求職面試攻略(二):自我介紹時善用「金字塔原理」贏得好印象

求職面試攻略(二):自我介紹時善用「金字塔原理」贏得好印象
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我們想讓你知道的是

面試求職場合,求得是快速強化印象,讓對方知道我有你需要的,而不是單方面去講自己想說的,因此空洞的主張與特質形容詞是致命傷。用提問讓開頭結論更有針對性,甚至能產生互動;動機誘導由上而下問答對話,而下而上總結概括證明你的參與是能讓公司與該職位有所不同的。

唸給你聽
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前言

新鮮人求職季節到了,所以最近訊息匣內多了些面試履歷等求職相關的詢問,但我這陣子實在太忙,無法一一回覆訊息,只好趕快把過去幾年曾去外商面試、自己組織人才管理,或者去年在外商公司內規劃一系列的人才招募計畫所整理「職場駭客|面試攻略全集」給寫出來,因此寫了這系列文。

求職面試攻略(一):「希望生活與工作能夠平衡」:履歷上、面試時常見的11個失誤

知識點

面試求職場合,求得是快速強化印象,讓對方知道我有你需要的,而不是單方面去講自己想說的,因此空洞的主張與特質形容詞是致命傷。

用提問讓開頭結論更有針對性,甚至能產生互動;動機誘導由上而下問答對話,而下而上總結概括證明你的參與是能讓公司與該職位有所不同的。

切記,沒做功課,就無法提問。

印象點的勝負關鍵:開場自我介紹

如果說逛書店時,書架上有一大堆書,但一本書會不會吸引你拿下來試閱的關鍵是:「標題、封面與目錄」;那麼面試(閱人)時,你能否在一堆應聘者中,讓面試官或主管對你產生好奇、想進一步了解的關鍵就是:「外貌與自我介紹」。

不過這篇不談外貌上的細節,因為這必須針對不同產業的穿衣風格去探討(太累了,而且我也不熟悉所有產業),所以選擇用幾分鐘來好好談談後者:「開場的自我介紹」。

特質形容詞?

無論是從公司的角度去看應徵者,或者親自面試的經驗中,發現多數人往往用了很多「特質形容詞」來描繪自己的過去。

雖然少部分人會舉以經歷或故事,來具體化形容詞的細節脈絡,這還好一些;但更多人只是用了各式各樣的正向形容詞(溝通能力、領導力、學習力⋯等)來填充自己。

但你有沒有想過,當大家都這樣做,你還想脫穎而出,留下印象?致命點在於:「缺乏動機誘導」

目標導向的自我介紹

讓對方知道我有你需要的,而不是單方面去講自己想說的。舉例來說,曾經有位朋友的自我介紹草稿是這樣:

您好,我是OOO,如果用一個特質介紹自己,我會是一位好奇心十足的冒險家。

有鑒於過去跨領域的經歷,我對於學習新知總是持續不斷的接受挑戰。
感謝我過去多元的背景,大學時我主修政治學。政治學喚起了我的同理心以及與他人建立正向關係的熱情,這也使我得意以關懷社會上不同人群的訴求並幫助需要幫助的人(公平貿易、偏鄉教育)。

而現在在研究所,我主修企業管理,這段期間我對產業及市場都有更進一步的了解,透過參與商業競賽與企業實習,發展策略性思考、溝通技巧與展現領導能力。

這段自我介紹,雖然一開頭直接用以「形象化的角色」來形容自己,有達成了「結論式的動機誘導」,這樣的結論會使得聽者腦袋中自動提問:

「欸?為什麼是好奇心十足的冒險家?」

然而這段自我介紹的最大缺陷在於,雖然後續的說明會讓對方明白:

「恩!的確是個好奇心十足的冒險家!
「但跟我們公司,甚至這個職缺的相關性在哪?這冒險家想做什麼?」

雖然說有達到「問答對話的動機誘導」,但卻沒有給出「關聯性」,是這段自我介紹的可惜之處。

讓結論更具針對&關連性:金字塔原理
用提問讓結論更有針對性,甚至能產生互動

因為面試這場合不是演講廳,而是近距離面對面的對話,既然是「對話」,互動性就會更重要。

面試看的是契合度與關連性,因為你的能力通常要在履歷表與作品集就充分展現了。

既然是對話就不能是像寫完講稿照唸一樣(不過如果一場演講只是念著演講稿,基本上也是慘況),但我某幾次去面試時,觀察到大多的應聘者在等待的期間,往往低著頭唸著背著自己寫好的自我介紹稿,試圖在面試當下把準備好內容自信的念出來⋯⋯?

這種我講給聽,我寫你看的模式,真的完全體現什麼是「零互動的自我介紹」。(笑)

所以每年招募季時,在臉書上都會看到很多朋友寫說:

又來了一個經歷豐富漂漂亮亮的應徵者,但聽她(他)講了一堆,的確會讓我想交朋友,但不清楚為何想加入我們公司?

結論先行,問答對話

如果有上過我的「簡報與內容邏輯」課程,就會知道我會用「金字塔原理」來說明如何架構自己說話之前的內容,如果在面試場合上就會是:

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把提問當作結論,好的結論會引發出聽者自然而然的「為什麼」,才能成功的進行動機誘導;再用準備好的論點(可能是你的經歷與特質形容詞),以及(能具體細節說明)的材料,來增強說服力。

因此,我會建議自我介紹「有結論,有問答,有針對」。建議你在「您好,我是OOO,(重要基本資料)」之後,立刻下結論並提問說:

根據我先前對你們的研究調查,我認為接下來招募的這個職位需要的會是OOO能力與XXX經歷,是嗎?(提問後,請稍微停頓一下,看他們反應)

運氣好的話,他們會直接你互動;運氣較差一點就不會理你,只是稍微點頭搖頭,不過這也能繼續。但如果你感覺不對的話,請拿出其他選項與問題。(如果你有事前做功課,相信你不會只有一個選項。)

建立連結找出關連後,才是去介紹你的角色

當你把相關性直接拉出來後,再用你的特質形容詞與具體事蹟,來回答這些「他們認同的能力與經歷」。

第一是因為人很難去否決掉自己講出來的話,所以用他們的話當作結論;第二是用自己沒寫上履歷表的特質與經歷去讓對方覺得:「你已經準備好共事了」,而非「這個人是來面試討工作的」。

切記!沒做功課,就無法提問。這邊的提問是「建立於」你對這家公司做的功課。

範例題:CakeResume 行銷實習生

講概念太抽象,讓我們直接拿一個職缺來示範吧!這是CakeResume正在招募的行銷企劃實習生:

首先,先調查資料,研究職缺:

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這是我用「五分鐘」閱讀他們招募文案,以及公司相關文章後摘要出來的重點。

再將蒐集到的資料,轉化成為自我介紹的架構。所以,如果是我去應徵,自我介紹的架構大概可以長這樣:

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找出公司與職缺在意的關鍵字,像是結論的提問就可以是:「申請這職位時,我研究了公司一陣子,雖然名為『行銷企劃』,但我認為這不只是寫內容、關鍵字經營或者活動企劃而已,更要能帶動職涯發展,無論是對我們公司團隊本身,還有平台上的使用者,是吧?」

如果真要寫自我介紹稿的話,大概會像這樣,用「實際行動的累積去證實特質」(因為公司文化強調小任務與快速行動、少開會重視結果、測試重於想法、小團隊卻業務量越來越重):

你好,我是侯智薰,雖然應徵的是「行銷企劃」,但我認為不只是寫內容、關鍵字經營或者活動企劃而已,更要能「帶動職涯發展」,無論是對我們(這邊有自信一點的人,可以用我們去講,讓對方直接意識到「恩,他已經用團隊與共事的思維再看待這件事了」)公司團隊本身,還有平台上的使用者,是吧?

我一開始是非本科的學生,但正因為知道自己背景與資源不如人,所以用小行動來彌補,用分享來找到自己的方向,並且累積經驗。
所以我經營部落格已經一年,每日瀏覽人次超過 2000,撰寫的職涯相關內容也有被OOO媒體轉載,甚至在 Google 關鍵字搜尋下,有 8 個第一名的結果都是我的文章。對我來說,行銷就是把分享的習慣,數據化、產品化,因此履歷蛋糕這公司與職位,將會放大我的能力,我也能將自己如何經營關鍵字的方法,和如何讓媒體轉載我的內容的經驗分享給大家。

我也有觀察到公司近期經常舉辦實體活動,我也有參加OOO,以及同種類的XXX,我有發現AAA是這次活動的特點,但在BBB、CCC這些項目上,我認為可以更好,建議DDDD(洞見用條列式點到就好,因為他們會直接問你細節。)

最後,我一開始提到的「帶動職涯發展」是因為對於平台上的新鮮人來說,我能作為示範,甚至能往意見領袖的方向去累積,不只是提供工具本身還能有情感連結;對於履歷蛋糕團隊來說,也希望不只是做個負責行銷的員工,還能進一步協助到主管與整個公司打造文化,讓我們成為更具系統規劃與求職指標性的公司,謝謝!

簡單來說大概是上面這樣,當實際上還是要看當天的反應與狀況,一樣那句:「模型理論是簡單的,現實世界是複雜的」,如何將我的方法化為自己的功力那就是你要實際練習操作的部分了!

額外補充:空洞的主張,是最下下策

若你是以空洞的結論主張來開頭,這在短時間的介紹會造成認知負擔。

「您好,我想用三個關鍵詞來形容我,分別是好奇心、行動力與領導力⋯⋯」

這種不會引發聽者的「為什麼」的論點屬於空洞的主張,反而直接產生了三個金字塔(為什麼是好奇心、行動力⋯⋯),第一是你一開始沒直接點破「關聯性」,說不定你認為的形容詞跟對方的想像是有落差的,再來,是因為特質形容詞太抽象不適合作為結論句,最後是因為當每個人對於形容詞的定義想像不同時,你進行「問答對話」的論證時,會更容易不穩而缺少說服力。

在這種「求快速強化印象」的求職類自我介紹特別不合適使用空洞的主張,若是在社交場所,大家可以慢慢聊天的情境,還能適用。

本文經作者授權刊登,原文發表於此

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航