特別報導

企業防疫也要正常營運,安全又高效的「遠端辦公」怎麼做?

防疫拉長戰線企業超前部署,遠傳善用Microsoft Teams協作平台優勢,幫助企業在關鍵時刻華麗轉型

2020/05/20 , 評論
廣編企劃
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新冠疫情猶如抗戰,戰線時間拉長,「Work from Home」遠距工作成為新常態(New Normal),考驗決策者、員工能否敏捷、彈性落實。深耕5G「大人物」(大數據、人工智慧、物聯網)的遠傳,疫情爆發前展開「極超前部署」,推動「敏捷辦公室」(Agile Office)改造工程,並導入Microsoft Teams協作平台,為企業注入數位轉型DNA,成功塑遠距工作文化氛圍,更領先三雄,與微軟攜手整合Teams與電信服務,協助企業防疫,目前已有國內知名貿易零售集團、就職服務公司、顧問公司、財團法人客戶、以及多家科技製造業客戶正積極規劃導入與測試中。遠傳如何做到的?

除了防疫能超前部署,數位轉型更是需要超前佈局。遠傳電信資訊科技群執行副總經理束宜鵬表示,遠傳去年啟動大型雲端化的數位轉型專案,將旗下6千多位員工的電子信箱從地端遷移雲端,同時佈署微軟Office 365搭配Microsoft Teams協作平台,展開一系列教育訓練,讓高階主管到第一線員工都可以善用Microsoft Teams進行遠距協作。

在這段疫情時期,遠傳聯手微軟的一站式協作平台輔助,成功跨越員工、合作夥伴之間的藩籬,落實高效率的遠距工作模式。

本次因應防疫,關鍵評論網Brand Studio與遠傳電信資訊科技群執行副總經理束宜鵬及企業暨國際事業群副總李明憲,透過Microsoft Teams進行遠距訪談。

遠傳IT部門擔任數位先鋒,利用Microsoft Teams實現千人線上會議

「最早由IT部門及EBU部門(Enterprise Business Unit,企業暨國際事業群)擔任先鋒種子部隊,完成Microsoft Teams的教育訓練,接著推展到一級主管學習操作,透過高階戰將的自我「賦能」逐漸將Office 365、Microsoft Teams導入日常工作模式,讓數位轉型全面展開。」束宜鵬表示。

遠傳為了預先模擬遠距工作情境,除了內部舉辦工作坊,還為了確保視訊、音訊品質,親自評測,找出最符合需求的耳機麥克風設備。由內到外,方方面面兼顧遠距協作的細緻需求。

當越來越多公司宣布在家辦公時,遠傳早已有先見之明,並因應各種遠距協作情境做好準備。例如:IT部門一年多來透過Microsoft Teams進行20多場直播活動,包含對外的線上記者會、供應商大會等。對內,則嘗試同一時間在台中、台北兩地,同步現場直播雙向互動;另外因應疫情避免群聚,遠傳也首次舉辦線上員工春酒大會,Microsoft Teams目前累計觀看人數已經超過萬人。

至於協作功能,束宜鵬舉出近期使用情境,連假期間他集結多位成員共同撰寫5G專案計畫。透過Microsoft Teams可共享畫面、使用虛擬白板,多方成員直接在雲端遠距協作,「讓大家各自在不同地方,可以共同編輯一份檔案,還能追蹤每個人的進度及內容,我們發現遠距協作的生產力比所有成員擠在同一間會議室,一起看大銀幕討論編輯的效率還高。」束宜鵬表示。

Microsoft Teams強大整合功能,遠距協作、視訊會議更有生產力

在遠距辦公過程中,企業最怕資料散落不同平台導致整體生產力降低。遠傳電信企業暨國際事業群副總李明憲回應,Office 365搭配Microsoft Teams除了提供協作及Unified Communications功能,更重要的是企業還可使用Power Apps自訂應用程式、訊息統一公告功能、信箱服務、雲端儲存空間等,展現整合各項應用的潛在價值。

「Office 365打包所有生產力工具,背後來自微軟強大生態系支持,提供全面性的整合功能,這是其他協作或通訊軟體做不到的。」李明憲表示。

除此之外,資安亦是企業相當重視的議題,束宜鵬從IT角度觀察,Microsoft Teams可設定團隊成員的使用權限,檔案的存取皆須透過網路安全控管機制,限定在內網使用,讓企業機敏、商業資料更有保障。另外,企業外部夥伴、訪客若未導入Microsoft Teams,這時企業可以分享進入視訊會議的URL連結給客戶,使用來賓身份加入會議,並在Teams大廳等待會議召集人核准後才能進入會議,既便利確保身分驗證又能落實資安環境的控管。

另一方面,針對許多經常不在辦公室的員工,在外執行業務時不一定能隨時有網路,有些廠區也禁止使用智慧型手機,需透過電話撥入會議,遠傳領先電信三雄,率先推出Microsoft Teams整合電信語音服務,李明憲指出,遠傳將內部交換機系統與Microsoft Teams進行整合,員工不論在外跑客戶或在家工作,手機加上Microsoft Teams,就能成為企業行動分機,可直接撥打客戶或同事的話機、手機,客戶回撥的電話也能在Teams接聽,公司電話再也不會漏接,而若在國外撥打給國內的同事或客戶,也以本地通話計費,更能進一步減少企業的通訊成本。

無懼疫情,化危機為轉機,台灣企業趁此機會「超前部署」啟動數位轉型
微軟Teams-遠傳
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遠傳電信企業暨國際事業群副總李明憲

遠傳從接觸台灣企業過程,觀察到營運者對數位轉型的渴望,但也面臨挑戰。李明憲指出,中大型的企業客戶,相當重視數位工具的功能性(尤其資安面)、多樣化及整合面,正因為遠傳的IT團隊親自累積數位轉型的經驗,因此有效協助企業客戶,快速部署一系列解決方案。

至於中小企業,遠傳因應企業對預算、IT人力考量,提供多樣化Microsoft Teams的選擇方案,中小企業可彈性選購授權模式。也因這次疫情影響週期的戰線延長,許多企業意識到遠距工作若能善用好的雲端工具,確實能提升組織的生產力及員工的創意力。

「過去談到數位轉型,決策者、資訊長最怕調整工作模式,導致員工抗拒學習數位工作流程,或雲端協作工具,但隨著疫情時間拉長,成為推動數位轉型的正向力道。」李明憲表示。

李明憲觀察到許多企業藉此疫情,化危機為轉機,這是驅動企業創新、轉型的絕佳時刻,就如同遠傳的IT角色任務也在持續轉型,不斷測試、導入更多元數位化及遠距協作方案,驅動企業內部形成數位轉型文化。透過自身成功案例,利用Microsoft Teams結合自身電信服務,持續把最佳化的解決方案推薦給企業用戶。

未來遠傳將持續推動Microsoft Teams的創新使用模式,包含整合周邊硬體設備,提供內部同仁或客戶更優質的視訊會議及直播體驗。

微軟Teams_遠傳
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遠傳電信資訊科技群執行副總經理束宜鵬

這次疫情見證遠傳聯手微軟,善用Microsoft Teams建立遠距協作的抗「疫」成功新典範。束宜鵬說,背後的關鍵決策來自「我們相信『超前部署』是這次企業防疫,強化免疫力的致勝關鍵。」

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企業防疫也要正常營運,安全又高效的「遠端辦公」怎麼做?:

面對新冠肺炎防疫需求,工廠紛紛延後開工、學校延後開學,一夕之間「遠距辦公」成熱門話題。其實企業主可善用Microsoft Teams協作平台,讓員工在家從容辦公、效率倍增。

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