還有幾個選擇的。你可以work overtime(stay late after work) 超時加班 (下班後待到很晚) 或者all-nighter (work all night) 通宵熬夜(整夜工作),另外一個選擇可能是延長截止期限。可以使用有禮貌的片語詢問,比如:"Would it be possible to extend the deadline?",並給一個希望延期的理由。如果不可能延期的話,你就不得不工作到很晚,這時給你的團隊講一些pep talk(speech to encourage them) 鼓舞士氣的話 (鼓勵他們的話),使用積極的用語讓每個人都得到激勵。

範例:

Employee: Manager, due to the urgent task last week, another project has been postponed. Would it be possible to extend the deadline?(員工:由於上星期處理緊急的業務,另一個計畫因此被延誤了,這個計畫可以因此延期嗎?)
Manager: Fine, but you still have to finish it as soon as possible.(經理:可以,不過你還是要盡快完成它。)

事情不如你所預期

列出一個計畫是很重要的,但是即使是再好的計畫,也不能保證事情如你所想的發展。當你的計畫出了問題,你需要後退一步,重新評估狀況。並問自己"Why did this go differently to what I had planned?" 找出為什麼出錯了,然後問自己"What do I need to do to get from this situation to the outcome I want?"。你無法改變過去,但你可以從中吸取教訓並在之後得到想要的結果。

我的客戶真的生氣了!

我們都想讓我們的客戶高興,但是為了做到這點,我們需要完全了解他們的問題。站在他們的立場思考一下如果你是他們,你的感受是如何。如果你不理解他們為什麼會生氣,就讓他們清楚說明事情的狀況,好讓你能幫助他們。只要你清楚他們所提出的問題,你可以說:"I understand why you are angry",表示你的理解,然後提供一個解決方法,或你能怎麼做來幫助他們解決這個問題。

我的老闆生氣了!

有幾件事和面對生氣的客戶一樣難處理,其中一件就是你的老闆生氣了。要試著去了解為什麼你的老闆會生氣,如果是你犯錯了,就承認錯誤,並解釋你會做什麼來解決問題或改變局面。不要推卸責任,take responsibility for you have done then take action to fix it(對你所做的承擔責任,然後採取行動解決它)。如果問題的原因是你沒法控制的,真誠地解釋一下情況,然後suggest a way to make it right (建議解決方法) 或者ask your boss what he or she wants you to do to fix the problem(詢問你的老闆,他/她希望你怎麼做來解決這個問題)。

*take responsibility for......:為什麼事情負責任
*take action:採取行動

範例:

Boss: Why we cannot fulfill our goal in this month?
Employee: Sorry Sir, it is my responsibility. Can I know what you want me to do to fix the problem?

還有「天災」!

一定要有一個清晰的疏散計畫,而且全部的緊急出口都有明顯標記。定期的evacuation drills(疏散演習) ,需確認你是依照國家要求的所有健康及安全方針進行。一旦你完成了這些,你就可以說你做好充分的應急準備了。

如果有緊急狀況,使用命令句(沒有主詞的句子,比如:「馬上離開大樓」 ),並且用大聲、清晰的語調。但不要喊叫,喊叫會讓人們恐慌,這對情況沒有幫助。遇到緊急狀況時,你不需要說「請」,這時清晰地表達比有禮貌更重要。

所以,現在你知道在這些緊急狀況下應該做什麼和說什麼了。不論發生什麼緊急狀況,最重要的就是要做好準備。練習如何應對這些狀況,想像你自己處在每個狀況中,並問自己會說什麼、要做什麼。運用這篇文章中的英語語句,然後記下你可能會說的另外三個語句,讓自己為這些緊急情況做好準備。

本文經EF English Live線上英文授權刊登,原文發表於此

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航


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