《數字力就是賺錢力》:「僱用人員」前應該先確認的三件事

《數字力就是賺錢力》:「僱用人員」前應該先確認的三件事
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核對過「僱用員工前應確認的三件事」後,結果仍然判斷需要「僱用員工」時,那就放心地去僱用吧!我知道在那樣的情況下,公司會在能創造出健全利潤下營運。

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文:古屋悟司

變忙碌之後, 增加人手比較好嗎?

公司的營運向上提升,工作量已經超過原有員工的負荷,員工因為忙碌而出錯的情形變多,顧客的抱怨也越來越多。

不管怎麼說,我想開始擴大公司的規模,希望透過更多的人力,擴大公司的銷售能量與利潤。

只是,倉促增加公司的人員,會讓我像以前一樣,光為了支付人事費,就有喘不過氣來的感覺。

像我公司這樣的中小企業,每年的人事費也要數百萬日圓,是公司的龐大費用之一。

吸取過去失敗的經驗後,我歸納出可以用來確認公司是否應該僱用新員工的三件事。

  1. 以現在的人數無法完成業務效率化嗎?
  2. 不僱用新人,就不能對外下訂單嗎?
  3. 僱用了新人、支付員工薪水後,資金的調度沒有問題嗎?

學習會計的思考方式後,我了解到現在增加員工人數,對想要改善財務體質的公司來說,並不恰當。

即使是利潤大幅下降,經營仍然持續有黑字,資金充沛的公司另當別論,但是像我這種靠著有限資金在經營的公司,隨便就增加員工的話,搞個不好就會變成赤字公司。

事實上,過去我曾經在不能給員工加薪的財務情況下,還聘僱了新員工,讓資金的調度出現很大的困難。結果我得到的答案是:對像我公司這種中小企業來說,「少數精銳型的組織」非常重要。

所謂「少數精銳型組織」,就是「經費雖然少卻能夠有利潤的組織」。為了建立那樣的組織,我很自然想起以下三件事。

之一:以現在的員工人數能夠讓業務效率化嗎?

覺得「需要僱人」,可以大致分為兩種狀況。一種是業務量太大,忙不過來了,需要增加人手。另一種是業績持續上升,準備擴大公司的規模。

我想起高明的稅務師教我的,檢驗是否是符合上述狀況的指標。那就是計算出包括社長在內的每位員工創造的微利額,公式非常簡單。

每位員工創造的微利額:一年公司的微利額÷包括社長在內的全體員工人數

※打工或鐘點工以0.5人計算

從這個公式計算出來的平均基準數字,中小企業的話是1,000萬日圓,股票上市公司的話是1,500萬日圓。

以前我毫無計畫性地僱用員工時,確實一個員工創造的微利額不足1,000萬日圓。要創造出那樣的微利額很不容易,由此可以證明這個數字有其正確性。

現在,想僱用新員工時,我首先會從「為什麼現在非增加員工人數不可」這個觀點來思考,結果意外地發現可以減少的業務流程,和可以進行統合的工作項目。

我重新觀察業務的流程、結構,看看是否有可以簡化的部分,也徵詢工作人員的意見,結果發現可以省略的步驟或多餘的業務。

停止多餘的業務後,不僅可以省掉人事費用,也得到更多可以分配、使用的時間,幫助公司走往能夠獲得更多利潤的方向。為了提高公司的利益,在僱用新進人員前,一定要先讓公司效率化。

像我公司這種中小企業的僱員,包括薪水、獎金、社會保險等等,如果是新人的話,一年公司要支付300萬日圓。而新僱員完全熟悉工作,能確實地為工作創造利益,至少也要花一年的時間。

300萬日圓是僱用一個新員工一年的預算,但聘請能夠將業務工作結構化、效率化的顧問,大約100萬日圓的預算就可以解決了。

之二:不能不要僱用人而外包嗎?

有時候也會有「不僱用人就不能效率化嗎?」這種難以解決的問題,例如考慮辦新活動或推出新產品。說得明白一點,「創造性的工作」就是不能效率化的工作之一。但以我公司來說,那樣的工作就是身為社長的我的工作。

這個時候我的想法是:為了確保創造性工作的時間,我自己親手打理的工作中,有沒有可以委託給公司以外的人做的部分?

例如:打字輸入或包裝那樣的單純作業。還有我認為自己無法勝任的事情,或公司內沒有擅長做那個工作的人,那樣的事情就外包給公司外的人去做。

此外,處理公司網站和設計促銷宣傳單等事,與其讓我這個沒有PC設計軟體知識的人去慢慢摸索,還不如找個擅長此道的人來承包這些工作,不僅可以加速完成,品質也會比較好。

重要的關鍵部分和不能外包的部分,當然要我們自己做,單純的作業或我們自己處理不了的複雜作業,就委託給外包的公司或人員了。

之三:僱用新員工,員工薪水會不會造成資金調度的問題?

基於過去痛苦的經驗,我深切體會到,如果無論如何都想要僱用人員時,那麼一定要先好好地試算一下,這是非常重要的事。

以前我就有為了支付員工薪水,而向銀行借錢的經驗,或自己不拿薪水,把錢拿去補貼員工薪水。

這件事也用數字來思考的話,就很容易理解了。

例如:公司一年有500萬日圓的盈餘,僱用一位正式職員一年的人事費用是300萬日圓,非正式職員的鐘點工一年要130萬日圓左右。這是包括交通、員工福利費的最低費用。

用最單純的計算,從一年有500萬日圓的黑字額中減掉一位正式員工的費用後,盈餘變成200萬日圓。但以現實的情況來說,第一年就可以提高業績,而只領300萬日圓的正式職員,是非常少的。

即使財務報表上是黑字,如果不查核一下資金調度的問題就僱用人員,到頭來一定會吃苦。

所以我要僱用人員時,一定會思考:一年要支出多少錢?哪一個月會有資金不足的問題嗎?僱用人員後,萬一業績沒有如預期地提高,該怎麼辦?萬一業績不升反跌,那又該怎麼辦?不僅要思考這些問題,還要去模擬計算。

此外還要知道:假使公司有足夠的存款,但員工對利潤不能有所貢獻時,公司可以忍受幾年而不成問題呢?

通過這樣的模擬演算,假使發現某個地方出現了資金短缺的現象,那麼理所當然的,我認為不應該僱用人員。不管怎麼說,不能如期支付薪水給員工,一定會造成員工的困擾。

對公司來說,人員是引擎,需要有汽油(薪水),才能好好運轉。

員工最初或許一開始只會吃汽油,但是隨著員工的成長,最終員工會為給予汽油的公司挖掘出金子。但是,在員工能夠挖出金子前,如果汽油的補給情況不理想,員工可能就挖不出金子了。

核對過「僱用員工前應確認的三件事」後,結果仍然判斷需要「僱用員工」時,那就放心地去僱用吧!我知道在那樣的情況下,公司會在能創造出健全利潤下營運。

但是,我到目前為止,還沒有發生在考核過這三件事後,仍然決定僱用人員的事情。

相關書摘 ►《數字力就是賺錢力》:做生意、開公司一定要知道的六種「利潤」

書籍介紹

本文摘錄自《數字力就是賺錢力:看不懂財報沒關係,只要牢記宅經濟必學的二個獲利數據,創業、開店、提升業績,完全搞定》,遠流出版

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作者:古屋悟司
譯者:郭清華

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責任編輯:翁世航
核稿編輯:潘柏翰

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