會議技術:如何對付「事後諸葛」,和以為「討論=批判」的討厭鬼?

會議技術:如何對付「事後諸葛」,和以為「討論=批判」的討厭鬼?
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我們想讓你知道的是

開會並不是為了討論「誰的意見比較厲害,非得分出勝負不可」,而是「找出對彼此都有好處的最佳方案」。換言之,就是要找出眾人能取得共識的折衷點。

文:神戶美德、小早川優子

你是在開會還是浪費時間?
刪除會議上無謂的消耗

P130
Photo Credit: 遠流出版

當你成為中階主管後,籌備公司內外各種會議的機會也會跟著增加。此時若只是因循過去的做法,就有可能讓與會者覺得:「不都跟以前都一樣嗎,開這種會真是浪費時間。」

要讓會議發揮效果,就得在事前刪除無謂的消耗。例如,假設每個月舉辦四次十人參加的兩小時會議,10人×2小時×4次=80小時,若以時薪一千圓計算,就會產生八萬圓的無端浪費,但實際人事費用一定高出一千圓,所以實際上的損失可能更大。

此外,同樣是會議,還可因不同目的,細分出腦力激盪、提案、決策、資訊交流等四種類型。關於這部分,我會在下一節會詳細介紹。首先,大家必須釐清,此次召開會議的目的究竟為何?而當你確定會議目的之後,自然就會知道什麼事該做、什麼又該刪除。

減少與會人數

釐清會議目的後,就能清楚判斷「A和這個議題無關,無須參加」,進而避免因為怕有人沒聽到,而勞師動眾地把所有人都找來開會的窘境。實際上,一味地增加人數,常會導致眾人遲遲無法做出決定;相較於此,人數少而專精的會議,則會讓與會者產生「此議題必須由我好好說明」的責任感,進而積極發言。

決定會議時間

大多數的會議都該在一小時內結束,若是目的和目標明確,甚至有可能縮短至四十五分鐘。例如,事先知會大家會議目的為何,就能讓與會者預先做好準備。若等到會議開始後你才宣布:「今天大家聚在這裡開會的目的是……」,不但浪費時間,還會害得與會者因準備不足,而只能進行粗淺的討論。

此外,事先知會眾人議題為何,大家就能在會議進行時,思考各議題的時間分配。屆時主席只要說:「我們花十分鐘左右在A議題上就好」、「關於B談到這裡就差不多了」,就能乾脆地轉換到下一個議題。此外,會議時間若能縮減至四十五分鐘,一旦遇到臨時動議,或需要更長時間討論的議題時,也能更有餘裕。

設定會議目標

會議若是開始得不明不白,整場會議的走向就會曖昧不明,最後很可能沒做出任何決定,糊裡糊塗地結束。「今天的會議是要腦力激盪,目標是請大家盡量提出意見」、「今天是資訊交流會議,所以大家互相確認工作進度後,就來決定下個月的○○企畫由誰負責」。像這樣先宣布此次會議的目標,並告知與會者後再開會,就能讓全員抱著相同的認知,朝同一個目標前進。

當全員有了相同的目標時,就能提出「大家就用電子郵件告知企畫進展」、「這部分由A、B兩人私下討論就好」等做法,進而減少無意義的「全員會議」頻率。以開頭提到的「10人×2小時×4次=80小時」為例,人數、時間、頻率只要各減少一半,就會變成「5人×1小時×2次=10小時」,每個月的會議成本就能大幅減低,壓縮成原本的八分之一。

開會前確實做好準備,會議就能成為一項特別的活動,而不再只是無謂的例行公事,並提高與會者的當事人意識。請各位務必重新檢視平日會議中無謂的消耗何在,並有效率地將之刪除。

當你擔任會議主席時……

NG「直接按照過去的方式進行就可以了吧?」

OK「我得想個法子,在事前準備階段,就刪除無謂的消耗。」


這場會議是什麼種類?
掌握會議的類型與目標

P135
Photo Credit: 遠流出版

正如上一節介紹的,會議可分為四種類型,各自有不同的目的與目標。若想更有效地運用時間,就得讓眾人先建立起對會議種類的共同認知。

1. 腦力激盪會議

腦力激盪的規則,就是要請與會者不分職位、年齡地儘量提出意見,且絕不否定對方的想法。只要有一個人開始打槍對方,眾人好不容易萌芽的構思,就會在瞬間被扼殺,所以在會議一開始時,就要讓全員明白這一點。

如果大家一直提不出意見的話,身為主席的你,就要負責拋出各種無聊的提案,藉此降低提出意見的難度,例如:「這次的活動,我們乾脆和手機遊戲《精靈寶可夢GO》合作吧!」像這樣和流行事物扯上關係,又有點異想天開的構思也無妨。如此一來,部屬們就會開始思考:「這樣真的可以嗎?」進而不斷提出自己的想法,說不定就會碰撞出既出色又具可行性的方案。

2. 提案會議

這是針對少數幾項提案,進行具體報告的會議。其中又可分為「在自己的公司中報告新提案」,以及「邀請外部人士到社內進行簡報」兩種。該提案的決策者(主管、董事等)不在場的話,會議就無法進行,因此行程安排也是其中一項重要的事前準備。若會使用電腦、投影機等設備,記得要在會議開始前確認是否能正常運作。

3. 決策會議

這是在蒐羅了各種腦力激盪的意見或提案後,決定該採用何者的會議。

將眾人提出的構想統整起來,再提出批評、進行討論,最後做出結論。統整時,建議使用白板整理各項論點,再選出和目標最接近的意見或提案。若你預料到討論可能會陷入僵局,就得事先準備問題,讓決策者能以「YES」、「NO」回答,可加速會議進行。身為主席的你,要注意的是,當有人態度強硬地大聲反對,你絕對不能立刻倒向其意見,這會造成其他與會者的不滿,最後引發雙方對立。

開會並不是為了討論「誰的意見比較厲害,非得分出勝負不可」,而是「找出對彼此都有好處的最佳方案」。換言之,就是要找出眾人能取得共識的折衷點。

4. 資訊交流會議

業務會議、小組的進度會議等,大多屬於資訊交流。這種會議只需要在公司內的社群網站上發文並要求回覆,或以電子郵件討論即可達成。

但另一方面,實際召開資訊交流會議也有好處。因為眾人是直接面對面報告,所以主管能夠更具體地了解小組成員目前的狀況。有些不必刻意寫成報告書的小事,藉由在會議中直接向負責者問話,可能會有意外的發現。例如某位組員近日被其他部門告知,對方曾有類似的經驗等,進而找出意料之外的解決之道。


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