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MIT研究:提升工作效率的關鍵,在於有效處理email

2019/05/20 , 評論
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文:Prachi Bhardwaj
譯:李宓

如果你想提升工作效率,試試減少電子郵件的數量。

這是麻省理工學院(Massachusetts Institute of Technology)資深教師羅伯特.波岑(Robert Pozen)的一項重大發現。波岑發明了「波岑效率評分工具」(Pozen Productivity Rating tool),幫助專業人士了解自己的工作效率。波岑和他的團隊從自願參與調查的19957位受試者中,找出生產效率最高的群體,並將重點放在這些人最常出現的習慣

這項調查一共有21個問題,其中三題跟波岑整理出來的七種習慣(日程計畫、習慣養成、處理郵件訊息、完成任務、改善溝通技巧、主持有效會議,以及工作分配)有關。這些習慣是波岑根據自身生產力,以及他為了著作《高效生產力:提升工作表現、降低工作時數》(Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours)所歸納出來的結果。

平均分數最高的受試群體為老年人(60歲以上)及位階較高的職員(公司高層及管理階級)。這兩個群體之所以能夠獲得高分,是因為他們在其中一項習慣上得到了非常高的分數:處理每日郵件訊息

波岑說:「年齡和職位高低有很強的連結,職位越高的人通常年紀都比較大。而這兩個族群都很擅長處理接收到的資訊。」

所以這表示,擔任管理階級讓你更懂得怎麼處理接收到的訊息,還是懂得處理訊息能讓你躋身管理階級?曾擔任富達證券(Fidelity Investments)總裁的波岑指出,兩者皆是。「當你獲得升遷,且變得更資深,你收到的訊息量也會增加……但我也認為訊息處理能力對升遷有所幫助。」

研究數據清楚顯示,越懂得處理郵件,就越有生產力,而最有生產力的人,就是職位最高的人。這很符合邏輯,我們的生活中有這麼多社群網站、新聞媒體,還有私人及職場的溝通平台,自然容易覺得像是要被各種通知給淹沒。理論上,只要精通應對術,你就能從一群優秀的員工當中脫穎而出。

除此之外,還有一些習慣也具備同樣的特質,波岑特別提出兩項:「最重要的習慣,或許是把目標設定為完成大量任務,而不是投入大量時間。這也帶出第二個重點,那就是你是否清楚知道你最需要完成的事情為何,並且專注於處理這些事。」

所有想要更有效率地使用時間的人,可以看看資深員工,以及管理階層,他們就是最好的證明。這兩種人「完成任務」及「日程計畫」的分數都遠高於平均。高生產力者的成功,奠基於他們「認真」工作的能力,而非「長時間」的投入,這表示你得定時清理你的信箱。

不過管理階層也不是什麼都懂。研究發現,他們「主持有效會議」、「分派工作」的能力不如職位較低的員工。波岑表示,這是「優秀職員」難以養成的習慣。

他說:「員工通常因為表現優秀而獲得升遷。他們不擅長分派工作,因為他們不認為別人能做得跟他們一樣好。」

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責任編輯:丁肇九
核稿編輯:翁世航

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