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【全國三級警戒】企業遠端辦公、線上研討會解法

防疫期間不能集會?Microsoft Teams網路研討會功能,實現線上畢業典禮、萬人與會

2021/06/08 ,

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廣編企劃

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我們想讓你知道的是

既然實體活動停辦,不妨趁此機會了解更多關於線上會議、活動的操作方法,避免線下群聚感染。Microsoft Teams全新功能一條龍包辦虛擬活動策劃,不論是常態會議或大型活動都適用。

5月19日全台疫情警戒升至第三級,停止室內5人、室外10人的聚會,教育部也宣布各級學校學生全面停止到校上課,並採行遠距教學。沒想到此公告一出,隨即哀鴻遍野,許多師生與家長不擅長使用數位平台,有多場學術研討會與講座活動改採線上模式,畢業典禮也不得不停辦。企業單位更是備受衝擊,原本預定的記者會、法說會、行銷活動等都被迫停擺,主辦單位急於苦尋能容納數百人以上的平台工具,也為了註冊報名頁面製作、會後回饋資料收集等工作而焦頭爛額。

其實上述這些問題,舉辦線上會議行之有年的Microsoft Teams,都有很好的解方。

全新網路研討會功能,Microsoft Teams新增三大亮點功能

近期本土疫情加劇,台灣才要經歷其他國家去年就面臨過的考驗。無論是異地辦公、遠距教學、線上研討會等,這些疫情時代的新常態生活,在台灣以外的大多數國家,經過一年的練習後再也熟悉不過。面對各類型實體研討會、講座與活動大幅線上化的趨勢,Microsoft Teams推出全新網路研討會功能,幫助企業與組織以更敏捷、彈性的方式,照常舉行活動,並持續開拓嶄新機會。新增三大亮點功能包括:

  • 專業虛擬活動

Microsoft Teams幾乎可以滿足各種類型的活動虛擬化需求。使用者可以利用Microsoft Teams自訂註冊頁面導流活動報名,並同步行事曆發會議通知;另外,也能設定與會者權限,主辦人有「主控制項」以管理廣大觀眾,像是停用出席者音訊、視訊和聊天功能,亦可使用「大廳控制項」以管理存取權。活動結束後,不只可以從會議詳細資料下載活動的錄製內容,並上傳至Microsoft Stream或者OneDrive for Business保存,Microsoft Teams也提供簡單的會後報告,供主辦人參考並優化下一次的虛擬活動。

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從註冊報名的功能開始,即可使用Microsoft Teams開辦虛擬活動
  • 容納萬人的大型聚會

線上會議平台並不稀奇,不過往往功能陽春、同時上線人數有限,通常以100人為上限。Microsoft Teams則可支援1,000人上線互動,且在僅供檢視(view-only)模式下,能容納最多10,000名與會者,非常適合線上大型聚會活動。

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Microsoft Teams可支援多人大型聚會,在僅供檢視模式下可萬人與會
  • PowerPoint Live簡報演示

Microsoft Teams還有強大的簡報功能「PowerPoint Live」,可幫助簡報者在同一個會議視窗中,直接看到備忘錄、筆記註解、下一頁簡報、出席者影像、以及會議聊天室內容,在使用者展演簡報的同時,也完美場控。

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簡報者可以在一個頁面檢視簡報、下頁簡報、備忘筆記,以及與會者影像

註冊報名、開會平台都包辦!Microsoft Teams的一站式解決方案

這裡細談一下Microsoft Teams作為一站式生產力溝通平台的特色。通常活動要臨時改為線上舉行時,許多人可能會利用線上表單或是網路售票平台,提供與會者註冊報名,然後另外再導流到其他Webinar平台,使得報名與活動頁本身可能不一致,主辦單位還要奔波於各種平台處理、統整報名人數等。

而Microsoft Teams的網路研討會功能的強大之處,就在於從註冊報名的頁面開始,就已經整合進虛擬活動的舉辦流程中,主辦者可以輕鬆設定註冊頁面、整合報名資訊,後續的網路研討會、會後追蹤等,都可以在熟悉的Micorsoft Teams介面完成。

用Microsoft Teams辦線上活動的三大適用場景

使用Microsoft Teams,讓舉辦線上虛擬活動變簡單了。無論是對外的大型研討會,或是企業內部的小組會議,都可以藉由一站式平台控管參與人數、舉行活動、留存活動紀錄。且無論是IT技術、人資、行銷活動單位,都可以在Microsoft Teams同站搞定線上活動需求。Microsoft Teams三種主要會議功能適用情境為:

  • 一般會議、遠距教學

常態的企業例行會議,像是教育訓練、董事會、小組會議等,都可以利用Microsoft Teams舉行,若會議中需要分組討論時,也提供虛擬分組討論室的功能。遠距教學也適用,教師可以利用簡報或是白板功能進行手寫的教學,也可以看到上課學生的即時影像,並點名學生回答問題並透過虛擬白板即時互動。

  • 網路研討會

企業法人說明會、媒體記者會、行銷活動等需要舉辦對外的活動,也可以利用Microsoft Teams作為一站式活動平台,完成報名註冊、管控參與人員、線上即時互動、會後追蹤等工作。

  • 大型線上活動

員工大會、尾牙、緊急公告,或學校畢業典禮等這類單向傳訊活動,也適用Microsoft Teams。可容納1,000人線上即時互動、最多10,000人觀看會議的超寬限制,大型群聚無感染風險,方便又安全。

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教育工作者也可以善用Microsoft Teams進行遠距教學

既然實體活動停辦,不妨趁此機會了解更多關於線上會議、活動的操作方法,並避免線下群聚感染。利用Microsoft Teams創造凝聚的力量,透過科技讓生產力得以持續和延伸,讓人們的創意與智慧得以匯聚融合,相信我們很快就能度過疫情難關,並善用科技創造更多美好的事物。

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【全國三級警戒】企業遠端辦公、線上研討會解法:

2021年台灣的新冠肺炎疫情引爆,全國因應三級警戒,一夕之間「遠距辦公、線上研討會」成熱門話題。這次,企業真的不能不數位轉型,好好學習遠端辦公的做法了。其實只要善用Microsoft Teams協作平台,在家從容辦公、效率倍增絕非難事。

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