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10個快速鍵、小訣竅與建議,讓你使用Google文件更有效率

2019/09/16 ,

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我們想讓你知道的是

利用Google Doc的方便性快意寫作是一回事,理解這個工具,使得自己能夠更輕鬆地工作,又是另一個學問了。

文:Patrick Lucas Austin
譯:Phyllia Hsu

幾乎每個人都需要一個能讓自己好好寫作的地方,無論是你包包裡的筆記本,還是電腦的文字編輯軟體。對數百萬擁有普通Google帳號或企業用G-Suite帳號的人來說,這個地方就是Google文件。在那上面你可以創作、分享、以及儲存文件至雲端,只要有瀏覽器就能夠使用。

但有個地方能夠讓自己方便在一個標籤頁上進行寫作是一回事;理解這個工具,使得自己能夠更輕鬆地工作則是另一回事。

這裡提供一些必要的快速鍵、小訣竅以及建議,讓你在Google文件的每一個動作都更有效率。

1. 按照段落追蹤字數

你的報告需要達到5000字的目標嗎?你打算將求職信保持在一頁以內嗎?如果你對文件字數感到好奇,要確認並不難。點選「工具」>「字數統計」,就能快速知道你的頁面數、字數及字元數。

即使這個資訊很有用,但若你正試圖要縮短某個特定段落,或是思考需要在哪部分加上一些句子,就沒什麼幫助了。修正方法很簡單:選取你想分析的段落,並再次點選「字數統計」。你會看到你所選取的段落與整份文件相比共有多少字,這能提供必要的額外資訊,讓你把文章放入未來你想放入的版面之中。

2. 更輕鬆的上下標記數字或符號(例如E=mc2 裡頭的2)

終於,想做這件事不需要深入理解系統的文字目錄,就能夠輕鬆在文件裡插入上標或下標了。

這會讓數學家、科學家或其他指數的狂熱愛好者很開心。只要選取相關文字,點選「格式」>「文字」,並選擇上標、下標或任何你想要的選項即可。你也可以放棄選單,使用鍵盤輸入快速鍵「Ctrl-.」或Mac的「Cmd-.」。

注音符號 BEKASI, WEST JAVA, INDONESIA. FEBRUARY 16, 2018 : Google Zhuyin Input dev application on Smartphone screen. Google Zhuyin Input is a freeware web browser developed by Google LLC - 圖片
Photo Credit: Shutterstock/達志影像

3. 看看Google所擁有的美麗字體

雖然Google文件裡有十幾種字體可供選擇,但有些就是不合用,特別是當你書寫的東西需要特定風格——不管是業務用還是個人用。幸好,只要多點幾下滑鼠,你就能使用Google本身的開放字體庫。

要取得Google字體庫,只需要點選字體目錄(在標題目錄的旁邊)並選擇「更多字型」。接著便會出現一個充滿字體選項的視窗,你可以往下滑並選擇加入自己的字體目錄(你還可以將他們下載到電腦裡隨時使用)。

透過Google字體庫,你可以針對風格進行更細膩的搜尋,根據你想要的特色尋找字體。

4. 語音輸入可同時作為聽寫工具

無論你有三分鐘或三小時的對話需要打成逐字稿,聽自己說話並將它全部打出來就是一種痛苦的懲罰,同時也很無聊。與其受折磨(或付錢請其他人做這讓人難受的工作),使用Google內建的語音輸入來「聽寫」這些對話,可以讓你免於手動輸入的痛苦。除Chrome瀏覽器之外,你還需要耳機來避免語音輸入功能受到混淆。除此之外,這個功能充滿魅力。

在進行這個動作之前,先點選「檔案」>「語言」,以確認你的語言設定。接著,找到「工具」>「語音輸入」,按下麥克聲,在播放音檔的同時複誦,並觀看Google將你的聲音轉換成文字。

5. 用章節標題來分割文件

標題不止能用來分類孩子讀書報告的主題,同時也能作為長篇文章的快速導航工具。創造標題很簡單,只要點選「一般文字」選單,並選擇你的標題大小。

更簡單的方式是,使用粗體文字來代替標題,只要那行文字是獨立的,在上下皆有換行符號。若想檢視你的工作成果,點選「查看」>「顯示文件大綱」,即可在側邊欄開啟標題指引。

6. 離線編輯以避免分心

當你要完成一份有時間壓力的工作,網路可能會使你分心。在創造屬於自己的內容時,與其瀏覽應用程式(並陷入其中),這裡有個更好的建議:關掉Wi-Fi,離線工作。

切斷網路連線之前,你需要下載Google文件離線版這個擴充功能。下載完畢後,進入你的文件,點選「檔案」>「允許離線存取」。現在,你的所有動作都會被儲存,並在你重新連線網路時同步至雲端。離線作業時,文件名稱旁會有個閃電圖標,表示現在網路斷線中。

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截圖自瀏覽器

7. 連結一切,甚至包括你自己的文件

要在文件中插入連結非常簡單——只需選取你想要加上超連結的文字,按下Ctrl-K(或Cmd-K),接著輸入網址——但這還不是全部。如果你同時在好幾份文件上工作,或許同時有好幾個人參與其中,你可以連結到其他文檔,而不是外部網頁。在網址欄裡不要輸入其他網頁的連結,而是複製並貼上你想要連結的文件網址。在超連結視窗裡,你還可以直接用Google搜尋引擎來搜尋你想要的、符合你文章內容的網頁。

連接到文檔會提供三行概述,告訴你文件的標題、所有者,以及最後一次編輯時間。這使得同時編輯多個文件——可能是一份指南或報告的其中一部分——變得更加容易,你不需要各別點開文件就可以查看最後修改時間,尤其是當你知道某些文件已經太久沒修改了。

8. 建立個人字典以減少拼寫錯誤

正確拼出你常常搞錯的字,或正確寫出一些你正在學習的深奧醫學術語,這可能是很多人生活中沒有的煩惱。

幸好,Google文件讓你能夠建立自己的詞庫,裡面可以充滿不熟悉的單字、口音,或是那些你只能在怪異科幻劇本裡才會看到的術語。點選「工具」>「拼字檢查」>「個人字典」,加入你自己選擇的字詞,讓文件保持零錯誤。

9. 歷史版本,防止災難的好朋友

有時候你希望用倒退鍵就能回到過去,在消失得無影無蹤之前找到自己之前寫的句子。另外一些時候你希望能回到文件的初版,那個你特意加入的牛津逗號(Oxford comma)還未被共同創作者或經紀人刪除的版本。

要利用Google文件的歷史版本功能,點選「檔案」>「版本紀錄」,你可以儲存現在的版本,或回顧過去的版本,查看自己的文件在何時、何處發生改變。

People pose with laptops in front of projection of Google logo in this picture illustration taken in Zenica
Photo Credit: Dado Ruvic/REUTERS/達志影像

10. 自訂快速鍵讓文字擴充

不知道你怎麼想,但每次以保護隱私為由,被要求輸入「雙因素認證」時我就會感到自己的時間被不必要地浪費了。

每天都有大量單字、名字及句子被拼寫(或拼寫錯誤),這些字詞將會受益於文字擴展工具。Google文件有個內建這項功能,你可以將發送給每個新客戶、同事的問候語,轉變成三個字母的快速鍵。

點選「工具」>「偏好設定」,你會看到自動替代清單,他已經預設了分數和箭頭等快速鍵。加入你自己的快速鍵(確保這個快速鍵不是平常會使用的字),以及你希望看到的完整結果。

如何應用的舉例?例如你可以輸入「wmail」,接著就會出現你的工作用Email,或是「xintro」,並得到一些你在文件開頭或結尾會使用的制式句子。你也可以為符號制定快速鍵,例如輸入「(c)」來獲得一個版權符號或其他少用的符號。

© 2019 Time Inc. 版權所有。經Time Inc.授權翻譯並出版,嚴禁未經書面授權的任何形式與語言版本轉載。

責任編輯:丁肇九
核稿編輯:翁世航

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