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企業防疫也要正常營運,安全又高效的「遠端辦公」怎麼做?

遠端辦公怎麼做?微軟分享十年經驗:互信的企業文化是基礎

2020/03/30 , 影音
廣編企劃
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近年來各種天災人禍,讓許多企業紛紛認知到遠端辦公的急迫性與必要性。如今新冠肺炎爆發,企業不得不正視「遠端辦公」需求,推動在家上班的科技。但在這之前,擁抱數位轉型的成功關鍵是什麼?

自2019年12月初首例新冠病毒肺炎病例確診後,疫情話題便燃燒至今。在疫情蔓延全球之際,許多企業為了落實防疫、同時也維持企業正常營運,紛紛開啟「遠端辦公」模式;而此舉也讓企業的數位轉型議題浮上檯面,特別是對於那些習慣以紙本作業的公司來說,遠端辦公無疑是一項必然的挑戰。

每一次的重大疫情,都在深刻地改變世界。以科技大廠Microsoft(微軟)為例,早在2003年SARS席捲全球之際,Microsoft便認知到遠端辦公的急迫性與必要性;即使沒有疫情迫使,在氣候急遽變遷的近幾十年,位在西雅圖的Microsoft總部,也常因暴風大雪,讓員工難以到達公司上班。自此,Microsoft便致力於研發新科技,幫助人類更有效地完成工作使命。

為了更暸解遠端辦公的好處、管理哲學、推動方式,以及企業如何數位轉型、實現遠端辦公,關鍵評論網Brand Studio邀請知名科技財經主播路怡珍(小路),與台灣微軟Microsoft 365商務事務群副總經理陳慧蓉(Flora),直接透過Microsoft Teams視訊會議的方式,進行深入淺出的訪談。

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科技主播小路透過Microsoft Teams採訪台灣微軟Microsoft 365商務事務群副總經理Flora
十幾年前就開始「遠端辦公」實驗,微軟提出3大好處

科技發展無疑讓工作模式更加靈活。2010年10月,Microsoft的工作應用軟體Office 365問世、2011年6月28日正式上線,翻轉全球無數企業的工作型態,更加速了協作效率,帶動企業成長。

Flora表示,遠端辦公其實有諸多好處:

除了可作為遭遇天災人禍的應變計畫,此外,也不會讓地理距離成為優秀員工加入的阻礙。對於企業主來說,遠端辦公更是節省空間成本的好方法。

Flora也坦言,Microsoft的遠端辦公模式也並非一次到位,而是透過十幾年來不斷地實驗、優化和改善辦公工具而造就的結果。

看不到員工也無妨,「獨立、主動、互信」造就Microsoft「向上管理」哲學

在「見面三分情」的文化下,遠端辦公是否會成為團隊感情的隔閡?小路提出這樣的疑問。Flora則認為,遠端辦公反而讓團隊更珍惜聚會的時光,讓每一次的見面都有高品質的結果。

像是透過定期的Team Building,讓團隊凝聚感情、凝聚共識;或是在會議前安排5~10分鐘的小活動,讓團隊玩在一起、自在的相處,也更了解彼此。當團隊有了溫度,便能帶著理解與共鳴一起成長進步。

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Flora表示即便是遠端辦公,與亞太區的團隊共事仍能有家的感覺

遠端辦公也是讓員工練習更加專注、自律的好機會。過去是由主管主動管理、監督,而在遠端辦公的情境下,員工必須學習獨立自主,主動向主管彙報進度。因此,Flora說:

「其實遠端管理很重要的一件事情是:你要管理你的老闆,也就是『向上管理』。」

主動告知工作進度,會議前列出必須找主管討論的問題,有效率地在短時間的會議中討論、找解方、做決策等。Flora認為,若能善用遠端辦公的平台/工具,那麼資料共享、團隊協作、進行會議等工作,都能比以往更有效率地完成。

遠端辦公、數位轉型成敗的關鍵:建立信任、開放的企業文化

想要啟動遠端辦公模式,台灣在地企業可以怎麼開始?Flora坦言,如果該企業高度仰賴紙張、習慣以書面資料溝通,那麼遠端辦公確實難以一次到位。企業必須第一個思考的是:是否要開始數位轉型?

當然,數位轉型已是不可逆的趨勢。在擁抱數位轉型,讓工作內容、模式都盡可能數位化、雲端化以前,真正的考驗與成功關鍵,在於「企業文化」。

彼得・杜拉克曾說:「Culture eats strategy for breakfast.(文化把策略當早餐吃)」這意味著沒有好的企業文化,再好的營運策略都是徒勞的。

Flora直言,一個好的企業文化包括:如何提供互信的基礎?如何賦能員工?她也提到,現在的員工都是能獨立思考、獨立作業的「智慧工作者」,而企業若要賦能員工、使其盡其所能地發揮才華,除了是信任的文化,也要給予有效的工具支持。

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好的企業文化須包括互信的基礎

在企業擁有互信的文化基礎後,接著就是找到一個適合的合作夥伴,協助導入安全、有效的數位工具。「這一次的疫情雖然是個危機,但也可能是一個轉機。它讓企業重新思考:如何醞釀好的企業文化,並透過良善的企業文化成就數位轉型,達到永續發展。」Flora說。

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防疫迫使企業考慮遠端辦公,卻也看見更多成長的可能性。推動遠端辦公、數位轉型,正是反映與重塑企業文化的好機會。而這也是為什麼,一向尊重每個人都有自己的工作方式、空間自主權,並廣納全球人才的想法、激盪創意火花的Microsoft,總是不遺餘力的協助企業作數位轉型,並以此為使命。

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