《電腦玩物站長的筆記思考術》:用「1-3-5專注法則」建立待辦清單

《電腦玩物站長的筆記思考術》:用「1-3-5專注法則」建立待辦清單
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我們想讓你知道的是

我對「1-3-5法則」有一個延伸的解釋:「有重心的工作方式」。不是完成很多事情你就會成長,如果完成的都是瑣事也沒用。

唸給你聽
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文:Esor 異塵行者

每日135專注法則
建立做得到的每日待辦清單
而不是反噬自己的焦慮清單

前面在時間管理的反思中,我提到時間管理不是把所有事情做完,而是把我選擇出來的重要事情完成。

但是有時候我們都過度理想化,我們總還想「完成更多事情」,卻沒有意識到,這些更多的事情,反而可能是造成我們效率下降的元兇,因為做不完的焦慮,會反噬我們,導致我們連重要的事情也無法完成!

而如果你不知道怎麼讓自己「做得到」,可以先練習看看我這個「1-3-5專注法則的每日清單」。

1-3-5的規則

「1-3-5待辦清單法則」很簡單,就是讓每天的待辦清單控制在以下的數量,並依序排列你的清單:

  • 每天1件重要任務
  • 每天3件中等任務
  • 每天5件小型瑣事

為什麼要設限?不能自由列出我想做的事嗎?

我們只要回想:自己原本的待辦清單,為什麼常常列了很多「想做」的事,很多任務打上星號提醒自己很重要,最後卻每天留下一大堆未完成任務?甚至因為清單太長而打亂自己做事的節奏,讓自己「猶豫不決無法明快決策」?這時候,你就知道「設限」很重要。

事實上,每天都時間有限,所以我們可以完成的任務也有限,若不設限,反而讓自己在太多「想做」的事情中,東摸西顧,迷失了「去做吧!」的動力。

找回「有重心」的工作方式

轉換你的觀念,放下「每天想要把所有事情完成」的執念,因為你想做的事情永遠多於你可以做的時間。

拾起新的想法:「每天只要能往前邁出重要的一步就好」,雖然不一定能讓你更快到達終點,但一步一步邁進,終究會到,並且腳踏實地才不會中途迷失方向。

因此我對「1-3-5法則」有一個延伸的解釋:「有重心的工作方式」。不是完成很多事情你就會成長,如果完成的都是瑣事也沒用。

而「1-3-5待辦清單法則」幫我們聚焦「每天一件的重心」,那麼,什麼事情應該放在第一件任務呢?當然就是「自我和諧的目標」。或者,我們可以借用史蒂芬柯維的時間管理四個象限來選擇:

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Photo Credit: 創意市集

在「1-3-5待辦清單法則」中,就能對應上面四個象限的任務來安排清單:

  • 每天1件重要任務:放入一件最重要的任務,例如今天要寫年底新書第一個章節。
  • 每天3件中等任務:如果還有重要並且快要變緊急的事,優先放入中型任務。如果沒有,就放入緊急但不重要的中型任務,例如寫一篇序。
  • 每天5件小型瑣事:放入可以30分鐘內很快處理的瑣碎任務,可能是緊急但不重要的小型任務,或是不緊急也不重要但是我想做的事,例如跑步運動30分鐘。
做得到,才能累積自我實現

根據前面的範例,我們來算算看,這九件事情的時間花費:

  • 每天1件重要任務:花三個小時。
  • 每天3件中等任務:各花一個小時,總共也花三小時。
  • 每天5件小型瑣事:各花20到30分鐘,預估總共會花掉兩個小時。

這樣的工作時間是多久?答案是八個小時,不就是我們通常上班可以認真工作的時間了嗎?已經佔掉整天的三分之一。

而且這八個小時還是指全力工作狀態,如果加上其他意外瑣事、整理郵件雜訊、排程任務清單、閱讀資訊、研究思考、家人相處、生活樂趣等等時間,還有你可能被叫去開會,或是要參加什麼活動的時間,其實可以「認真」處理待辦清單的時間真的所剩不多了,你每天根本沒有八小時認真工作的時間。

所以不要覺得「1-3-5待辦清單法則」好像很少,應該說我們時間本來就有限,做不完那麼多事情,所以才利用「1-3-5待辦清單法則」找回工作重心。

「1-3-5待辦清單法則」不僅夠用,而且最好我們還「不要把他列滿」,每天才有安插臨時要做的任務的餘裕。

什麼是滿足呢?身為一個人,會感到滿足的時候,就是最後的結果比她預期的還要多一點點,這時候你就會進入了一個幸福充足的狀態,關鍵就是要比預期的還要多一點點。但是如果比預期的少一點點,我們可能就會感受到挫折、失敗、失望,以及不滿足的情緒。

可是如果我們不考慮現實,就會總是陷入這種不滿足的情緒。

我們在時間管理排任務清單的時候,也是類似的道理,我在今天排了十件事情,最後我只做到了八件,我覺得不滿足,我覺得充滿了挫折,可是如果我今天只列了五件事情,然而我最後有多餘的時間多完成一件事情,即使最後完成事情甚至可能比較少,但是,我們就會進入一個今天覺得過得很充實很滿足的狀態。

而更重要的是,這樣的狀態如果能持續,我們的自我實現增加了,幸福感與自信提升,我們也開始認為自己是一個可以完成事情的人,於是時間管理也就會開始有不一樣的改變。

相關書摘 ►《電腦玩物站長的筆記思考術》:如何「做出有效整理」的五個層次

書籍介紹

本文摘錄自《電腦玩物站長的筆記思考術》,創意市集出版

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作者:Esor 異塵行者

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責任編輯:翁世航
核稿編輯:丁肇九