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罐頭回應、自我銷毀⋯⋯10個你必須知道的Gmail小撇步

2019/07/29 , 評論
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我們想讓你知道的是

根據統計,人類去年總共寄出超過2810億封email,但你可能不知到這10個能讓你工作效率加倍的gmail撇步。

文:Currie Engel
譯:彭于庭

夏天是度假的時節,也代表著我們可以暫時從Gmail解脫,但是躺在你收件匣裡的未讀信件不會自己回信(好吧,其實它們可能會自己回信,但是我等等才要告訴你怎麼做。)根據科技行銷公司Radicati的統計,去年總共寄出去的信超過2810億封,而且這個數字只會增加不會減少,未來三年內將達3300億,我們要看的信真的多得不得了。

讓你喘不過氣的不止是信件的數量,而是我們要花那麼多的時間去讀、去回、去擔心這些email。麻省理工學院研究發現,近80%的美國人會用手機讀email,而且每位美國人每周花24小時上網,這代表他們每周會花一天的時間看著螢幕,而且很多時間花在Gmail上。

好消息是,有許多方法可以幫助你掌握Gmail,不讓它佔據你那麼多時間,以下提供給您10個Gmail小撇步。

1. 「智慧撰寫」幫你快速回信

Gmail的智慧撰寫功能可以幫你寫完句子,打了幾個字以後,Gmail的人工智慧會猜測你接下來要說什麼,按下「tab」鍵就可以使用Gmail建議的句子,感覺就好像兩個人互相接話。

啟用智慧回覆的方式是:先到設定→ 一般設定→ 選擇「開啟書寫建議 」,同時點擊「開啟個人化設定」,Google的人工智慧就能按照你的書寫習慣和喜好提供客製化的建議。你也可以提供反饋給Google,讓它能更提供適合你的建議。要開啟這個功能,請在信件下方垃圾桶旁邊的「更多選項」,點選「『智慧撰寫』功能意見回饋」。

2. 設定郵件排程

必須在晚上八點回一封拒絕信,但又想回家看 《千金求鑽石》(Bachelorette)的完結篇怎麼辦?下週要宣布一則重大事件,但是又即將去沒有Wi-Fi的地方度假怎麼辦?利用Gmail的「排程寄件」功能,你可以指定信件在準確的時間寄出。點擊「傳送」旁邊的小箭頭就能選擇信件寄送時間,因此當你享受人生的時候,也不用被發信時間給限制。

寫完email內容後,就點下「傳送」鍵旁邊的小箭頭,你會看到「排定傳送時間」,選擇時間和日期,接著點擊「排定傳送時間」,之後時間到了系統就會自己把信件寄出去,你連動都不用動一下。

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Photo Credit: Stock Catalog@Flickr CC BY 2.0
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3. 用快速鍵偷吃步

Gmail暗藏許多快速鍵能讓信箱使用起來更方便。啟用之後,你只要按下「C」鍵,就會出現撰寫新郵件的畫面;按下「B」和「D」就會自動進入草稿匣。Gmail有好幾十個可自行定義的快速鍵功能,都能讓Gmail使用起來更方便。

要開啟快速鍵功能,先到設定 → 進階設定 → 開啟「自訂鍵盤快速鍵」。在畫面上方你可以看到「鍵盤快速鍵」的頁籤,進到畫面以後你就能瀏覽或設置屬於你的快速鍵,不過你也要先啟用快速鍵的功能才行。請到一般設定→開啟鍵盤快速鍵。

想查看完整Gmail的功能和快速鍵(包含完整以功能分組的選項),按下「Shift + /」,就會出現完整的目錄。

以下是我最愛的Gmail鍵盤快速鍵:

  • Shift +! :回報為垃圾信件(你討厭的email就會「咻」一下從收件匣中消失)
  • Shift +#:刪除(如上所述)
  • R:回覆(快速回覆,避免尷尬地「回覆所有人」)
  • U:標記為未讀(晚點再看,除非你啟用了延後功能)
  • C:撰寫新郵件
  • A:全部回覆(再次提醒,不要跟「回覆」搞混了)
  • E:封存郵件
  • 按G +(I,D,S或T)可以跳到各種不同的信件匣、已加星號、或草稿匣
4. 取消傳送電子郵件

你還記得你把「親愛的小明」誤寫成「親愛的小王」的超可怕經驗嗎?現在不必再害怕了,因為Gmail可以彌補你犯下的錯誤,它至多可以幫你取消30秒內送出的信件。

開起此功能的方式是,於畫面右上角點選設定 →一般設定 →取消傳送。你可以選擇在email被傳送到黑暗的網路世界多少時間內,還能把email叫回來。總是緊張兮兮的人可以選30秒,不怕死的人可以選5秒。

5. 這封email將自我銷毀,倒數3, 2, 1...

傳送你家狗狗穿迷你裙的照片或是重要公司機密文件總是風險很高的事情,那麼你可以試試看Gmail的保密模式。就像email版本的Snapchat,你傳送出去的訊息只會於你設定的期間內待在收件人的信箱內。信件不能轉寄、複製、貼上、下載或列印,甚至也能提早銷毀信件。

寫完email後,點擊下方功能列中時鐘和鎖的圖案,再選擇收件人和信件到期時間。

你可能還是覺得怕怕的,不敢送出email。但是這個功能還能用密碼保護email。系統會產生一組密碼,以簡訊方式傳送給收件人,得到密碼後才能打開email。點選「使用簡訊密碼」,Gmail就會用簡訊傳送密碼給收件人(注意:某些公司的Gmail帳戶無法使用此功能)。如果你還是覺得不夠安全,那麼你可以試試加密通訊的服務,如Signal。

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Photo Credit: Shutterstock.com / 達志影像
6. 罐頭回應

Gmail提供的罐頭回應服務讓你能設定自己的罐頭訊息,並快速將預設內容輸入到email內文裡。這項功能主要是為了應付那些工作上會遇到,且一直寄相同內容email的人。這項新功能比複製貼上更省時省力,而且不用擔心可能會在寫問候句時貼錯對方的名字。系統不只能幫你輸入預先設定的文字內容,連附件檔案也可以。標記好罐頭訊息後,就可以很快地找到你需要罐頭回應。

開啟罐頭回應功能的方式是,點選設定圖案→設定→ 進階→ 啟用罐頭回應(範本)。

先寫一封新的email,完成後選擇下方垃圾桶圖案旁邊的三個點點,接著選擇「罐頭回應」,再點選「將草稿儲存為範本」,最後點「另存為新範本」。系統接著會請你幫這個範本取名,假設我把它取名為「關係網範本」好了,當我需要這個範本的時候它就可以自己跳出來。我只需要開啟一封新email,點擊「更多選項」→罐頭訊息,就能看到email範本。選好範本後,它就會自動出現在email內文裡。

你看看!多一點罐頭訊息,就少打一點字。

7. 讓你的Gmail小憩一下

上班時間外收到重要的email可能會破壞你的快樂時光或家庭時間。當你想休息一下,晚點再處理某email,你可以使用Gmail的「延後」功能,過了設定時間以後,這封email就會重新出現在你的信箱裡面。

只要在Gmail的主頁面找點下封email最右邊的時鐘圖案,就可以選擇你要延後一天、一周、一個月、或甚至一年。這封email會在你準備好想回覆的時候再次出現在信箱裡。Gmail左方也會有個信件匣特別用來存放被延後的email,若你想提早處理這些email,就可以去這個信件匣找。

如果你還是會忘記回覆奶奶的信,你可以點一下這封信然後把它拉到Gmail右邊的Tasks。Tasks會出現提示訊息和一個連結,點下去就可以直接找到這封email。把email加到代辦事項裡可以有效地提醒你要記得回email。

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Photo Credit: Mario Antonio Pena Zapatería @Flickr CC BY SA 2.0
8. 隱藏版的私人助理

你不要需要一封一封email去找你登機門是幾號或跟媽媽約吃午餐的餐廳是哪一間,你現在可以使用「付款和訂閱」功能來管理你的航班、餐廳訂位和其它訂閱項目。你簡直像是得到一位免費的個人助理。該功能會在信箱裡面自動找出你的航班、飯店、或餐廳的訂位紀錄,並整齊的把資訊都蒐集到同個地方。甚至過去的訂位紀錄或是已過期的訂閱項目也都找的出來。

找到Gmail畫面右邊有你個人照片的地方,點選Google帳戶→ 付款和訂閱。選擇你想要搜尋的項目,例如訂閱項目、訂位或已購買的物品,就可以查看或追蹤這些項目。

9. 貼標籤

Gmail的標籤功能宛如一個免費的個人管理器,它可以將email依不同的標籤作分類,例如社群媒體類(Facebook、Twitter、Instagram)、時事更新類(新聞)、理財類、廣告類。這個功能的美妙之處在於你的大腦不需要一直切換工作模式,例如現在在看新聞時事的email,下一封email是跟工作有關的,再下一封則是媽媽把你tag在Facebook貼文的通知信。你可以選擇同一個標籤,然後全心處理裡面的email。主收件匣還是會列出應該回信的重要信件,但是其他信件匣的email就可以先緩緩,之後再處理。

點選設定的圖案→設定收件匣→選擇你想放過濾信件的信件匣,最多可以選擇五個信件匣。

10. 新增收件人

如果想把同事加到收件者裡,在撰寫內文時按「+同事的名字」,接著選擇正確的email地址,系統就會直接把同事加到收件者裡了。當然你也可以直接在收件人裡面加上同事的email,只是用這種方法感覺比較帥啦。

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責任編輯:丁肇九
核稿編輯:翁世航

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