中高階獵頭專家:傳統排序型、功能型、混合型,哪種履歷最適合你?

中高階獵頭專家:傳統排序型、功能型、混合型,哪種履歷最適合你?
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我們想讓你知道的是

好履歷的重點,絕對是他人能輕易閱讀且能看懂的。當你在完成一份履歷後,請務必再度檢查、評估,有沒有任何錯字?有沒有使用雇主語言?看完後能理解你可能是個什麼樣的人?最重要的是,這份履歷到底能不能看出「持續成長」?在篩選階段優先過濾掉許多「跟自己差異過大」的機會,就將精力保留在真正的目標之中。

作者:林沂萱(獵頭的日常

目標:選擇贏率最高的呈現方式

全球人才移動是現代職場的主流趨勢,你可能會常聽到:哪個同學畢業後去了其他國家發展、辦公室中出現了不同國籍的同事,或跨國公司邀請你做兼差專案。因此,在求職投遞履歷時,求職者被要求同時具有中文與英文履歷,是相當常見的狀況。甚至,許多雇主是直接以「有沒有具備英文履歷」來作為篩選的標準,評估求職者有沒有具備開放成長的態度,所以就算是自認英文能力薄弱,或是工作仍屬於在中文系國家,還是會建議備有一份英文履歷,且這份履歷也能放置在全球招聘網站上,例如領英,幫助自己被動吸引好機會上門。

不同於制式的中文履歷,英文履歷在撰寫邏輯上的格式編排彈性許多,包括主要三大的傳統排序型(Chronological)、功能型(Functional)、混合型(Hybrid) 型態。

而每種履歷型態都適用於不同情況下的求職者,幫助你透過格式的呈現強調重點,例如過去你的工作經驗總是穩紮穩打,相當穩定,沒有轉換不同領域的經驗,那麼使用最常見的傳統型排序格式,對你來說就是好的選擇。

因此,在進行完先前的成就與職能盤點後,請再度思考,自己目前的狀況適合使用哪一種格式的履歷呈現,再將內容填寫進去。

I. C型履歷:Chronological 時間排列型履歷

(O)優點: 突出工作者的職業發展和成長,是接受度最廣的履歷格式。適用於想要申請職位與自身工作經歷相同的求職者。

(X)風險: 對於想轉換職業跑道、剛畢業的新鮮人、每段工作期間不長或空窗期長的求職者,傳統型履歷容易呈現跳動頻繁的印象。

如果你一直都待在同個產業中工作,而想申請的職位也是在同個業界,那這就會是非常適合的履歷格式,也同樣適用於「沒有」超過六個月以上的空窗期,或是在工作經歷中「有明顯成長或晉升」的求職者。

請務必注意,雖然它被稱為「按時間排序」,但這種格式是按照「逆時間排序」(Reverse-chronological),也就是用「最近發生」的時間來寫出經驗和教育順序。例如,你有碩士學位,它應該列在你的學士學位上方,因為它是最近發生。逆時間排序可以使雇主容易辨認出應徵者最近的成就,但我仍遇過許多工作者是由舊到新排列,最近的工作經歷得翻到第二頁才可看出,對於履歷閱讀者來說是難以閱讀的,而這樣的小細節卻經常被忽略。

聯絡資訊(Contact Information

聯繫方式一定要編寫於履歷表表頭,才能方便潛在雇主聯繫你。尤其,現在多數的公司都使用ATS招募系統,抓出求職者履歷中的關鍵字在人才庫建檔,再篩選出潛在候選人到HR手中。因此,這也是為什麼需要強調「履歷格式」跟透過「明確關鍵字」去撰寫履歷的重要性。

個人簡述(Summary Statement

同樣編寫於履歷表頭。它給了你最明顯的版位,以說明你最出色的成就,許多招募人員在短時間閱讀履歷時,會以這個區塊來篩選判斷。像是,Experienced sales professional with 5 years experience. Proven skills of exceeding quarterly sales goals for the past 3 years. Also, skilled in marketing and negotiation. I excel during the most stressful quarters and easily manage several different clients at once.

工作經驗(Work Experience

將你的工作經驗由逆時間方式排列出來,從離你最近的一份工作開始編寫(新到舊)。如果有任何職位晉升,務必在此區塊中特別強調,並且標註出這段時期達到的成就,依照應徵職缺選擇最相關的呈現。

教育程度(Education

按最近時間列出畢業學校。而如果你的「學業成績平均點數」(grade point average)小於三・五就不用列出;而工作有五年以上經驗的求職者也不用將GPA寫出來。

技能(Skills

技能欄位是一個極佳的機會,可以將職位說明書中出現的關鍵字在你的履歷中標注出來。

善用標出關鍵字,能讓沒有時間仔細閱讀履歷的HR、ATS招募系統保留你。特別注意一點,這個欄位的強調永遠是──硬實力(hard skill)>軟實力(soft skill)。

硬實力強調專業知識與技能,像是「Javascript」、「Supply Chain Management」;軟實力則偏向個性特質描述,像是「hardworking」、「people skill」。並不是說軟能力不重要,而是雇主通常更願意在面試關卡「感受」你的軟實力。因此,在有限的紙本空間中,請集中描述符合資格、能加分的硬實力。

你或許會發現,時間排序型的英文履歷和中文履歷的格式邏輯相似,因此若你是應徵亞洲國家的機會,不妨可以直接運用傳統排序型的格式,套用在中文履歷撰寫,有著完整一份中文、英文履歷,達到一石二鳥的效果。

II. F型履歷:Functional / Skills Format 功能型履歷

(O)優點: 適用於想要職涯轉換、更換工作頻繁、有多次工作空窗期、剛進入社會的的求職者。

(X)風險: 沒有辦法連結特定的技巧與工作經驗,這讓招募人員難以辨別履歷價值而有所顧慮。

功能型履歷適用於剛畢業不久的新鮮人、休息了一陣子重新進入職場的求職者、自由工作者(freelancer)或設計從業相關求職者。

它將引導閱讀者,將重點放在「可遷移能力」(transferable skill;參考P.200)上,因此同樣適用於想轉換跑道的求職者。功能型履歷能引導人資、用人主管,將焦點放在你的「工作技能」,而非工作經歷上。但使用此格式的風險,是閱讀者難以理解你的技能、成就分別是在哪個時期建立的。若要能達到善用F型的格式效果,請務必要先認真分析自己、瞭解自己,歸納出能強化履歷印象的突出技能,或是可遷移能力,這樣才能避免閱讀者減低對工作經驗的信任疑慮。同時,功能型履歷還是需要配合註明你工作的歷史紀錄、在職日期。

聯絡資訊(Contact Information

同C型履歷的寫法,聯絡資訊與地點一定要編寫於履歷表表頭,方便潛在雇主聯繫。

資格(Qualifications

這個欄位的重要程度就像是:功能型履歷的資格(Qualifications)=時間排序型的工作經驗(Work Experience)。

在撰寫這個區塊時,請閱讀好你想要的申請職位的工作說明書,並認真問自己:一、過去什麼樣的人生、工作經驗讓我特別適合這職位?二、有什麼樣的專案經驗,能加強證明我有這方面的能力?這樣,你就有許多靈感下筆了。

技能(Skills

Skills跟Qualifications完全不同。技能是你儲備多年將它練成的工具,而資格是專案經驗、活動經驗、認證證照。

技能這個區塊的撰寫邏輯,在所有履歷格式都是相通的,所以務必從你有興趣職位的工作說明書中,抓出關鍵字參考、配合成就清單所發現的職能來編寫履歷。在F型格式中,我會建議選擇至多三個核心能力,搭配成就簡述,提升說服力。

專業經驗(Professional Experience

F型履歷的重點是技能呈現,在工作經驗只需點到公司名、頭銜、在職時

間即可。這會讓你的空窗期沒有這麼明顯,但記得,誠實為上策!這些資訊

在Reference Check階段,能被輕易被查出真實性。說小謊絕對不會讓你走得

更長遠。

教育程度(Education

對剛畢業不久的新鮮人,這欄位可以與「專業經驗」(Professional Experience)互換,按最近時間順序列出你的學歷。甚至,補充一∼三項在校的特殊活動。

如果是剛步入職場的新鮮人,則可以好好利用功能型履歷具體化自身經歷與價值,將在校習得的硬技能、個性中現有的軟技能,配合社團經驗、實習經驗輔助來呈現。

III. H型履歷: Hybrid / Combination 混合型履歷

(O)優點: 更針對「目標職缺」所需經驗技能陳述履歷,適合重返就業市場,或經驗豐富的工作者呈現重點。

(X)風險: 對於求職動機不明確、或未能針對目標職位進行分析,混合型履歷可能變得冗長沒有重點。

混合型履歷結合了時間順序與功能型的履歷,特別能針對特定職位中的特定技能/經驗敘述。

中高階主管的工作職責通常較廣,利用混合型格式來針對欲應徵職位,擷取出合適的經驗來強化專業度是很好的選擇,譬如你可以在Professional Skill欄位,依照應聘職位選擇最相關的技能,保持Work Experience的內容不變,一樣能達到客製履歷的效果。或者,若你是有獨特技能、經驗超越就業經歷的求職者,不妨好好運用混合型履歷,對於應徵職位更能針對職能加以強調。

聯絡資訊(Contact Information

這與其他履歷格式沒有區別。記得包括「適當的」電子郵件地址,避免像是cuteboy@gmail.com或是princess123@hotmail.com等等這類有失正式的帳號名稱,以及完整的郵寄地址(包括郵政編碼)和電話號碼(包含國碼)。

個人簡述(Summary Statement)或是資格(Qualifications

你可以針對目標職位選擇使用簡介或資格。個人簡述更注重在你的工作經驗和專業成就,而資格則關注在你擁有的認證證照和專業技能。

技能(Skills

將你的履歷與工作說明書比對,確認你寫的履歷有包括了工作說明書的關鍵字,才能通過沒時間仔細閱讀的HR與殺人不眨眼的ATS招聘系統。

專業經驗(Professional Experience

包括在職起始日期,按照近期時間順序列出工作經驗,並配合該時期成就。

教育程度(Education

同樣按照最近時間,來編排你的學歷資訊。許多求職者已經畢業許久,但仍把教育程度置於履歷表頭,這其實是浪費了履歷最精華之處。

完成履歷的檢查

在我舉辦職涯工作坊時,通常都會邀請學員交換履歷,並且在有限的秒數下,幫對方畫重點。很有趣的是,會發現履歷閱讀者的視線多落在左上方循序往下的中間線。甚至,許多人在拿回自己「被劃重點」的履歷後,都會出現這樣驚訝的聲音:怎麼這些重點跟我想要強調的都不一樣?譬如,本來活潑外向的求職者,結果在履歷中呈現出嚴肅的自己,這些反差大的情況常常發生。

好履歷的重點,絕對是他人能輕易閱讀且能看懂的。當你在完成一份履歷後,請務必再度檢查、評估。

★ 自己檢查: 有沒有任何錯字?句子或文法上不通順的地方?有沒有符合閱讀習慣路徑去安排想強調的重點?

★ 把自己當作ATS來檢查: 有沒有使用雇主語言(與職缺說明書相符的角色職稱、職責、職能、資格)優化關鍵字?

★ 他人檢查: 看完後能理解你可能是個什麼樣的人?什麼專業是你擅長的?對你會感到興趣嗎?

最重要的是,這份履歷到底能不能看出「持續成長」是相當關鍵的。

當你的履歷越能呈現你的真實樣貌,將能在篩選階段優先過濾掉許多「跟自己差異過大」的機會,將精力保留在真正的目標之中。

求職信(Cover Letter)的撰寫

認為寫求職信很麻煩,這樣的求職者心態也相當常見。但在站在雇主的履歷篩選階段,有不少把關者,是直接以求職信作為「篩選標準」。

試想看看,假設你是人資,要把那精心過濾過後的百分之五的履歷,送到用人主管面前,便可不只是單純一份履歷清單而已,必定會有輔助說明,譬如,多了對候選人的經驗描述:「我認為Cindy、Jack、Tomas特別突出,他們都具有數位行銷的工作經驗,對零售業的客戶喜好有一定認識。尤其是Jack,他在我們同業的ABC公司任職,我們可以優先請他來聊聊⋯⋯」

而這位人資一定是仔細看過這些人的履歷了嗎?其實不然,他可能是直接看到了Jack強化動機的求職信,而以此作補充。但這對Jack來說,就是多了得到面試的機率。

求職信是一個讓雇主能更快過濾無效履歷的方法,並且能瞭解為什麼求職者認為自己是最佳人選,從求職者觀點出發,藉此區分出求職者的動機。特別在英語系國家的求職過程中,求職信是絕對缺一不可的必備文件。但不少人「認為很麻煩」,以至於衍生了一看就知道是從模板抄的求職信。有些模板甚至相當過時,在使用上也請務必小心,就如同我們先前分享現代履歷,建議讀者要有現代求職信的基本認識。

① 短時間易讀性

這點和寫現代履歷心智是相同的,以三∼四段的篇幅來述,特別是在「第一段」就應該直接點出你的強力重點(selling point),來吸引對方的閱讀欲望,譬如:

A. 獨特的職涯經驗:是什麼讓你更特別?

B. 為什麼你適合:至多三個的適合原因。好好運用我們先前在撰寫履歷的第一、二步,從成就清單抓取的成就、職能,配合與應徵職位的相關性,再搭上分析職缺說明書中的關鍵字,做重點式敘述。

C. 任何推薦人訊息:如果有朋友在該公司工作,如經對方同意,可以在信裡提到,成為內部推薦的一種方法。

② 聚焦價值

在中間段落,我們要強化說明方才的重點。這個段落中,許多求職者常會在撰寫時,犯了重述履歷現有的資格,或乾脆附上成就清單這類的錯誤。對於閱讀者來說,是相當浪費時間的。

A. 運用星星法則:銜接第一段落你所提到的重點,你可以具體化這些技能與經驗,讓用人主管有「你也能夠幫我這麼做」的感受。

B. 避免有氣無力:「我是一個努力工作的人」(I am a hard worker),這樣「無感」的陳述是相當常見的。與其單方面形容自己,不如換個方式說明:

「在市場低點時,我仍憑藉耐心與努力,給每天設下自我的業績目標做陌生開發,讓我連續兩季都達到業績超標百分之一百三十,平均單筆成交金額為四十萬,為全公司最高。」

③未來貢獻

過去你能做的,不一定代表你「未來能做」或「也想要做」。求職信常見的老派結尾,都是過度強調自己的欲望:「我非常喜歡貴公司,希望能加入到更大的平台學習成長,提升職場的競爭力。」這樣的描述。

請記得,對雇主來說,他們想要找到的是能幫助他們的人,而不是僅僅單純讓你來學習而已。因此,在求職信結尾時,強調能幫助用人主管「帶來什麼、貢獻什麼」是很重要的。

現代求職信已經不再像以前那樣強調傳統格式,反而是以E-note為主流。許多工作者會直接將求職動機寫在電子郵件中,發到招募人員與用人主管的信箱。因此,你可以直接將你的內容製作成一份Word檔案,在表頭加入你的名稱抬頭與聯繫方式,也有利於ATS的關鍵字抓取。

當完成了履歷與求職信後,主動求職者可以透過常見的人力銀行網站送出申請,常見的當地人力網站包括:104人力銀行(台灣)、前程無憂(中國)、Recruit(日本)、Monster(英語系國家)、Indeed(全球型)。

或者,直接進入到興趣公司的求職頁面(career site),針對目標職位投遞。但請務必記得,通過公司專屬求職網頁的申請,必定會面臨到ATS系統篩選,所以要在送出履歷前針對關鍵字優化。

相關書摘 ►中高階獵頭專家:問問自己,下一次還要透過丟履歷來換工作嗎?

書籍介紹

本文摘錄自但願你因工作而閃亮,遠流出版
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作者:林沂萱(獵頭的日常

如果你是──
剛出社會的新鮮人,不清楚自身優點或不知道要做什麼;
工作年間不算短也不算長,進退兩難的職場男女;
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本書的存在,將會幫助你──
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責任編輯:丁肇九
核稿編輯:翁世航