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企業防疫也要正常營運,安全又高效的「遠端辦公」怎麼做?

避免群聚感染,企業該如何透過Microsoft Teams召開線上百人會議或萬人線上直播?

2020/04/10 ,

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廣編企劃

Photo Credit:台灣微軟
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我們想讓你知道的是

因應防疫,許多公司開放員工在家辦公或實施異地備援。而在此特殊時期,原本以實體方式進行交流的活動,該如何透過Microsoft Teams召開百人線上會議或萬人線上直播,打破虛擬和實體之間的界線?

因應防疫,許多公司開放員工在家辦公或實施異地備援,政府亦公告保持社交距離,減少大型實體集會、延期或取消休閒藝文活動。然而企業日常維運計畫相關的活動,例如:企業內部教育訓練、員工大會、對外的經銷商大會或法說會等,以往習慣透過實體方式進行交流的活動,在此特殊時期,該如何透過Microsoft Teams召開百人線上會議或萬人線上直播,打破虛擬和實體之間的界線?

Microsoft Teams不僅支援訊息IM,還有團隊專屬的訊息交流平台,更可支援遠端會議,萬人直播等多樣豐富功能,滿足企業遠端辦公及線上會議的需求。其中會議功能,除了支援最多250人的會議之外,也可以舉辦即時活動(直播),參與人數上限高達10,000人。不論是舉辦教育訓練或公司佈達大會,Microsoft Teams都能讓組織運作順利,減少企業受疫情影響的程度。

豐富的百人線上會議功能

一、排程會議——召集會議更有效率

企業內部小於250人的會議或教育訓練,只需透過「排程會議」便可輕鬆召開。

點選Teams行事曆-「新增會議」,輸入會議詳細資訊後,就能在行事曆中看到會議行程,透過Outlook「排程小幫手」還可以一覽與同事有交集的時間,順利安排會議。

若尚未有Teams帳號的外部人員,亦可透過會議連結「一鍵加入」,經由瀏覽器的方式免註冊登入該會議。

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透過Microsoft Teams排程會議
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外部人員透過會議連結免註冊加入會議

二、分享簡報者畫面——線上會議如同面對面開會

想讓線上會議如臨現場,點選「分享簡報者畫面」的功能,即可快速呈現簡報內容。依照不同的需求,還可以有多種呈現方式,包含分享桌面、視窗、特定檔案畫面或者進階虛擬白板交流,讓會議進行更加順暢。

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簡報者透過分享桌面或檔案和與會者分享資訊

三、白板功能——想法創意可具體呈現

當需要集思廣益的會議召開時,透過「分享白板」進行共同編輯,可激發團隊腦力激盪,讓想法具體呈現。

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四、控制桌面——會議成員可同時進行簡報

點選「要求控制」,在會議中的成員就可遠端同時操作,共同說明一份簡報,強化資訊重要性與說服力。

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五、釘選——在多人會議中讓畫面固定呈現於特定人士

在與會者的畫面中點選右鍵,即可透過「釘選」來選定呈現特定人士,不錯過任何發言。

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透過釘選選定欲關注的發言人頭像,例如會議主席

六、全部靜音——在宣布重要事項時全體都能正確接受訊息

只要點開與會人員頁面,點選「全部靜音」,就能在佈達重要事項時,確保與會人員不會受到其他音訊干擾。

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七、模糊背景、變更背景——不在公司也可保有個人隱私

不論是在家或是異地辦公,背景雜亂或者想要保有隱私時,透過「顯示背景效果」功能,便能模糊或選擇合適的背景,即使在外開會也不怕受環境干擾。

*註:模糊背景的功能已上線,更換背景的功能於2020年4月陸續推播上線。

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八、錄製會議——雲端錄製重要會議讓資訊無落差

在Teams中錄製會議,除了可同時截取音訊、視訊和螢幕畫面,透過「會議錄製」功能將重要事項錄製給不能與會的人,再也不必擔心資訊落差。

*註:此功能需為企業版本Office 365 E1以上

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有Microsoft Teams,萬人直播也可輕鬆搞定

除了上述的線上會議功能外,Teams也提供一對多的即時活動(直播)與線上會議,最主要的差別可參照以下表格:

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即時活動(直播)功能需為企業版本 Office 365 E1以上或者教育版本 Office 365 A3 以上

以上兩種形式皆支援手機加入,會議及活動內容都可錄製做為後續運用。

在疫情蔓延期間,企業如果運用適合的數位工具,不僅能幫助員工協同合作與召開遠端會議,維持生產力,也可為4-6月企業組織在舉辦股東大會或研討會的時期提早做好準備。

該如何讓參與人數眾多的活動順利進行呢?接下來就和大家分享Microsoft Teams即時活動(直播)的特色及介面操作。

一、與組織內/外萬人線上即時活動該如何輕鬆舉行?

Teams即時活動最多可支援10,000人同時上線,還可依參與人員選擇不同的活動權限,即使外部人員沒有下載Teams也能透過即時活動連結以瀏覽器方式加入。

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排程即時活動時,可直接選擇即時活動權限,共分為三種:

  1. 人員及群組(只有特定人員與群組才能觀看即時活動)
  2. 整個組織(組織中的每個人皆可觀看即時活動)
  3. 公開(活動開放給任何人,當大部分出席者是組織外部人員時使用)

二、如何讓多位發言人加入即時活動,連貫整場活動?

Teams即時活動最多同時擁有製作人及簡報者共250人加入,並可流暢轉換簡報者的畫面與鏡頭,即使簡報者們位於不同位置,也能讓即時活動順利進行。

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建立新的即時活動以及邀請人員

除了可以在排程即時活動時設定簡報者外,還可透過即時活動當下電話邀請,讓對方成為簡報者。

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即時活動介面介紹-製作人
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即時活動介面介紹-簡報者

三、萬人即時活動,參與人員眾多,如何控管權限?

即時活動總共有3個角色:製作人(召集者)簡報者、出席者,依身份不同,可使用不同功能,整理如下表:

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角色說明:

  • 召集者—— 召開此即時活動者,為即時活動準備(邀請人員與權限設定),或取得即時活動後的參與報告。
  • 簡報者——將於即時活動上演講。
  • 出席者——聆聽者。
  • 製作人——擁有即時活動舉辦時的所有即時活動設定權,若無特別設定,則系統自動將召集者作為製作人。

四、多位發言人於不同位置加入,該如何順暢轉換螢幕分享畫面/相機鏡頭?

各個製作人與簡報者的鏡頭畫面統一由製作人控制,點選頭像即可分享。而螢幕分享畫面則是由簡報者們與製作人共同控制,即時活動開始後,將螢幕畫面按下分享,則可直接投放於即時活動中。

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即時活動介面介紹-製作人
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即時活動介面介紹-簡報者分享畫面

五、如何順暢進行即時活動的參與互動?

Teams即時活動提供「即時問與答功能」,讓出席者能與發言人互動或提問,也可匿名發問。製作人與簡報者都能回覆問題並發佈,讓所有參與者共同檢視並按讚。

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即時活動介面介紹-出席者即時問答
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即時活動介面介紹-簡報者即時問答,建議安排專人小編操作協作

六、擔心跨國活動的語言問題?

會議召集人可從超過50種語言的清單中選取6種語音,讓活動出席者可以查看即時輔助字幕和影片字幕。

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即時活動介面介紹-出席者選擇字幕

以上分享Microsoft Teams針對線上會議和萬人即時活動的情境及功能介紹,如想瞭解更完整的操作請點選下載Microsoft Teams完整操作指南

本文章內容由「台灣微軟」提供,經關鍵評論網媒體集團廣編企劃編審。

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