《電腦玩物站長的筆記思考術》:用「1-3-5專注法則」建立待辦清單

《電腦玩物站長的筆記思考術》:用「1-3-5專注法則」建立待辦清單
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我們想讓你知道的是

我對「1-3-5法則」有一個延伸的解釋:「有重心的工作方式」。不是完成很多事情你就會成長,如果完成的都是瑣事也沒用。

文:Esor 異塵行者

每日135專注法則

建立做得到的每日待辦清單
而不是反噬自己的焦慮清單

前面在時間管理的反思中,我提到時間管理不是把所有事情做完,而是把我選擇出來的重要事情完成。

但是有時候我們都過度理想化,我們總還想「完成更多事情」,卻沒有意識到,這些更多的事情,反而可能是造成我們效率下降的元兇,因為做不完的焦慮,會反噬我們,導致我們連重要的事情也無法完成!

而如果你不知道怎麼讓自己「做得到」,可以先練習看看我這個「1-3-5專注法則的每日清單」。

1-3-5的規則

「1-3-5待辦清單法則」很簡單,就是讓每天的待辦清單控制在以下的數量,並依序排列你的清單:

  • 每天1件重要任務
  • 每天3件中等任務
  • 每天5件小型瑣事

為什麼要設限?不能自由列出我想做的事嗎?

我們只要回想:自己原本的待辦清單,為什麼常常列了很多「想做」的事,很多任務打上星號提醒自己很重要,最後卻每天留下一大堆未完成任務?甚至因為清單太長而打亂自己做事的節奏,讓自己「猶豫不決無法明快決策」?這時候,你就知道「設限」很重要。

事實上,每天都時間有限,所以我們可以完成的任務也有限,若不設限,反而讓自己在太多「想做」的事情中,東摸西顧,迷失了「去做吧!」的動力。

找回「有重心」的工作方式

轉換你的觀念,放下「每天想要把所有事情完成」的執念,因為你想做的事情永遠多於你可以做的時間。

拾起新的想法:「每天只要能往前邁出重要的一步就好」,雖然不一定能讓你更快到達終點,但一步一步邁進,終究會到,並且腳踏實地才不會中途迷失方向。

因此我對「1-3-5法則」有一個延伸的解釋:「有重心的工作方式」。不是完成很多事情你就會成長,如果完成的都是瑣事也沒用。

而「1-3-5待辦清單法則」幫我們聚焦「每天一件的重心」,那麼,什麼事情應該放在第一件任務呢?當然就是「自我和諧的目標」。或者,我們可以借用史蒂芬柯維的時間管理四個象限來選擇:

P_161 創意市集《電腦玩物站長的筆記思考術》立體書封s
Photo Credit: 創意市集

在「1-3-5待辦清單法則」中,就能對應上面四個象限的任務來安排清單:

  • 每天1件重要任務:放入一件最重要的任務,例如今天要寫年底新書第一個章節。
  • 每天3件中等任務:如果還有重要並且快要變緊急的事,優先放入中型任務。如果沒有,就放入緊急但不重要的中型任務,例如寫一篇序。
  • 每天5件小型瑣事:放入可以30分鐘內很快處理的瑣碎任務,可能是緊急但不重要的小型任務,或是不緊急也不重要但是我想做的事,例如跑步運動30分鐘。

做得到,才能累積自我實現

根據前面的範例,我們來算算看,這九件事情的時間花費:

  • 每天1件重要任務:花三個小時。
  • 每天3件中等任務:各花一個小時,總共也花三小時。
  • 每天5件小型瑣事:各花20到30分鐘,預估總共會花掉兩個小時。

這樣的工作時間是多久?答案是八個小時,不就是我們通常上班可以認真工作的時間了嗎?已經佔掉整天的三分之一。

而且這八個小時還是指全力工作狀態,如果加上其他意外瑣事、整理郵件雜訊、排程任務清單、閱讀資訊、研究思考、家人相處、生活樂趣等等時間,還有你可能被叫去開會,或是要參加什麼活動的時間,其實可以「認真」處理待辦清單的時間真的所剩不多了,你每天根本沒有八小時認真工作的時間。

所以不要覺得「1-3-5待辦清單法則」好像很少,應該說我們時間本來就有限,做不完那麼多事情,所以才利用「1-3-5待辦清單法則」找回工作重心。

「1-3-5待辦清單法則」不僅夠用,而且最好我們還「不要把他列滿」,每天才有安插臨時要做的任務的餘裕。

什麼是滿足呢?身為一個人,會感到滿足的時候,就是最後的結果比她預期的還要多一點點,這時候你就會進入了一個幸福充足的狀態,關鍵就是要比預期的還要多一點點。但是如果比預期的少一點點,我們可能就會感受到挫折、失敗、失望,以及不滿足的情緒。

可是如果我們不考慮現實,就會總是陷入這種不滿足的情緒。

我們在時間管理排任務清單的時候,也是類似的道理,我在今天排了十件事情,最後我只做到了八件,我覺得不滿足,我覺得充滿了挫折,可是如果我今天只列了五件事情,然而我最後有多餘的時間多完成一件事情,即使最後完成事情甚至可能比較少,但是,我們就會進入一個今天覺得過得很充實很滿足的狀態。

而更重要的是,這樣的狀態如果能持續,我們的自我實現增加了,幸福感與自信提升,我們也開始認為自己是一個可以完成事情的人,於是時間管理也就會開始有不一樣的改變。

相關書摘 ►《電腦玩物站長的筆記思考術》:如何「做出有效整理」的五個層次

書籍介紹

本文摘錄自《電腦玩物站長的筆記思考術》,創意市集出版

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作者:Esor 異塵行者

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  1. 思考:創造你的認知,改變你的行動。
  2. 整理:讓混亂轉化成有效的行動方向。
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讓你的筆記不再只是記下來卻「幾乎不會打開來看第二次」的筆記,而是可以被反覆利用、自動成長,幫你節省大量時間、善用優質時間,這才是你真正需要的筆記思考術。

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責任編輯:翁世航
核稿編輯:丁肇九


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Photo Credit: VI College價值投資學院

我們想讓你知道的是

想在買房時擁有好的貸款條件,一定要趁有穩定好工作的時候申貸較佳。面對通膨升息時代的來臨,大家務必聰明善用資產配置成為人生最佳助力,而不是讓買房成為拖垮自己財務的稻草。

本文作者:VI College價值投資學院 台灣區總經理 黃士豪

買房是很多人畢生夢想,許多上班族開始投資的動機,也是希望透過能扣除每月支出後、盡可能放大剩餘的存款,更快買到人生第一間房。但是看著房價不斷飛漲,媒體不斷報導百萬年薪工程師、醫師都無法在台北置產,讓很多人感到恐慌、甚至放棄買房念頭。

32歲的飛輪教練阿謙很努力賺錢,汲汲營營忙於工作,希望能買一兩千萬的房子,好安身立命。為了達成目標他相當努力培養技能,除了具有飛輪跟肌力教練資格外,平時也提供學員筋膜按摩服務。

因為服務口碑很好,目前團體加個人每月穩定都有100小時課程,即使前段時間疫情不穩定也只有少掉一成教練收入,月收入約為6至10萬。

對於未來目標,阿謙除了希望可以透過被動收入增加、改變目前靠時間及體力換取金錢的現況,也希望能夠買入兩間2000萬的房子,一間自住、一間出租賺取被動收入。

既有資產配置上,由於懷抱著買房夢,因此阿謙保留110萬活存現金,另外有一張台幣56萬的美元保單,投入美股58萬有不錯獲利。

買房對平均月收入8萬的阿謙來說是否為不可能任務?我認為,阿謙應該先拋掉想法便是:別為了賺頭期款而投資。

五月第一篇
photo credit:VI College價值投資學院
VI College價值投資學院 台灣區總經理 黃士豪建議阿謙讓投資為自己置產。

給阿謙的投資建議一:別為買房投資,要讓投資為你置產。

遇到像阿謙這樣懷抱著買房夢的學員,我都會先要他們反覆問自己:為什麼要買房?

如果從資產及投資角度來看,房子算是防守型資產,如果將房屋價值放進整個資產配置後,花在買房的錢就不能超過總資產50%,否則就會讓自己變成房奴,更會因為多數資產都卡在房子,而因為房價變化影響心態。

假設買房能為自己帶來安全感,那這想法相當好、也值得去達成這個人生目標,這時就可以思考如何利用投資來幫自己買房。

以阿謙希望買到2000萬的房這個目標來看,房價2000萬首購需支出頭期款為400萬,這時除了要因為固定支出增加房貸這一項,因此要提高保障型資產外,也要確保進攻型投資組合有400萬,並透過選擇權等投資方式妥善配置讓自己能利用每年10-20%投資報酬來支付房貸本金及利息。

給阿謙的投資建議二:想買房保障人生,別抱持保障心態投資

在與阿謙諮詢對談過程中,我也看到許多保守型投資人最容易落入的「陷阱」:認為是保障,其實處於風險中。

將錢投入投資市場,因為跌價造成損失,這是一種可視但未知的風險。但是如果將錢都投入到定存、活存現金中,每年因為通貨膨脹造成損失,加上失去將錢轉進保守型甚至進攻型投資組合中能產生的獲利,這是屬於容易忽略但已知的風險。

保障型資產是為了當有突發風險產生時,讓我們不用擔心生計並可渡過半年時間進行避險。就阿謙每月支出約5萬來說,保留30萬是足夠的。特別是在進攻型投資組合都握有許多高價值公司並有不錯獲利時,應該將額外80萬緊急帳戶資金及活存轉進進攻型投資組合,才能更快達成買房目標。

而究竟是否該買第二間房出租賺取被動收入,我也請阿謙好好想想:買第二間房的目的是什麼?

如果買房是為了投資,那麼比起將一大筆錢投入保守型資產,以阿謙還年輕並且收入相對穩定情況下,該如何積極進攻讓自己退休時可以擁有千萬甚至億萬資產,才是最適當思考方式。

這些建議也適合你:購買投資型保單前先停看聽

在阿謙現有投資組合當中,我也看到在許多學員資產配置中都會出現的「投資型保單」。這類同時具備投資及保險功能的保單屬於保守型資產,因此建議在購買時要注意投入金額加上其他保守型投資不要超過總資產20%外,更要先釐清以下關鍵。

首先便是保單報酬形式為何?是在一定年限後固定會發放股息給保戶,還是保險公司會每年將這些錢投入特定投資標的做為報酬?這些資產增長能否看得見,甚至是否穩定,必須先了解。

其次則是這些保單綁約年限,這會影響可動用資金及運用彈性。當然,既然是保險更要確認又是綁定哪方面保險,在自己真正需要時是否能夠降低醫療或意外造成風險。懂得從資產角度思考保單,可以讓你在投資道路上少走相當多冤枉路。

附帶一提,想在買房時擁有好的貸款條件,一定要趁有穩定好工作的時候申貸較佳。面對通膨升息時代的來臨,大家務必聰明善用資產配置成為人生最佳助力,而不是讓買房成為拖垮自己財務的稻草。

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本文章內容由「VI College價值投資學院」提供,經關鍵評論網媒體集團廣編企劃編審。


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