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企業防疫也要正常營運,安全又高效的「遠端辦公」怎麼做?

遠端工作如何work SMART,讓你的工作效率大提升?

2020/03/05 , 評論
廣編企劃
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我們想讓你知道的是

遠端工作雖然不能完全取代現場辦公,但新的協作工具與技術的進步,已經可以滿足我們足不出戶就完成大量工作的要求。不過遠端協作牽涉到多方線上的溝通與合作,仍有許多需要克服的挑戰。

新形態傳染病的疫情在全球升溫,儘管台灣目前沒有社區感染的案例,但全民仍嚴陣以待。許多公司不只避免進行不必要的商務旅遊,更建議員工在家辦公,以免因辦公室內封閉的環境,變成病毒傳播的溫床。

遠端工作雖然不能完全取代現場辦公,但新的協作工具與技術的進步,已經可以滿足我們足不出戶就完成大量工作的要求。不過遠端協作牽涉到多方線上的溝通與合作,仍有許多需要克服的挑戰。比如,自己應該如何更好的參與到遠端協作中?如何確保團隊在遠端協作中的效率和品質?怎麼保護溝通當中的企業資料安全?我們將分享條「遠端協作教戰守則」,讓你可以更聰明地完成工作。

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Photo Credit:台灣微軟
1. 做好向上管理,保持和老闆的密切溝通

遠端協作的挑戰:不同於坐在辦公室,遠端辦公中你和老闆的溝通頻率一定會減少,尤其是非正式的資訊交流,這就需要使用以下方法來做好「向上管理」:

  • 制定清晰的工作目標

不要坐在沙發上等著老闆的指令再開工。一開始就要和老闆做好充分溝通,清楚地知道自己在接下來一段時間要做哪些事情、完成哪些任務、參與哪些專案,這個目標必須要是SMART(Specific具體、Measurable可衡量、Attainable可達到、Relevant與大的業務目標有相關性、Time-Bound有明確截止日期)。

除此之外,你還要清楚地瞭解在遠端工作期間老闆對你的工作期望值,比如希望你在什麼時候線上工作,是否需要承擔額外的工作等。最後,一定要把溝通後達成的目標寫下來並寄給老闆確認,以利後續的總結回顧。

  • 保持規律的總結彙報

不能因為「看不到老闆」就覺得總結彙報沒有必要,恰恰相反,遠端工作時你要保持和老闆更加頻繁地互動,建議每週能有一次較為正式的工作彙報,至少包含以下內容:

  • 你在這段時間做了什麼?
  • 取得了什麼成果?
  • 碰到了什麼困難?
  • 需要的説明和支援?
  • 下一個階段的計畫?

因為遠端的關係,老闆沒辦法看到你所有的工作內容和瞭解你碰到的困難,這就需要你更積極主動地做總結彙報。例如在微軟,我們會在Teams協作平臺上,即時和老闆展開一對一的聊天和會議,同時也會把工作總結等內容,通過電子筆記本OneNote放在同一個聊天室當中,以便在需要的時候可以在同一個聊天介面下快速地找到所有內容。

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2. 打破空間限制,讓團隊會議高效快捷
遠端協作的挑戰:遠端協作時你不能和同事在同一個會議室裡面對面交流,你甚至不知道與會人是否一邊開會一邊分神逛臉書。這個時候,你就需要重新思考如何讓會議更有效率,而想讓會議高效進行,你需要以下心法:
  • 制定共同遵守的會議規則
  • 儘量多開小會(7人以下的會議)和短會(30分鐘以內的會議),少開大會長會
  • 開會前由會議召集人發出會議議程,讓每個與會人員都瞭解自己在會議中的角色和貢獻
  • 開會後一定要及時總結和跟進,尤其是行動計畫

這是一些遠端協作的基本規則,當然你也可以和同事約定更多的規則,以保證每個人都能充分和高效的參與,尊重彼此的時間和努力。

  • 借助視訊會議提升參與感和溝通效率

打開鏡頭,讓每個人能看見彼此,是遠端協作中提升凝聚力和參與度的好方法。當然,如果使用的會議工具可以模糊你的背景,降低在家辦公環境的辨識度,就可以讓你更放心的和同事們通過視訊暢聊。

  • 借助協作工具來管理會議進程和會議記錄

會議當中需要大量的內容即時共享,要和與會人展開豐富的互動(文字聊天、檔案分享),會議後也需要使用便捷的工具把工作計畫分配給每個人,並自動提醒工作進度。越是遠端,越要盡可能使用一些幫你減輕工作量的自動化工具。在微軟,這些工作我們都能在Teams裡輕鬆完成,為了快速高效展開視訊會議,我們也會選擇在手機上加入會議, 會議後還可以使用Teams當中的專案管理工具Planner把工作計畫分發給每個人,並借助Planner來自動化追蹤每個人的執行進度。

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Photo Credit:台灣微軟
3. 妙用協同編輯,讓遠端協作安全高效
遠端協作的挑戰:團隊共用的文檔在群組裡編輯無數個版本,造成低效率且不同步的問題。
  • 保障資料安全

犧牲了資料安全的遠端協作是萬不可取的。在這點上,公司和個人都要做足功課,評估最適合自己的工具平臺和方法,不讓重要敏感的

犧牲了資料安全的遠端協作是萬不可取的。在這點上,公司和個人都要做足功課,評估最適合自己的工具平臺和方法,不讓重要敏感的企業資料曝露在網路風險中。

在微軟,由於Teams集結了微軟大量的安全功能,並不斷強化,所以我們可以放心地在上面進行協同辦公和檔案分享,而不用擔心資訊外泄和丟失。

  • 積極使用多人協作

在安全的基礎之上,將文檔上傳到團隊統一管理的雲端平臺,展開協同編輯是一種高效的辦公方式。但一定要做好文檔的管理,讓大家不會因為這種新的工作方式而產生困擾。比如,你要知道如何利用設計好的範本讓同事更高效的協同編輯。在微軟,我們用Teams裡面的「組隊」功能管理團隊的聊天、檔案協同、檔案歸檔、資料展示等等需求。

隨著公司數位轉型的腳步,其實遠端協作早已成為工作的日常,減少冗長不必要的見面會議,善用協作工具提升工作效率,以上3個遠端協作技能的分享,不僅可以幫助你保持暢通的溝通管道,保護健康,更會讓你的工作效率大提升。

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本文章內容由「台灣微軟」提供,經關鍵評論網媒體集團廣編企劃編審。

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