忙到不用腦的集體成癮:如何對付「我們太忙了」的說詞?

忙到不用腦的集體成癮:如何對付「我們太忙了」的說詞?
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我們想讓你知道的是

有時候我們必須謹記大家擁有的時間完全一樣,大部分的人相信自己是把時間花在刀口上。你忙著在做自己選擇要做的事。但我必須提醒:也許你該……醒醒吧?

唸給你聽
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作者:傑克.夸爾斯

辯稱自己太忙了可能是一種說「不」的簡單方式。「不」也許是正確答案。如果你決定不想做某件事,這絕對沒有關係,因為:

  1. 你認為對你幫助不大。
  2. 可能會花很多錢。
  3. 目前不是急事。

如果是團隊決策,而你想對業務員說「我們太忙了」,沒有關係。我不覺得每次回答都該完全誠實。但務必讓團隊了解你說不的真正原因,這樣你才不會自欺欺人。別讓隨便找到的藉口加深了忙碌感,這可能會變成壞習慣。

忙,其實是逃避的方法

大家都曾經歷過忙或緊急的時候。這可能發生在非營利組織——捐款掉了三成,所有人手都要幫忙募款。或者公司搬遷,公司同仁必須拆箱和找廁所,但同時又要服務客戶。或是當你忙著兼顧著學業及兼職工作,家人又發生健康危機,讓你分身乏術。危機會降臨,但也應該會消失。如果你行程太滿、一直沒空,也許是個人問題,而非環境所致。

工作狂的定義,是打著專業需求的名號,進行逃避個人事務之實。「工作狂」這個字眼流傳幾十年了,但近幾年來研究忙碌成癮的學術研究越來越多。科學家在這個領域的發現很驚人:忙碌成癮和藥物成癮的人,兩者大腦對事情的反應幾乎是如出一轍。

集體成癮:忙,就可以不用腦

一群人有可能對忙碌成癮嗎?有些團隊行程滿檔,時間似乎都擠在一起,結果忙到天荒地老。

你的團隊是否陷入無止盡的緊急文化當中?以下說詞是一些明顯的線索:

  • 「我確定那的確會對我們公司有幫助,但我們手邊實在太多事了。」
  • 「那也許是產業未來趨勢,但我們必須著重在目前的路線……。」
  • 「依目前狀況,我們顧不到那裡。」
  • 「我們忙斃了。」

儘管表面上看起來不一樣,研究顯示過度忙碌是創意的殺手和生產力的絆腳石。

領導者老是在處理緊急事件的結果

如果因資源匱乏而對於眼前的未來感到不確定,有些領導者會宣稱已面臨「生死關頭」。生死關頭意味著該把眼光放在眼前的未來,因為長期規畫已經行不通。這是很合理的——如果你家今天已經沒有食物可吃,你就算不規畫明年秋季的作物,也情有可原。但生死關頭有兩件事要特別小心:

首先,要小心思想的力量。如果得知公司面臨生死關頭,團隊裡每個人對於組織是否能生存都感到茫然,負面思考會讓壞預感成真。領導者可以誠實,但要謹慎分享所有真相的方式和對象。

其次,生死關頭的思維可能損及組織的決定。飛行員受過訓練,他們知道在飛行時,如果遇到緊急機械問題,在處理危機時必須先做一件事:繼續駕駛飛機。領導者因照顧短期需要,而必須執行平衡短期需求及長期組織健全的艱鉅任務,如果感受到面臨生死關頭,必須努力避免因照顧短期需要而犧牲組織的健全性。

忙到沒法好整以暇做決定,就有問題

你很忙,我很忙,大家都很忙。

有時候我們必須謹記大家擁有的時間完全一樣,大部分的人相信自己是把時間花在刀口上。你忙著在做自己選擇要做的事。但我必須提醒:也許你該……醒醒吧?

我們也許排滿了重要的計畫。但如果我們過於忙碌,以至於無法好好做決策,也許會因忽略了可能惡化並引發重大損失的問題(或是可能帶來極大裨益的大好良機),而感到萬分後悔。

怎麼迎擊別人和自己「我們太忙了」的說詞

不管你是真的或是感覺過度忙碌,都不該讓它成為掩蓋拙劣決策的遮羞布。讓我們把焦點放在確保絕不犯下這個錯。

我們可以重新引導這些成本高昂的話語,利用它來開啟具有效益的對話。下次聽到「我們太忙了,現在無法考慮那件事。」或其他太忙了的藉口,試著將以下的回應稍加修改,用在你的團隊身上。

「我們確實忙壞了,但也許我們沒有持續專注在最重要事情上。我覺得剛剛提到的想法對我們的未來很重要,所以現在需要好好的詳細審視。」

「恐怕我們還真的是忙到沒時間閒下來。我的意思是,剛剛提到的想法也許可以為我們省下時間,那我們就不會這麼忙了。這樣不是很好嗎?」

「做對的事永遠不嫌忙。我們花半小時一起仔細看看,再決定是否:1、改變做法;2、保持現狀;或3、決定在未來特定的日期與時間再重新討論。」

「我在想,我們在六個月後回想起來,會不會希望當初早點行動就好了。」

戒忙,從戒斷忙碌的語言開始

如果「太忙了」是團隊常用的昂貴藉口,那就正面迎擊。把團隊集合起來,一起討論如何應用下列這些步驟。

第一步:拒絕忙碌的假設

如果附近有人溺水了,你會忙到無法救他嗎?當然不會。如果公司快倒了,你會忙到無法採取行動來挽救公司嗎?一樣不會。雖然這些是自問自答的反問句,但重要的是要在團隊中確定、表明並強調做對的事或聰明的事,永遠不該嫌忙。

以下是幾點切實可行的建議,可以讓你確保團隊不會躲在忙碌的偽裝之下。

  • 設立一個「忙碌罰錢桶」,宣稱太忙的人就要被罰1塊錢。
  • 組讀書會,讀一本關於忙碌的書,例如:托尼.克拉比(Tony rabbe)的《忙碌》(Busy)或布雷迪.博伊德(Brady Boyd)的《忙上癮了》(Addicted to Busy)。接著討論是否或如何將其應用在團隊中。
  • 請周遭的人告訴你,你看起來很忙的時間,這會如何影響他們。(注意:這份請求非常需要勇氣,但會帶來很令人驚訝的回饋。在決定做這件事之前,請確定你已準備好要接受團隊赤裸裸的看法。)

第二步:依重要性決定先後順序

你的團隊是不是被環境及工作量無力的牽著鼻子走?或慎謀能斷的自行決定方向?如果要採取主動,我們也許需要從忙碌的牢籠跳脫到依重要性行事。

如果根據正當理由拒絕做錯誤的事,說「不」就非常光榮。但因累積太多任務未完成,而錯失難得的策略商機則是自取滅亡。低估大好良機的重要性還可接受,但若是忽視或把忙碌當藉口就不太恰當了。

攤開所有選擇,依照團隊的優先要務,來決定要延後或不須處理的任務。允許團隊區分錦上添花和攸關生死的工作。以前決定好的事不等於現在對的事,「區分」也許是最棒的決策。

第三步:重述事實

既然拒絕了忙碌的錯誤假設(藉口),同時排定了優先順序,就可以用更有用的句子改寫成本高昂的話。

  • 原本「忙到沒時間執行顧客關懷方案」,改說「因為這項顧客關懷方案契合我們公司的宗旨,也會讓我們更成功,所以我們會執行這項方案。」
  • 原本「忙著執行回饋方案」,改說「雖然對我們的競爭對手來說,我們的回饋方案非常成功,但我們的重點在於創新,所以這和我們的策略規畫不符。」
  • 「引進廠商協助降低費用會是很棒的事情,但公司的財務長和財務主管,還在適應新的會計系統,我們在3月初再重新討論這件事,決定要進行或是作廢。」

請注意最後一點所訂定的時間表。如果這件事現在不重要,請決定重新商議的時間。

相關書摘 ►我們需要馬上行動嗎:如何對付出現在團隊裡的「假性急迫」?

書籍介紹

《聽起來都對,但成本高昂的一句話:管理者做決定時,最常掉入的三大陷阱,該怎麼避免?部屬用似是而非的話想說服你,你如何洞悉?》,大是文化出版
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作者:傑克.夸爾斯
譯者:易敬能

  • 「這個案子我們已經投資三年……怎麼可以現在喊停?」
  • 「這家公司很優秀,它已經八年沒對我們漲價了。」
  • 「不用知道細節啦,大家都合作這麼多年了,我們彼此信任。」
  • 「他的能力無可取代,沒有他,我們絕對做不到。」
  • 「這類事我們一向這麼處理。」

這些話聽起來都對,身為主管的你也經常這樣說嗎?或是部屬經常這樣回應你?但這些看似有力的論證、決定,多半會讓你或是公司,付出想像不到的時間、金錢、機會和代價。(有些損失在損益表上看不見,反而更嚴重!)

作者傑克.夸爾斯畢業於耶魯大學及西北大學商學院,也是亞馬遜排行榜冠軍作者,他在擔任採購協理時,聽到同事說了一句:「這家公司很優秀,他們已經八年沒對我們漲價了。」(聽起來很棒吧) ,覺得怪怪的,追查之下發現這是一句讓公司付出慘重成本的話:公司每年多花50萬美元。付了八年。

接下來的工作經驗,更讓他體會到,組織當中,最常遇到三大決策陷阱:你以為沒有其他選擇了、有人告訴你這次不一樣、讓你覺得可動用的資源很稀少,因而做出錯誤決定。本書告訴你如何識破這種說詞,或是讓自己避免這種誤解。

立體書封_大是文化DB0249《聽起來都對,但成本高昂的一句話》
Photo Credit:大是文化

責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航

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