外交部長說今年要訂KPI,是比護照內頁失誤還扯的事情

外交部長說今年要訂KPI,是比護照內頁失誤還扯的事情
Photo Credit: Reuters / 達志影像
我們想讓你知道的是

護照誤印事件後,外交部長李大維表示要建立類似企業的KPI制度,這本是好事,但一看外交部的施政計畫,發現其實外交部設定KPI已經10年,究竟是部長不知道有KPI,還是施政計畫沒給部長看過就公布了?

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據多家媒體報導,外交部長李大維在新年第一次的部務會議中,就這次晶片護照事件內頁誤植美國機場圖片的事件下了重話,痛陳外交部在這次危機事件中完全失去警覺性,通報機制失靈導致未能即時反映給上級長官,新春假期時間外交部單位多數都在休假顯示外交部人力調配有問題,最主要的還是外交人員具有菁英心態,遇事常自以為是,拖詞硬凹,輕忽不同的聲音,以致於外界觀感不佳。這一次事件,每一個經辦簽字的都必須究責。

李大維還表示,「新年度要建立類似企業的KPI機制,先由各外館自行檢視業務,研擬KPI回報,經各地域司審核,由研設會綜合設計出具客觀性並可彈性調整的指標」,期盼能夠透過有效的管考機制,拴緊外交部鬆動的螺絲。

外交部李大維這一番講話,對內點出他認定的機制缺失以及外交人員心態上的不足,對外宣示要追究每一個經辦者的責任,而且還要建立一套新的、與企業界相符的關鍵績效指標(KPI)制度。透過各家媒體的宣傳,民眾一定可以感受到李大維大破大立、開創新局的氣魄,並且為護照事件有效止血。

雖然李大維的看法與我之前分析的結果不太相同,不過令我感到有興趣的是李大維提到外交部要建立關鍵績效指標(KPI)制度這件事情。

外交部應該怎麼做,「關鍵績效指標」才不會變成「扼殺潛在創新」

「關鍵績效指標」(Key Performance Indicator)是業界常用的績效考評標準,很多在私人公司工作的人,一定對每年要設定自我KPI這件事情不陌生,機制的設計是中性的,端看適用的人如何去實踐。不少業界老闆不明究理就要員工自己訂每年的KPI,年底一到,反而依據員工自己一年記錄下來的數據將KPI變成「裁員指標」(Kill People Indicator);當然,上有政策下有對策,員工在自我設定KPI的時候考量到未來執行的可行性,都會將可預期的結果預設為自己的指標項目,導致最後組織趨近保守,KPI實質上變成「扼殺潛在創新」(Kill Potential Innovation)。

一般而言,訂定KPI前,一個組織必須階層式、由上而下地規劃「使命」、「願景」以及各項「目標」之後,為了使組織能夠善用資源,有效完成各項關鍵目標,才藉由KPI這樣的指標系統來引導以及評估執行成效,以盡力達成各項關鍵因素的方式,由下而上完成組織的使命。

由此可知,對於外交部而言,要用KPI衡量表現,必須要先設定好台灣的外交使命、願景以及各項關鍵目標。倘若由下而上,訂定KPI的下層單位(駐外館處)必定會選擇自我可預期的成果作為指標項目,最後可能會嚴重偏離我國的外交使命。

外交部的使命與願景是什麼?

外交部網站中「外交基本方針」的內容提到,我國外交依據中華民國憲法第141條之規定:「應本獨立自主之精神,平等互惠之原則,敦睦邦交,尊重條約及聯合國憲章,以保護僑民權益,促進國際合作,提倡國際正義,確保世界和平」。另外還提到「外交部依據憲法捍衛我國主權及維護國家利益,致力推動繁榮臺灣之外交政策以及強化國際地位之對外關係」,這一段應該可以認定為我國外交的願景與使命。

外交部的目標是什麼?

接下來這個部分就有點難找了,我原本以為在外交部網頁中「外交基本方針」下的「外交政策(含施政報告)」的部份就可以看到外交部所設定的外交政策,進而瞭解外交部應該要設定的關鍵績效是什麼,然而我在裡頭,只有找到歷屆外交部長在立法院報告外交業務的內容。

一個國家怎麼可能沒有外交政策?透過各種搜尋方式,花了我一段時間之後,終於讓我在外交部網頁的某個角落找到了我要的資料——外交部98年到107年的「年度施政計畫」(路徑是首頁 → 政府公開資訊 → 施政計畫、業務統計及研究報告內容 → 施政計畫及績效 → 年度施政計畫)。

依據今年施政計畫,外交部一共有七項主要的年度施政目標,分別是:

  1. 鞏固我與邦交國外交關係
  2. 強化我與無邦交國家實質關係
  3. 務實參與政府間國際組織,提升我參與國際組織之質與量
  4. 協助國內非政府組織(NGO)之國際參與,增進我 NGO 對國際社會之貢獻
  5. 善用國家軟實力推動公眾外交及加強國際傳播,爭取民眾支持並提升國家形象
  6. 有效運用外交資源,提升為民服務之效率及品質
  7. 妥適配置預算資源,提升預算執行效率

每一項施政目標項下又有二到四項的策略規劃,顯見外交部已有相當詳細的規劃。

台灣外交部大廳展示的邦交國國旗
Photo Credit:張永泰public domain i
有了目標,那該怎麼訂關鍵績效指標呢?

現在知道了外交部的使命與願景,也找到外交部重要的施政目標,我本於機婆的心,想說或許可以設身處地幫外交部設想要設定什麼樣的KPI(這裡說的是「關鍵績效指標」)。正當我這樣想著,繼續把「107年度施政計畫」往下拉的時候,我發現一件難以置信的事情。

外交部早就已經定好了KPI。

不僅如此,針對KPI的「評估體制」、「評估方式」、「衡量標準」、「年度目標值」甚至「目標與KPI關連」都已經清清楚楚的用表格呈現出來了。我實在不敢相信我的眼睛,外交部居然在短短的一兩天之內就已經訂出KPI,這樣的行政效率真的值得全體國民嘉許。

研究結論:外交部長說今年要訂KPI,是比護照內頁失誤還扯的事情

出於好奇心,我又看了107年以前的各年度施政計畫,網頁一個個開,心情一層一層降了下來。原來不只今年,早從十年前的「98年施政計畫」開始(可以找到的最早資料),外交部就已經依據每年的施政目標規劃了KPI。

外交部有KPI已經十年了。

這樣讓人不禁想問,李大維說要在今年仿效業界建立KPI的言論,是不是代表他自己根本就不知道外交部已經連續十年都設有KPI?還是說外交部的施政計畫都沒有上呈給部長看過就直接公布了?

或許真如李大維所說的,外交部要檢討通報機制,當部長發生這麼大的口誤時,居然沒有人在會議上告訴部長外交部早已實施KPI機制多年,還把消息流出讓各大媒體知道;也或許外交人員真的要檢討自己的心態,讓外交部能夠成為言論自由、民主溝通的部會,而不是如支持菁英主義者所主張的由少數寡頭來決定組織的方向與走向。

不過我想這次唯一可以確定的是,外交部應該不會追究過去每個擬定KPI的經辦者責任了。

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責任編輯:丁肇九
核稿編輯:翁世航

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