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收到令人厭惡的email,在回信前請先落實以下步驟

2018/09/08 , 評論
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Photo Credit: Corbis/達志影像
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文:Julia Glum
譯:彭于庭

你有沒有收過那種一在信箱看到它就感到厭惡的email?

你一定知道我在說哪一種:同事報告遲交還找藉口、自己的心血結晶卻經理否決,信的最後面還寫著非常諷刺的「祝好」,他們很顯然沒有祝你好的意思。這些內容簡直讓人氣噗噗,於是你摩拳擦掌,想要在回信當中反將對方一軍!

卓杜立(Drew Dudley)也經歷過這些事,但他要阻止妳這麼做。

卓杜立在TED上一場簡短有力又饒富趣味的演講啟發了許多人,他也因此成名。他的著作「培養關鍵領導力的第一天」(This Is Day One: A Practical Guide to Leadership That Matters)最近出版了。這位41歲的加拿大作者在書中分享「提升email品質」的方法,也就是以領導者的態度回覆這些討厭的訊息。他表示,我們應該提升email的品質,讓雙方能繼續進行溝通,而不是以高姿態的立場回信,否則只會搞得大家都不愉快。

下次收到討厭的email時你可以這麼做:

建立一個新資料夾……必須是安全的地方

離你電子信箱越遠的地方越安全。卓杜立說他自己的方式是在隨身碟上建立一個加密的資料夾,這是他可以「無差別式」隨意發洩情緒的方式。

「重點是你可以以正當方式盡情發洩情緒」他這麼說。

接著打開一個Word檔案(因為用email草稿匣太危險了),把你的憤怒全召喚出來,接著進行第2步。

大開殺戒

寫下你不講不快的內容,你不應該講出來的話通通寫進去。猛鞭那個都不回你信的人資代表還有那些豬隊友同事,想說什麼就說什麼。

卓杜立說:「感覺很爽,就是這樣。當你瘋狂地寫下這些內容時好像可以聽到自己在腦袋裡放聲尖叫。寫這些令人惱怒的事情時,你1分鐘可以打超過15個字。」

把文件存檔到特定的資料夾,然後給自己一點時間靜下來

等你把所有憤怒都發洩到螢幕上後,建立一個資料夾,命名為「這原本可能發生」。把剛剛的Word檔存到這個資料夾,然後休息一下。休息時間可能不多,但是你還是可以花個3分鐘聽聽你最喜歡的快歌。卓杜立喜歡聽火星人布魯諾(Bruno Mars)和馬克・朗森(Mark Ronson)的〈放克之城〉(Uptown Funk),或是漢密爾頓(Hamilton)的原聲帶。

「音樂很醒腦。」他說專注聽自己喜歡的音樂時很難一邊生氣。

讀一讀剛剛儲存在文件夾的那份草稿

歌曲結束後,重新打開電腦,看看「這原本可能發生」裡面的檔案,那些都是你之前寫下來卻沒有寄出去的內容。卓杜立說這個方法可以讓你想想事情的來龍去脈,「你會想起你原本可能犯下、但是最後沒有犯下的錯誤。」

你也會發現不意氣用事是對的。如果你當初真的把這些內容寄出去,你可能工作不保也破壞人際關係,但是你成功地阻止這一切發生。呼,好險。

以同理心和專業態度回信

思緒清晰之後,你就可以認真回信了。新增一封空白的電子郵件,冷靜地回信。你現在是布魯斯・班納(Bruce Banner),而不是綠巨人浩克。卓杜立認為「你」這個字容易激起負面情緒,因此建議把email裡面所有的「你」改成「我覺得」或「我認為」。

卓杜立也建議你站在寄件者的角度想一想,他們是否有什麼擔憂?接著你在email裡冷靜地把這些寫下來。

「老實說,領導力就是知道自己有所選擇,」他說,「不要反擊,也不要想打敗對方,用溝通的方式取得勝利。」

如果以上都做到了,你就可以按下傳送鍵。

© 2018 Time Inc. 版權所有。經Time Inc.授權翻譯並出版,嚴禁未經書面授權的任何形式與語言版本轉載。

責任編輯:丁肇九
核稿編輯:翁世航

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