《商業英文寫作聖經》:12個常見文法Q&A一次解惑

《商業英文寫作聖經》:12個常見文法Q&A一次解惑
Photo Credit: Christine Cavalier@Flickr CC BY 2.0

我們想讓你知道的是

e.g. 和i.e. 都是「例如、也就是、即」,兩者有什麼不同?which 和that 都是關係代名詞,他們有何不同?本文為你解惑英文文法常見的11Q&A。

文:威瑪・戴衛森(Wilma Davidson)

Q1. like和as都是「像、與⋯相似」之意,兩者有什麼不同?

廣告標語「溫斯頓的味道就像一支香菸應有的那樣。(Winston tastes good like a cigarette should.)」文法不對卻一直受吹捧。like跟as使用的文法結構不同,like後接單字或詞組,as後接子句。

  • Winston tastes good as a cigarette should.(溫斯頓的味道就像一支香菸應有的那樣。)
  • “Float like a butterfly, sting like a bee.”「跳躍像蝴蝶,出拳像蜂螫。」——拳王阿里(Muhammad Ali)

Q2. e.g.和i.e.都是「例如、也就是、即」,兩者有什麼不同?

e.g. 源自拉丁文exempli gratia,指「for example(例如、舉例來說)」。i.e. 源自拉丁文id est,指「that is to say(也就是說)」。無論用哪一個,請在前後加上逗號(如:, e.g.,)。

Q3. 使用who或whom的時機?

who代替主格he(他)或she(她),在句子中擔任主詞角色。whom則代替受格him(他)、her(她)或them(他們),在句子中擔任受詞角色。在決定用who或whom之前,先用he/she或him/her代換,聽起來順耳的就是正確的。

  • Whom (her/him) are you writing to? (I am writing to him.) 你正在寫信給誰(她╱他)?(我在寫信給他。)
  • He is a CEO whom (him) we all admire. (We all admire him.) 他是位大家都相當欽佩的執行長。(我們都欽佩他。)

Q4. 如果用到兩個連續的形容詞,總是用逗號隔開嗎?

當你用兩個接續的形容詞形容同一個名詞時,使用逗號隔開。

  • The newest computer has a small, attractive footprint.(最新的電腦體積小,不占空間很有吸引力。)
  • The stock took a quick, unexpected dip.(股市迅速、無預警下挫。)

當你用一個形容詞形容另一個形容詞時,兩個形容詞之間不加逗號。

  • On the cab ride to the office, I stared at the pale blue sky.(搭計程車前往辦公室的途中,我盯著淡藍色的天空。)

Q5. 有什麼速成指南可以告訴我們標點符號的使用時機呢?

有的。把標點符號想像成寫作裡的交通號誌,標點符號能編織想法。

a.逗號,):代表短暫停頓或說明意旨,以下是四個常見用法:

  1. 將一個介紹性片語或子句從句子中分隔開來。
  2. 將由連接詞連接的獨立句子分開。
  3. 區分一系列的內容。
  4. 在完整句中嵌入附加的訊息。

b.分號;):表示較長的停頓。最常使用在連接兩個沒有用連接詞連接的獨立子句。

c.冒號:):表示前面敘述告一個段落,後面接續一個進一步的解釋或相關的一串列表。商業寫作中,「Dear...(親愛的⋯)」句子後方要使用冒號。

d.破折號):強調一項觀點,表達突然變化,或引出說明性的字詞或片語,並結束中斷的對話。在商業寫作中請小心使用,破折號表達出戲劇性的暫停。

e.刪節號/省略號):告訴我們句子的意思未盡,或是逐漸停止。如果謹慎使用,也可以當破折號用來強調。

f.括號()):降低資訊的重要性(不像破折號,可以集中注意力於正在強調的重點。)

g.列點符號):是設計元素,並非標點符號。

  • 將某資訊截取出來作為強調
  • 讓資訊更容易閱讀
  • 用來替換列表中的數字,尤其當排序不重要時

大聲唸出你的內容,你會聽到需要用標點符號來加強與暫停的地方。即便是馬克.吐溫,也曾與標點符號奮戰,並給他的編輯一段批註:

先生:
. , ; ? ! ” - - - * ‘. . .
請根據你的語感把這些標點符號分置到各處。

Q6. 如何正確使用撇號(’)?

撇號表示少了一個字母(即縮寫),或是用來表示所有格。

【縮寫】Let’s meet before the candidate arrives.(在候選人抵達之前,我們先見個面。)

【所有格】We plan to attend the company’s annual meeting.(我們計畫出席公司的年度會議。)

【複數所有格】Our employees’ rights have not been violated. (我們員工的權利沒有受到侵犯。)

Q7. I feel good. 或 I feel well. 哪個對呢?

討論健康時,使用 I feel good.。good 是形容詞,用來形容I。如果討論的是效率,或是你對某事物的感受,使用I feel well.。well 是副詞,用來形容feel。

Q8. a historical 或 an historical 哪個對呢?

以h有無發音來決定所使用的冠詞。h有發音,就與冠詞a連用;h不發音,就與冠詞an連用。數世紀之前,以h開頭的單字字首h不發音,所以在過去的書寫和會話,習慣使用冠詞an。隨著發音演變,現在許多單字的h有發音,如holiday(假期)、Hispanic(西班牙裔),和這裡的historical(歷史的),因此要與冠詞a連用。

而現今h音仍不發音的單字, 如hour( 小時) 和honest( 誠實的),則使用冠詞an。這個規則也適用在其他單字。

Q9. 不知道收信對象是誰,信件開頭問候的稱呼該怎麼寫?

可以的話,盡量以名字稱呼。如果找不到名字,用職銜稱呼,避免用部門名稱稱呼。此外,避免以下兩種陳腔濫調的稱呼:Dear Sir or Madam(親愛的女士或先生),以及To Whom It May Concern(敬啟者)。

Q10. which和that都是關係代名詞,他們有何不同?

大部分時候兩者是可以互換的,除了以下狀況:which常用在非限定子句中,與逗號連用,說明非重要性的資訊。that不可與逗點連用,用來補充資訊(即限定用法)。

  • The chair, which was badly soiled, was removed from the lobby.(嚴重髒污的椅子被移出大廳。)
  • The chair that was badly soiled was removed from the lobby.(那張污損嚴重的椅子被移出大廳。)
  • The mission statement that was approved by the department was forwarded to the CEO.(部門通過的任務宗旨已轉達給執行長。)

想要完全避免出錯,就盡量不使用關係子句。

  • The badly soiled chair was removed from the lobby.(那張污損嚴重的椅子被移出大廳。)
  • The approved mission statement was forwarded to the CEO.(通過的任務宗旨已轉達給執行長。)

Q11. 現在進行式–ing結尾的字彙之前,要使用所有格嗎?

是的。以-ing的結尾的單字,稱為動名詞,實質上是名詞,因此前方可放上所有格。

  • The boss didn’t like my being late for the meeting.(老闆不喜歡我開會遲到。〔不用me〕)
  • The team supported her/Jane’s preparing the slides in-house.(團隊支持她的╱珍的準備的機構內部簡報。〔不用Jane〕)

Q12. 什麼時候可以用連字號(-)連接字彙?

原則一:根據字典拼法。原則二:避免誤解,如以下兩個例句:

  • The facilities manager ordered a new Widget 1000 forklift that comes complete with five position indicators.(設備經理訂購一台新的Widget 1000推高機,配有五位置顯示器。)說明:隨之而來有五位置顯示器。
  • The facilities manager ordered a new Widget 1000 forklift that comes complete with five-position indicators.(設備經理訂購一台新的Widget 1000推高機,配有五向位置顯示器。)說明:這些顯示器上有五個向位。

當你將好幾個單字視為一個單位時,就可以用連字號連接:

  • behind-the-scenes help(幕後協助)
  • know-how(知識、技能)
  • stick-to-itiveness(堅忍不拔、不屈不撓)
  • ready-to-wear clothing(成衣)
  • faster-than-expected production(比預期快的生產製造)
  • end-of-year reports(年終報告)

當你用兩個字組成複合形容詞,放在名詞前方修飾該名詞時,複合形容詞之間就要使用連字號。

  • It was a fast-paced meeting.(這是一個節奏快速的會議。)
  • The meeting was fast paced.(會議節奏快速。)

例外:當複合形容詞的結構是「ly 結尾的副詞+ Ned/Ving」 時,中間不用連字號。

【錯誤】We are required to attend all regularly-scheduled meetings.
【正確】We are required to attend all regularly scheduled meetings.

我們被要求參加所有的定期會議。

相關書摘 ▶《商業英文寫作聖經》:八種提昇句子質感的寫法

書籍介紹

本文摘錄自《商業英文寫作聖經:向財富雜誌五百強企業顧問學習頂尖寫作技藝》,EZ叢書館出版
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