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企業防疫也要正常營運,安全又高效的「遠端辦公」怎麼做?

企業防疫怎麼做?關鍵特派員直擊台灣微軟辦公室,看科技龍頭產業如何遠端辦公

2020/03/10 , 影音
廣編企劃
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防疫期間,企業該有哪些防疫措施?面對「遠端辦公」的需求又有哪些應對方式?關鍵評論網Brand Studio特派員前進「台灣微軟」辦公室,一探究竟。

面對新型冠狀病毒肺炎的危機,台灣舉國上下無不戰戰兢兢,想著該如何做好防疫工作。政府也陸陸續續祭出許多管制措施,嚴堵疫情失控的可能。

為了降低人與人之間的接觸密度,目前政府有許多應對措施陸續上線,例如:有旅遊史/接觸史的民眾需居家隔離、勞動部提出勞工防疫隔離假;而在教育部也宣布學校延後開學後,許多家長便開始認真思考如何在家上班,以兼顧家庭、工作與健康。

比起2003年的SARS疫情,現在的社會環境與科技技術都較發達,因此在同樣面對病毒的侵擾時,企業還是能夠持續營運、創造成長。為了暸解企業的防疫措施,和面對「遠端辦公」需求有哪些應對方式,關鍵評論網Brand Studio特派員決定前進「台灣微軟」辦公室,一探究竟。

完善的企業防疫措施,從最基本的關懷做起

一走進台灣微軟的辦公室,櫃檯人員便會協助測量額溫、噴酒精做手部消毒,並且填寫訪客資料,以了解訪客來歷。在防疫期間則特別針對旅遊史、接觸史、體溫等進行查問,以便後續追蹤。

在「口罩如鈔票」的防疫期間,微軟更提供了一項再實用不過的員工福利:如果有配戴口罩需求,員工皆可臨櫃憑員工證領取一只口罩,以保護公司同仁的健康。

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微軟員工可憑證向公司申請口罩

不過,除了這些基本的員工關懷、硬體防疫細節,面對必須居家隔離上班、或跨國協作的需求時,微軟又有什麼解決方案呢?

協作工具這麼多,市佔成長率不斷上升的Microsoft Teams有何吸引力?

疫情延燒,為了避免人群接觸,「遠端辦公」成為熱門話題。談到遠端辦公的網路協作工具,市面上的產品五花八門。其中,最引人注意的就是Microsoft Teams,即使微軟旗下的軟體所費不貲,仍受到許多百大企業用戶的信賴,市佔成長率不斷節節高升。美國網路管理公司Spiceworks更預測,Microsoft Teams的市場滲透率將會在2020年來到41%。

究竟微軟工具有什麼神秘吸引力?作為全球科技龍頭,又是跨國企業的微軟,在特派員的直擊下,由台灣微軟Microsoft 365 產品行銷經理Tiffany示範遠端辦公的優勢與效益。

#即時公告

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利用Microsoft Teams作為公告欄,即時佈達注意事項

擁有上百位員工的微軟,由於各種業務、洽公需求,在公司自有的科技軟體支持下,其實很早就有遠端辦公的文化。而在肺炎防疫期間,員工更加善用Microsoft Teams企業協作平台,進行聊天、會議、通話、共同作業等工作。

對於HR/行政部門而言,Microsoft Teams就是很好的即時公告欄,可向全公司佈達重要的訊息。尤其防疫期間,諸多因應措施如:大樓的防疫注意事項、個人申請防疫假辦法等,都能透過Microsoft Teams即時推播訊息的特性,讓員工第一時間得知公告消息。

#背景模糊

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會議中可選用背景模糊功能,保護個人空間隱私
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除了基本的一對一、一對多視訊通話,Microsoft Teams還有一項令人驚豔的黑科技——智慧虛擬背景功能,也就是可以模糊背景,或替換上不同的場景圖片,保護參與視訊者的空間隱私,又不讓背景搶走了會議焦點。

#共享畫面&虛擬白板

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即時同步資料、Brainstorming協作

在會議進行的過程中,Tiffany也示範了如何共享畫面,讓與會者可以同步查看同一份資料。此外,Microsoft Teams還有虛擬白板的功能,顧名思義就是一塊線上共同協作的白板,與會者能即時在白板上記錄、塗寫,非常適合Brainstorming(腦力激盪)時使用。透過使用數位工具,有效縮小實體和虛擬會議的差距。

#影音專屬平台

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會議前按下「開始錄製」,會議記錄便會自動上傳Microsoft Stream企業影音專屬平台

為了讓無法即時參與視訊會議的員工,也能得到第一手會議訊息,Microsoft Teams亦有錄製線上會議的功能。只要在會議開始時按下「錄製」鍵,待會議結束後,這段會議記錄影片便會自動上傳到企業的專屬影音平台——Microsoft Stream,供員工記錄或是之後回看。

落實防疫隔離,預見遠端辦公時代

在Microsoft Teams的協助下,可見遠端辦公早已不是窒礙難行的企業難題。除了在非常時期如隔離防疫期間,讓工作者有更多時間、空間安排的彈性之外,對企業而言,更是減少空間成本的好方法。在完善的軟體功能支援下,一套Office 365可能還比實體辦公室能完成的任務更多元,也更有效率。

除了預見遠端辦公時代的到來,回到這次的直擊主題——「企業防疫策略」,也可以看到一個企業如何把關每個工作細節、落實防疫措施。無論是軟體或硬體設備,都能感受到微軟提供給員工最大的關心與協助,相當值得各行各業參考學習。

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