《電腦玩物站長的筆記思考術》:如何「做出有效整理」的五個層次

《電腦玩物站長的筆記思考術》:如何「做出有效整理」的五個層次
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我們想讓你知道的是

一樣的資料,不同人整理可以產生不同整理方式。同樣的內容,不同人筆記,也應該寫出完全不同的筆記。這樣的結果本身,才是最好的整理與筆記狀態。

文:Esor 異塵行者

整理其實是一種主觀選擇

為什麼整理常常給你焦慮,又做不好?
因為關鍵不在整理,而在你要做出什麼選擇

在完成第一章的筆記技巧,練習了以「改變」為中心的筆記輸入方法後,我們可以發現,只有真正為自己而寫的筆記,才能創造有效的改變,而改變是筆記的核心目的。

同樣的,第二章我們來到筆記與整理的問題,談到整理,通常我們想到的就是整齊、有條理、分門別類、建立系統,當然,如果你的工作真的是要做一個讓大家都可以使用的資料整理時(例如整理圖書館架上的書籍、整理辦公室共用的資料庫),那麼你必須鉅細彌遺把任何人可能用到的資料做好分類,確實需要這樣去做整理。

可是,當回歸到我個人所需要的整理時:我們真正的目的通常不是要讓「資料對象」很整齊,而是要產生「對我來說」有效的行動。

你在生活中或許常聽到一個孩子對父母常常用的藉口:「我的房間雖然亂,但是我都知道自己要用的東西在哪裡。但是一旦你幫我整理好,我反而找不到我要的東西了。」這有時候其實也不是藉口,因為整理的目的,就是我能最順暢的使用,要思考的關鍵是:「我會如何使用?我想要如何使用?」

不是為對象做整理
而是在主體做選擇

最近剛好遇到親友找我幫忙,他說想請我幫他備份LINE上面的聊天對話記錄,因為他現在雖然不需要,但怕以後要換手機時,或是臨時狀況,找不回裡面需要的重要對話記錄。所以,朋友希望能教他,怎麼隨時備份手機的對話記錄,然後在需要時還原。

當然,我可以幫他做到,但是我自己其實不會這樣做。即使是有很好的雲端同步機制的即時通,例如Telegram,他的對話記錄無論換裝置或換系統,都能重新看到之前的所有記錄。但即使如此,我真正整理即時通紀錄的方式,也不是依靠他的自動同步。

因為,我並不需要備份所有的對話記錄,在那些即時通對話資料裡,其實有大多數是真正無用的資料,可能是閒聊,可能是問候,可能是不重要的事情,如果思維是「要去整理所有資料」,那麼就會變成花很多時間在整理無用的資料,這樣整理就很有壓力,但產能不高,還會造成整理的混亂,因為裡面參雜太多雜訊。

你不需要整理所有資料
只需要整理成對你有用資料

更進一步的,糾結在備份還原所有的對話記錄上時,是在「為對象做整理」,這樣整理完後,對象還是對象,對話記錄還是那些對話記錄,跟你有什麼關係呢?我的意思是,哪些對話記錄跟你的A 工作有關?哪些對話記錄是你和女友的甜美回憶?這些「你的主體」有呈現在你的整理中嗎?

所以更往前推一步,真正對我有效的整理方式,應該是我把A工作相關的對話記錄截圖或複製下來,貼到A工作的筆記中,甚至在筆記中整理出工作流程和註記。把這些對話記錄拆解、重組,變成真正對我行動有幫助的流程。

你真正應該整理的是你的行動流程
並選擇你的行動

以這樣的例子來說,當我最後完成即時通對話記錄的整理,我的整理結果不是一個檔案資料夾,而應該是一個「我可以怎麼完成工作」、「我想要如何回憶關係」的行動流程,這時候,資料不再只是資料,而是變成我的行動了。

這就是有效的整理,其中的關鍵之一,就跟前面提到的筆記輸入一樣,不在於鉅細彌遺,而在於「我想要變成什麼」,然後從一大堆等待整理的東西中作出「我的價值選擇」,我稱之為「主觀選擇」,代表這是為我而做的整理。

整理時,勇敢做出你的主觀選擇

一樣的資料,不同人整理可以產生不同整理方式。同樣的內容,不同人筆記,也應該寫出完全不同的筆記。這樣的結果本身,才是最好的整理與筆記狀態。

「主觀選擇」,是一個工作者所能做的最好整理決定。

有了「主觀選擇」,表示我對自己或這件事有一個具體期待,我想要變成一個怎麼樣的人,我想要擁有什麼樣的工作方式,於是我做出「主觀的選擇」和「主觀的整理」,我在這過程中會勇敢地拋棄一些東西,勇敢地改變一些東西的次序,因為我不再是為了對象而做,而是為我自己而做。

在資料、工作與時間管理上,如果缺乏主觀選擇,反而會陷入忙東忙西,花費很多時間,完成所有客觀上要做的事情,達成外在客觀的條件,但卻沒有感受到成就感、沒辦法體驗到幸福滿足,也沒辦法創造自己的行動。

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Photo Credit: 創意市集

前陣子有讀者詢問我:他很想晚上有空檔時看書、寫文章、運動,也想像我一樣可以玩想玩的遊戲,但時間就是不夠。

客觀條件上,看書、寫文章、運動、玩遊戲都是我需要的行動,全部都滿足似乎是客觀上最完美的狀態,但真的是這樣嗎?我認為就算是時間充足到可以讓我全部完成看書、寫文章、運動與玩遊戲,我也不一定會感到滿意。因為我可能只是在填滿時間而已!

問題的本質不在於時間多寡,也不在於我需要什麼,而在於我有沒有「主觀選擇」我想變成什麼樣子的人。所謂的成就感與幸福,不只在於外在客觀條件的算計,更在於「我成為我自己選擇的那樣的人」,所以如果一開始沒有主觀選擇,最後也無法滿足。

時間管理是如此,資料整理也是如此,任務與筆記的整理同樣如此。

整理的五個層次

在思考如何「做出有效整理」的過程中,我將整理分成了五種情況,並畫成了後面一張金字塔圖。

  • 沒做整理

當然,整理是一件費時間的事情,我們很有可能根本就沒做整理,讓資料、任務、筆記就散落在那邊,這樣使用時自然雜亂無章。更進一步的,這些所說的「沒做整理」,還包含第一章提到的單純複製、抄寫筆記,這樣的筆記跟沒整理一樣。

  • 被動整理

大多數時候,我們喜歡偷懶去用別人整理好的東西。例如上臉書看新聞,被臉書的挑選機制決定我要看什麼,看似有選擇,卻大多時候被選擇。例如別人叫我做事情我就去做,跟著郵件做決定,看似有做選擇,其實是被別人主導選擇。照著別人的整理走,最後依然無法走到自己想要的目標。

  • 功能整理

當然外在的事物都有其功能、屬性,如果只考慮功能和屬性來整理,似乎是很直覺簡單的方法,但是也無法找到你想要的完美整理,因為任何功能都有優缺點,任何資料都有千百種整理方式,你只會愈整理愈焦慮。

  • 需求整理

能夠依據個人需求來做整理,已經很好,但可能還不夠,你有沒有發現常常需求很多,於是煩惱更多,感覺每個都需要,感覺這樣整理也很適合我,那樣整理也很適合我,最後怎麼整理都還是無法滿意?

因為考量需求雖然很好,但只是考量了「要解決的問題」,卻沒有考量「我想變成什麼樣的想像」。

就像我第一章提到的筆記三個關鍵問題裡,沒有去問最後最關鍵的問題。

當然,我們免不了在上面幾種選擇與整理中徘徊,因為我們是人,有時候就是懶得整理,或是做一些簡單的整理,這無可厚非。

  • 主觀選擇的整理

但是,卻不要忘記還有最後一個選擇與整理的層次:「主觀選擇的整理」,這個整理從前面的客觀功能、需求出發,但不只問自己需要什麼,更問自己想要變成什麼樣,然後把萬事萬物整理成自己「行動時想要」的那個樣子。

無論是「資料的整理」、「任務的整理」還是「人生的整理」,這個主觀選擇的核心,都是讓整理可以有效產生行動,最重要的關鍵。

整理時,不要害怕自己丟棄了什麼、遺漏了什麼,因為當真的做了這些主觀捨棄時,正代表你創造了什麼。

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Photo Credit: 創意市集

相關書摘 ►《電腦玩物站長的筆記思考術》:用「1-3-5專注法則」建立待辦清單

書籍介紹

本文摘錄自《電腦玩物站長的筆記思考術》,創意市集出版

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作者:Esor 異塵行者

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創意市集《電腦玩物站長的筆記思考術》立體書封s
Photo Credit: 創意市集

責任編輯:翁世航
核稿編輯:丁肇九


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